基层单位档案管理办法探析

基层单位档案管理办法探析

石福君

克东县五保供养服务中心 黑龙江省齐齐哈尔市 164800

摘要：基层单位档案现代化管理工作是一个改革、创新、发展的过程，也是一个系统工程；既是长期的，又是动态的，在本质上表现为对社会的顺应和超越。因此，基层单位档案现代化管理工作必须紧跟时代的步伐，做到多渠道、多途径开发档案信息资源，推进档案现代化管理工作的良性发展。基于此，本文主要探讨了基层单位档案管理办法。

关键词：基层单位；档案管理；办法

引言

基层单位的档案信息管理工作对社会的稳定，人民的生活起着重要的作用，基层单位应该将档案管理工作重视起来，利用现代信息技术，建立完善数字化信息系统，不断提高工作效率，提高采集、处理、保存信息的能力。提高档案管理人才队伍的建设，减少工作中的盲目性片面性，进行技术培训，使档案管理员掌握现代信息技术以更好的应用现代科技来提高档案管理工作的效率。

1基层单位档案管理面临的挑战

1.1对档案工作认识和重视不够

部分基层单位对档案工作的目的、意义、内容缺乏必要的认识，未将档案工作摆在应有的位置来对待，学习、宣传、贯彻还有一定差距；档案部门投入档案工作的精力较少、力度不足，在学习掌握、贯彻执行档案法律法规、相关文件规定，缺乏主动发现、研究解决档案工作中存在问题的能力，推进档案工作科学有效管理上相对弱化。

1.2档案人员的专业技能较低

多数基层单位的档案人员年龄偏大，身兼多职，没有时间学习和钻研档案业务，对现代化设备操作能力较差。基层单位因为人员编制等因素的限制，很难选择专业人才从事这项工作，尤其缺乏年轻的综合性人才，限制了档案现代化管理工作的良性发展^[1]。

1.3档案管理的科技单一，技术含量低

随着信息化时代的到来，传统的纸质人工录入信息收到极大冲击。纸质档案不利于长久保存，采集信息和查询信息都很慢也容易出错，已经不能适应科技的发展和大量信息的处理保存。档案信息电子化，共享化是大的趋势。数字化管理系统的应用会越来越普及。

1.4档案信息查询利用方式落后

多数基层单位档案现代化管理方式落后，各科室之间没有网络连接，没有实现档案网络查询，利用者只能到档案室查阅档案，致使检索速度慢，查准率、查全率低。虽然一些单位档案室配置了现代化管理设备，但有的没有配备档案管理软件，有档案管理软件的单位，只是录入了文件目录，没有录入档案全文数据，利用计算机技术以及网络技术很难查到需要的档案信息^[2]。

2基层单位档案管理办法

2.1 转变思想观念，强化档案意识

基层单位档案管理要创新，首先要转变思想观念，强化档案意识。对于一个单位来说，如果领导重视档案工作，则这项工作开展就更加顺利。因此，基层单位领导要转变思想观念，要将档案管理纳入日常的议事日程中，这样才能够营造良好的氛围。其次是基层单位要给办理档案的群众提供便利的查阅服务、温馨的服务环境。同时，基层单位的档案管理还要采取多种途径让档案管理工作走向社会，让更多的人民群众知道档案，对基层单位档案工作有更多的了解，从而缩小民众和基层单位档案之间的差距，方便人民群众查阅档案、办理与档案相关的事情，让更多的人体会到个人档案和生活息息相关，从而强化他们的档案意识。

2.2 重视档案的数字化管理

档案数字化管理是档案管理的发展趋势。随着互联网技术的进步，人类已经进入了大数据时代，利用大数据技术来管理档案，使档案管理数字化已经成为当前许多单位不断尝试、探索的目标，部分大型档案馆、图书馆、非物质文化遗产中心等这些特殊的部门已经逐步实现了档案数字化管理。对于基层单位来说，完全实现档案数字化管理可能还有一些难度，毕竟我国基层单位数量非常多，而且很多经济欠发达地区基层单位设施条件非常落后，所以这个目标需要一步步完成，但必须引起基层单位的重视。基层单位档案除了涉及保密的档案外，很多档案都是需要永久保管的，所以将这些档案进行数字化加工，就能够实现纸质档案和数字档案双向管理。纸张保存的时间毕竟有限，到一定时间就会出现发黄、易碎等现象，如果平时保管不好，还会因为发霉、虫蛀等问题导致档案损毁，而数字化档案就可以避免这些问题。因此，基层单位要逐步建立档案数据库，提升档案管理的质量^[3]。

