浅谈企业档案信息化管理体系的建设

浅谈企业档案信息化管理体系的建设

陈婷

太平洋机电集团有限公司 200050

摘要：随着我国市场经济体制的不断完善，企业面临着全新的形势和挑战，所以企业必须针对档案的管理体系进行研究，使管理体系不断丰富和发展，从而更好的针对档案信息化的工作进行指导。基于此，本文深入分析了档案信息化管理的内容和意义，对企业档案信息化的建设提出了针对性建议，为企业档案信息化管理体系的建设和完善提供重要的参考。

关键词：企业档案；信息化；管理体系

随着时代的发展，传统的纸质化档案管理方式已不能适应当今世界计算机网络信息化的发展，档案管理信息化成为新形势下档案管理的发展趋势。所谓信息化就是利用高新技术手段参与到企业的运营中，提高企业生产管理效率。但在企业实际发展中，还存在不知道如何与国家和IT产业配合，以实现真正的信息化问题。本文分析了档案信息化管理的内容和意义，提出了企业档案信息化建设的针对性建议，为企业档案信息化管理体系的建设和完善提供重要的参考。

一、企业档案管理信息化的具体内容

（一）企业档案信息化管理的概念

企业档案管理的信息量极大，涉及到多个部门的方方面面，包括具有极高保存利用价值的文字、图片、声像等档案资料，企业档案管理信息化的具体含义是指利用先进的信息化技术、计算机网络技术、数字自动化原理等，对已有的企业档案资源进行科学的分配与系统的处理，以实现将档案管理资源共享与分类等功能。利用数字化与自动化技术对企业档案管理进行加工，根据不同的专业、行业特点，同时根据不同的标志、种类等进行分类，方便企业信息化的管理。

（二）企业档案信息化管理体系建设的具体内容

1.基础设施的建设

对于信息化而言，基础性设施建设是必不可少的成分之一，信息资源开发利用需要依托稳定的基础设施建设，将科学的信息技术与资源开发应用到位。政府、企事业单位都该建设自己的办公自动化系统，实现管理人员达到人手一台计算机的配置，为档案的收集、保管以及使用提供方便^[1]。

2.信息资源建设

档案信息由于其自身独特的重要地位，而对其的开发利用则是档案信息化的核心任务之一，同时也是企业档案信息化建设的目的所在。对企业的档案、图书、情报、资料进行统一收集、鉴定、整理、编目、统计以及实体保管；对各类信息进行综合开发利用，为企业的需求加工信息产品，发挥各类信息的整体效应，这方面的建设也十分重要。

3.标准规范的建设

统一的管理标准是企业档案管理信息化的保证，也是信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。档案管理制度的规范和完整，能够为档案管理工作提供可靠的业务支撑，纵观我国目前的档案管理制度，尚存在一些问题，尤其是在数字管理平台的笼罩下，还需要对档案管理制度进行更深层次的规范和调整，使其适应数字信息的发展需求，特别是加强对电子文档的保存数据、交换技术、鉴定资源共享等众多业务的规范，这些均是未来企业档案管理制度发展过程中亟待解决的问题。

二、企业档案信息化管理的意义

（一）实现企业内部信息的有效沟通

传统的档案管理主要依托于纸质的文档，企业内部的信息流通也往往通过纸质的文件进行，不但信息在企业内部流通的效率低下，还极容易造成纸质文件的遗失或损毁，对档案管理带来了极大的影响，对企业的损失也不可估量。纸质文件的传输速度也是一大问题，很多的问题具有时效性，如果传输的速度较慢，那么对企业带来的影响与损失会加大。因此在企业内部构建档案管理信息化，将企业内部的信息统一的结合起来，汇集到一套系统中去，不但可以强化员工内部之间的交流沟通，还会显著的提升档案管理的速度与效率，同时更加的节约成本、提高资源共享的能力，对企业而言有着极大的利好^[2]。

