浅谈新形势下事业单位档案管理的改革

浅谈新形势下事业单位档案管理的改革

李雷

克东县城镇居民最低生活保障中心 黑龙江省齐齐哈尔市

164800

摘要：现阶段，随着科技的创新与经济的进步，事业单位档案管理工作的发展趋势发生了明显的变化。为此，事业单位需要从管理人才、管理模式、管理设备和服务方式等多方面入手，有效优化事业单位档案管理工作水平， 发挥出管理工作的最大效用，以此增强事业单位档案管理的秩序，推动事业单位的稳步前行。基于此，本文主要探讨了新形势下事业单位档案管理的改革。

关键词：事业单位档案管理；信息化；改革模式

引言

随着信息时代的到来，传统的档案管理模式的弊端已经逐渐体现了出来，为了让事业单位的档案管理更加高效有序进行，我们必须采用信息化技术对档案管理进行改革，结合信息技术的优势实现档案的数字化、自动化、信息化的管理，实现档案长久的保存，随时提取以及不同档案之间的信息交流，从而提升事业单位的工作效率。所以，对事业单位的档案管理工作进行创新，能够确保事业单位服务水平的提升，保障事业单位良好运转。

1 事业单位档案管理信息化改革模式

1.1 数字化

事业单位档案数字化改革主要是指通过现代扫描技术、数据库技术等，将传统的档案资料转化为电子数字资料，并将其统一的存入到档案信息平台当中，通过平台来有效的对档案信息进行整理、补充和更新。档案管理数字化主要包括目录信息数字化、存量信息数字化以及增量信息数字化等过程。

1.2 体系化

事业单位开展档案管理工作信息化改革是一个具有体系化的过程，可以发挥出信息化的重要作用和优势。传统的档案管理模式是相对孤立的，没有形成完整的体系。通过档案信息化才可以有效地解决这一弊端，通过将事业单位各阶段各部门各层级的档案信息有效地统一到信息平台当中，从而实现对整个单位的一体化管理。

1.3 自动化

自动化可以说是事业单位档案管理工作开展信息化改革的重要考验，同时也是对改革成果的一种有效的展现。自动化的主要技术包括识别技术、电子标签、数码扫描等功能模块。通过信息化改革，可以实现无人操作状态下的数据信息自动存取和整理的目标。而自动化的主要内容包括对数据的自动收集和提取关键词，并编制目录，生成相应的档案号进行归档等^[1]。

2当前事业单位档案管理的缺陷

2.1事业单位对档案管理不重视

很多事业单位由于工作繁忙，都忽视档案的管理，在处理完近期的工作任务后，总认为本阶段的任务完成了可以不用去管它了，应该认真准备下一阶段的工作任务，从而造成了对于上一阶段的工作材料和总结只是随意摆放在档案室。同时由于单位之间的竞争激烈，很多单位认为工作重心应该放在业务上面，这样才能够体现本单位的工作质量突出，让本单位能够在众多事业单位当中脱颖而出。有的时候由于单位的资金分配不均匀，在档案管理层面投入较少，也会造成档案管理不完善。

2.2档案管理方式陈旧

有的事业单位虽然会对档案进行管理，但是管理的过程中仍然是沿用老套的管理办法，只是利用老套陈旧的管理办法将档案放置于书架上，然后再用纸质标签对其进行归类，因此我们经常见到很多单位的档案室非常阴暗潮湿，有的年代久远的档案都已经出现了破损，这不利于工作人员对档案的查找。在信息技术飞速发展的今天，这种档案管理方式显得非常陈旧，大大降低了管理的效率。

2.3档案管理人员素质有待考量

很多单位对档案的管理都是让员工利用空闲时间进行管理，或者聘请社会上的兼职人员，认为档案管理只是需要对其进行整理就好，不需要聘请专业人才，但是非专业人员的工作能力不高、工作热情低下，这也是造成很多事业单位档案管理不完善的主要原因。当由于某项工作需要查找以前的档案时，由于档案管理人员办事能力的不足，就会导致花费大量的时间在档案管理上面，大大降低了工作效率^[2]。