2.3 信息的公开与共享

信息化时代要求档案管理工作处理好保密档案的保密与不保密档案的公开的关系。对于相关部门的规定即法律信息等予以公开，以便于公民的查阅，促进公民参政议政，推进政治民主化进程。基层单位的信息公开化，透明化，方便人民参政议政，人们可以足不出户便查询到相关信息，缩短了信息查询的时间，提高了人民满意度，及时的反馈信息也提高了档案管理工作的效率。

2.4 推进档案现代化服务机制创新

档案在基层单位发展中具有重要作用。为了充分发挥档案资源价值，应重视提高服务质量，满足应用需求，提升决策的科学性。服务模式与手段应该朝着多元化开发化的方向发展，要有效拓展与延伸服务渠道，满足不同利用者的个性化需求。为了便于利用者检索，应建立并不断更新档案信息资源数据库，增强档案信息实效性，在储存档案数字化信息的同时，能够进行合理分类与查询。

（1） 积极应用新的档案信息资源传播方式。满足人民群众日益增长的档案信息需求，这本身就是档案现代化和档案工作的出发点和立足点，其根本目标是要实现档案信息资源的社会共享。信息化以其先进的技术手段实现其最大范围、最快速度的档案信息资源共享。如计算机网络、手机、客户端等大众传播媒体等。所以，应积极应用新的档案信息资源传播方式，积极把档案数字化，使传统载体与新媒体对接。

（2）优化档案信息资源开发利用的服务机制。网络技术为实现档案资源共享提供了可能，促使档案部门在信息时代逐步成为核心的信息保管与供给部门，加快优化档案信息资源开发利用工作的服务机制，为党和政府以及社会公众提供档案信息保障。应推进档案共享平台建设，积极开展网上档案咨询、网上档案查询利用、网上档案公开等服务工作。

2.5提高档案工作人员综合素质

档案工作人员要不断加强业务学习、提高业务素质，增强责任心和使命感，及时主动向上级反馈问题、提出措施、争取支持，严格按规定和流程做好归档、保管、利用、统计、鉴定销毁等工作，并督促和指导各档案形成部门规范做好归档工作。随着档案信息化时代的到来，归档方式的不断更新，操作方法也正在向多样化转变，传统的档案管理方式已不适应时代发展的需要。因此，基层单位对当前档案工作人员的学历、职称、新技术掌握等方面尚达不到要求的，一是要积极推行档案工作人员持证上岗制度；二是鼓励档案人员参加档案专业短期培训；三是要为档案系列专业技术职位评聘工作创造条件，不断提高档案工作人员的待遇^[4]。

结束语

大数据时代背景下，档案管理模式发生了一系列变化，不变的是基层政府的档案信息管理工作对社会的稳定，人民的生活起着重要的作用，基层政府应该将档案管理工作重视起来，利用现代信息技术，建立完善数字化信息系统，不断提高工作效率，提高采集、处理、保存信息的能力。提高档案管理人才队伍的建设，减少工作中的盲目性片面性，进行技术培训，使档案管理员掌握现代信息技术以更好的应用现代科技来提高档案管理工作的效率。

参考文献

[1]杜爱民.事业单位档案管理工作的现状及改进措施[J].黑龙江档案，2015（03）：87.

[2]盛杨.新时期做好基层单位档案管理工作的创新思路[J].黑龙江档案,2016(3)．

[3] 董传芳. 关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[ J ] .兰台内外，2019（30）:31-32.

[4] 宋新瑞. 事业单位档案管理信息化建设问题分析与思考[J].办公室业务，2019（22）:95-96.