大数据背景下电子信息档案管理创新研究

大数据背景下电子信息档案管理创新研究

宋静

成武县医疗保障局， 山东成武： 274200

摘要：当前经济社会发展很多方面都在应用大数据技术，电子档案管理工作适度应用大数据技术，用数字形式进行相关档案资源的收集、储存工作，有利于后期的维护与利用，提升管理效率与质量。对大数据背景下电子档案管理的重要性、存在的问题及创新途径进行分析，有针对性地提出多种创新途径，推动电子档案管理的创新发展进程，是需要我们认真面对和解决的一个重要课题。

关键词：大数据；电子档案；管理；创新途径

引言

目前，无论是机关、企事业单位，还是私营企业，工作中对电子计算机的依赖越来越大，办公也变得更加方便快捷，而档案信息化成为了管理档案的最快捷方式，它提高了档案利用的效率，让档案管理利用更便利，但电子信息档案管理工作并不那么完美，与传统的纸张档案相比，风险性更大，如果没有好的安全防范措施，电子信息档案数据很容易被入侵，同时在电子档案管理利用等各个环节，也不可避免地会产生误操作、丢失、病毒、黑客侵犯等问题，这要求我们必须重视电子档案信息安全防范工作。

1目前电子信息档案管理中存在的问题分析

1.1电子信息档案管理面临硬件环境普遍不足

电子信息档案管理必须有好的硬件环境作支撑，主要包括强大的数据库服务器、应用服务器、入侵检测系统及防火墙系统等。由于现行的电子信息档案普遍采用集中存储的方式来存储，随着电子信息档案的不断增多，大量的数据存储和查询，容易造成系统的缓慢和崩溃。而入侵检测系统及防火墙系统也相对滞后，都已经无法满足现行电子信息档案的管理需求。

1.2电子信息档案管理面临网络开放的威胁。电子信息档案处在开放的信息环境中，它会因为计算机网络分布的广泛性、信息资源的共享性、信息通道的公用性等特点，使电子信息档案被非法窃取、盗用以及内容任意删改、增减。同时网络系统还随时有可能遭到网络病毒以及来自黑客的各种非法攻击，给系统造成不稳定或者导致崩溃，使电子信息档案数据泄露和丢失，给电子信息档案管理带来不可弥补的后果。

1.3电子信息档案管理制度问题

电子信息档案管理中还面临管理制度相对滞后、管理人员职业意识不强和信息安全知识匮乏等问题。由于电子信息档案管理制度相对滞后，管理责任不明确，造成管理混乱以及数据丢失等，使电子信息档案的利用率不高；更有些管理人员职业意识不强，管理上存在自我随意、乱操作等情况，对系统用户随意删减、添加，对登陆权限随意更改，造成一些用户随意访问、越权访问管理系统，对信息档案数据进行随意查看、非法下载和使用；还有部分电子信息档案管理人员信息安全知识匮乏，对信息技术掌握不足，已不能完全满足和适应当前电子档案管理工作的需要。

2大数据背景下电子档案管理的创新途径

2.1加强大数据技术应用

运用大数据技术，可以高效地处理大量的数据信息。企事业单位管理电子档案，可以适度创新运用大数据技术，节约人力、物力、财力资源，让电子档案管理的创新效应更明显。如南京某血站通过大数据技术做出信息计算量以及多种核算过程模型，快速地构建精确到每一个献血者的电子档案管理系统，有效地缓解了传统的信息计算过程中由于繁多的献血者导致的献血量信息难以计量的问题，也可以避免人工核算过程中出现的多种数据信息误差情况。

2.2改进档案管理模式

传统的分散管理电子档案的模式，会造成电子档案的遗漏与丢失，不利于电子档案管理。为了更好地将电子档案管理模式融入到电子档案信息管理工作中，应改进档案管理模式，转变分散档案管理模式为集中式的档案管理模式，形成纸质与电子融合的档案管理模式，并且进一步细化整体的档案信息管理流程，让海量的档案信息得到有效的管理。另外，大数据技术可以适度整合相关的电子信息数据，满足信息的增加、删除、修改以及查询等功能，从具体的管理流程功能上提升工作效率。

2.3构建科学的电子信息档案管理使用权限

构建科学的电子信息档案管理使用权限十分必要，通过构建科学的管理使用权限，使管理使用更规范，有效杜绝管理人员随意操作、个别用户越权访问等情况的出现。一是构建用户自主保护级。为每名用户分配一个身份，只有通过身份鉴别确认，才能有权进入电子信息档案管理利用系统。二是构建访问控制保护级。访问验证保护级重点强调访问监控器本身的可验证性，主要作用是保证电子信息档案系统数据不被非法访问以及使用。通过对进入系统的用户进行访问控制，规定哪些用户可以登陆系统，并获取档案数据;不同级别权限的用户所访问的信息档案是不同的，并限定用户对电子信息档案数据进行随意操作，防止信息档案被篡改、增减、下载等。三是构建系统审计保护级。在用户自主保护级、访问控制保护级的基础上，重点强调系统的审计功能，通过系统审计功能，对每一个登陆使用系统数据的用户行为进行审计，使每一个用户对自己的行为负责。

2.4优化档案管理人才结构

由于档案管理工作的性质，这一工作在大多数事业单位中属于重要性不高的“闲职”，也并非具有专业技术的人才的首选，因此目前我国大多数事业单位中档案管理人员老龄化程度较为严重，而老年人的思维和技能的显著不如年轻人，因此当未来事业单位进行档案电子化后，现有的档案管理人才将无法支撑电子档案的管理和维护工作。为此，事业单位应当注重优化档案管理人才的结构，通过吸纳具有相关技术和技能的年轻人进入的方式确保档案管理人才能够支撑单位档案信息的转化，在档案管理部门形成“年轻人为主、老年人为辅”的局面，让有专业知识和技能的年轻人充分发挥其作用。

2.5重视档案信息资源开发

在事业单位档案由传统向电子化进行转化的过程中，单位应当重视对档案信息资源的开发。在进行档案信息开发的过程中，应当将现有的档案按照目录和性质进行分类，建立完善的档案信息索引，实现对分散档案信息的有效整合。在将传统档案转化为电子档案的同时，应当建立分级化的档案管理和检索机制，实现对大量档案信息的快速检索和管理，满足大数据时代事业单位对档案管理的需求。

2.6加强档案管理队伍建设

企事业单位应积极开展多种档案管理人员的培训活动，提高从业人员的基本素质和实际工作能力。企事业单位的培训活动尤其要注意大数据技术应用能力的培训，提升档案管理人员的实际操作技能。在制定完善档案管理制度时，注重设置竞争机制，让档案管理人员时刻保持良好、积极的工作心态，热情地投入电子档案管理工作。

结束语

我们应充分认识大数据背景下电子档案管理的重要性，正确分析和解决大数据背景下电子档案管理存在的问题，采取积极有效的措施，推进电子档案管理的创新，不断提高大数据背景下电子档案管理的能力和水平，更好地为经济社会发展服务。

参考文献

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［2］赵艳.电子信息时代电力档案管理工作的创新［J］.现代企业文化，2018（26）.

［3］陈清.浅谈大数据背景下电子信息档案管理［J］.办公室业务，2019（14）.