3事业单位档案管理信息化改革的有效对策

3.1提高对档案管理工作的认知水平

事业单位档案管理工作是一项系统化的工作，往往会涉及很多部门很多领域，它需要各个部门和档案管理人员密切配合，这样才能够高效做好档案管理工作。为此就需要转变事业单位领导的认知，强化引导，将档案管理工作纳入事业单位的日重要议事日程当中，并构建完善的规章制度，实现档案管理的高效化规范化。另外还要构建相应的考核制度，保证档案管理定期考核，定期奖惩，只有这样才能够引起事业单位档案管理人员的重视程度，提高工作积极性，切实发挥档案应有的功能作用^[3]。

3.2 档案管理业务流程重构

事业单位档案管理业务流程重构，主要是在信息化背景下，对事业单位档案管理工作的各个流程和环节进行重新审视，并对其中的职能设计和运行效率进行分析，发现在管理工作当中所存在的问题，并进一步的优化升级空间，从而通过运用信息技术实现重新规划和整合升级。信息化改革对社会的影响是本质的和彻底的，所以事业单位的档案管理业务流程重构也同样要触及到本质，并需要不断的深入，从而使管理流程能够更好的符合信息化改革的趋势。

3.3创新档案管理服务模式

近年来，传统的事业单位档案管理方式已经无法顺应时代发展要求，为此，在档案管理工作中，工作人员需积极创新档案管理模式。管理者可将纸质档案转变为电子档案，提升档案资源利用率，且在现代化发展中充分利用计算机网络技术搭建职能档案管理平台，推动档案材料的资源共享，并将其录入信息管理系统，优化档案管理服务模式^[4]。

3.4注重提高档案管理的信息化水平

作为档案管理者，应该始终树立终身学习理念，工作过程中应该不断学习信息专业知识，掌握具体的技术、工作内容，利用信息技术优化档案工作流程，提高事业单位档案工作质量、工作效率。在应用信息技术时应该注意技术所带来的安全隐患，保证网络安全，做好档案的备份工作，避免档案遭受到病毒，黑客攻击而受损。另外事业单位还应该注重高素质档案人才培养，定期开展培训，确保档案管理人员的专业知识结构及时得到革新，掌握信息化档案管理具体要求，从而促使档案管理工作向着规范化、专业化、信息化方向发展。

3.5完善档案管理人员培训

首先要引进及培训优秀人才。聘用能够熟练应用信息技术的专业档案管理人才，改善档案管理的水平，同时单位内部也需加大培训力度，组织开展档案信息化管理培训，创建信息化知识和技能平台，以传统工作模式为基础，不断发展创新，真正实现档案的智能化管理。其次，在事业单位内部，需营造浓厚的专业理论知识学习氛围， 让工作人员重点学习档案的数字化、智能化及现代化管理，从而使管理人员正确看待档案管理的作用。另外，购进先进的设备，创新档案管理工作模式，在日常管理工作中全方位利用信息技术。再次，工作人员之间要积极沟通和学习工作经验。新一代的档案管理工作人员应向经验丰富的档案管理人员学习，在工作中及时发现并纠正自身不足^[5]。

结束语

综上所述，随着对互联网技术和大数据处理技术等先进信息技术的应用，也使档案管理工作当中的许多难题迎刃而解，事业单位档案管理工作信息化改革是自身工作的需要。在日常的事业单位档案管理工作过程中，需要对历史资料和历史信息进行调研。在信息化档案管理模式改革下，相关管理人员只需要通过检索数据库，分析数据信息，可以高效的进行调阅。

参考文献：

[1] 陈萍. 事业单位档案管理存在的问题与对策分析[J]. 经济师,2019(10):274.

[2] 闫晨煜. 新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革[J].办公室业务,2019(18):118.

[3] 张海宁. 新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J]. 办公室业务,2019(5):84-85.

[4]李维艳,关嫚.关于做好新形势下事业单位档案管理工作的思考[J].兰台内外,2018(12):26-27.

[5]武晓强.信息化背景下行政事业单位档案管理工作的创新研究[J].兰台内外,2017(4):68.