（二）对工作效率的提高

传统的纸质档案管理方法不但效率低下，而且很容易出现错误，例如查询的系统不完善，对一份信息进行查询的过程较为的分散，每一个员工的查询内容均不相同，导致了档案管理人员需要耗费很多的时间对不同的任务进行处理，同时企业内部的档案管理人员一般数量不多，更加促使了档案管理工作难以一对一的开展，造成了档案管理效率的下降。当实现了档案信息化的管理之后，便可以利用计算机搜索引擎对档案信息快速的搜索处理，极大的提升了检索的效率，工作人员只需要使用计算机系统进行查询即可^[3]。同时查询的准确度也将更高，避免以往出现错误的查询事件发生。企业需要投入更多的资金与人力，加大对档案管理部门的投入，让企业档案管理工作更加的符合时代的需求，利用档案管理信息化为企业的发展提供更大的助力。

（三）降低成本

以往的企业档案管理主要依赖于纸质文件，因而每年需要花费较多的资金成本购买纸张，且由于数量众多，购买之后还需要足够的人力进行整理，过程中将耗费巨大的人力与物力。而信息化的档案管理则会为企业减少一定的成本开支，工作人员只需要将信息录入进档案系统之中，并不需要较长的时间对文件进行整理归纳，节省了较多的人力与财力支出。在管理成本方面，企业的管理层作出决定之时，也不必依赖于纸质的文件传递，可以通过信息化的档案管理及时的收取或发送信息，极大的提升了信息的时效性，提升了企业的工作运转的效率，避免正常的工作因为时间的延误而受到影响

^[4]。

三、企业档案信息化管理体系建设的建议

（一）完善企业档案的信息化开发

为加强企业数字档案资源建设，应对档案的数字化管理分门别类组成有序体系。包括：区分全宗、全宗内档案分类、立卷、卷内文件系统化、案卷装封，案卷封面编目、案卷排列、案卷目录编制，分阶段、分批次对各门类档案进行数字化，实现资源共享。在此基础上逐步建立和完善档案信息的搜集、管理、存储、检索和传输。

（二）建立统一的企业档案管理信息化体系和标准

不同企业之间的档案管理标准不一致也会导致企业之间的信息共享与交流较为的困难。因此构建一体化的档案管理信息化标准，打造全新的档案管理工作方法，将对企业之间的档案管理交流十分的有利。标准规范化也是档案信息化建设的重要基础之一档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准各项技术标准等，目前的企业档案管理制度，尚存在一些问题，尤其是在数字管理平台的笼罩下，还需要对档案管理制度进行更深层次的规范和调整，使其适应数字信息的发展需求，特别是加强对电子文档的保存数据、交换技术、鉴定资源共享等众多业务的规范。

（三）企业档案管理的网络化

由于网络覆盖规模逐渐扩大，为了满足档案管理的应用需求，档案管理在发展中也不断重视网络资源的开放性 。网络资源的开放性依赖于网络设备和网络拓扑。随着网络信息的不断进步，档案管理的网络性能也会不断的完善，引进新设备，新技术是必然的。同时也是保证信息的容和及合理利用的前提。随之档案管理网络的安全也会受到威胁。这就需要我们注重网络技术的成熟安全与可靠性能，为档案资料建立全套备份系统和灾难恢复系统，制定一系列应急预案，采用更先进技术对档案访问人员身份进行识别，加强对电子档案自身的加密措施，确保档案的唯一性和真实性，使网络共享和数据交换在更为安全的环境中进行。

企业档案管理的信息化是当今档案工作的需要，也是企业适应现代社会发展的必然要求，针对企业档案管理体系的建设仍任重道远，始终不可懈怠，这要求每一位档案管理工作者肩负起时代交付的重任，把握每一次机遇与挑战，与时俱进，力图将我国的档案管理事业推上更高层次的发展平台。

参考文献

[1]戚会传.企业档案信息化建设的实践与探索[J].信息工作，2019（11）.

[2]高照丽.档案管理信息化研究[J].企业文化旬刊，2017(6).

[3]李航.浅谈信息化下的现代档案管理发展趋势[J].企业文化(中旬刊)，2017.

[4]沈淑玙.新形势下企业档案管理体系建设的思考[J].卷宗，2019，009(009):107.