大型涉核项目档案信息化建设的思考

大型涉核项目档案信息化建设的思考

徐飞

中核四 0四有限公司 735112

摘要：当下，传统的工程文档管理手段已逐渐不能满足海量信息保存、传递、高效利用等现实需要。本文重点分析大型涉核项目档案管理的不足及发展建议，希望通过分析，能够从根本上为相关单位开展此类研究工作带来一些的帮助，有效支撑大型项目高效、科学、安全推进。

关键词：工程文档；信息化

众所周知，一个项目投资完成后，项目业主主要有两个方面的收获：一是满足设计要求的工程实体；二是在项目建设过程中形成的各类客观记录，也就是我们通常所说的工程档案。按照《重大项目档案验收办法》的相关要求，“未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收”。工程档案客观记录项目建设的全过程以及各个关键环节，是保证项目工程在建设和运行的安全、质量保障，也是大型项目通过上级主管部门最终验收合格的必要条件。

在国内项目不断落地并快速建设的今天，涉核项目从前期准备、整体设计、基建、设备制造、调试、生产运行各个阶段产生的各类文档的信息量也在飞速增加，内容也越来越复杂，所以大型项目档案管理的难度也在持续加大。传统的项目档案管理经验已满足不了时代发展的需求，只有做好对传统定式思维的优化处理，在日常管理中积极引入各种信息化技术手段，让项目档案管理工作迈上数字化发展道路，才能不断加强项目档案管理，支撑项目建设安全、高效、科学推进，保障项目稳定运行。

一、涉核项目档案管理中存在的问题

（一）纸质档案使用保管不便

由于我国涉核项目建设由于信息安全、保密管理的要求以及部分国有企业档案信息化管理技术引进、使用方面的限制，导致我国部分传统项目档案管理工作信息化手段匮乏，信息平台及技术的应用较为落后。在信息化、数字化以及智能化技术高速发展的今天，项目建设会产生海量的文档资料；但由于纸质档案本身的携带不便、远距离数据交换效率低等原因，造成项目实施过程中以及后期文档管理、利用工作效率低下；又加上纸质文档需要比较严苛的保存环境、在频繁的利用中又会因材料本身较为脆弱而造成信息损坏。同时，项目建设全周期产生的纸质在后期使用中会因档案使用次数的增加而造成的损坏。因此，纸质档案在当今的信息化时代已显得十分不便，将极大的影响文档使用效率以及文档管理的安全、完整。

(二）档案管理配套设施不足

有一种在业内大家公认的情况，就是在涉核项目建设时，一般会呈现出从上级主管部门到项目管理单位都是更多的关注工程实体的建设进度，很多项目未给予档案管理足够的重视。场馆建设滞后甚至压缩规模、投资，本该具备的基本功能被人为的压缩。

在当今信息技术高速发展的今天，很多项目内容已实施过半，与其配套的信息管理平台或者必要的信息化管理投入却微乎其微，及大地影响文档工作效率和项目档案的完整以及安全。

按照目前国家关于核设施管理的要求，项目建设产生的所有保证安全、质量的记录信息都应被客观、完整的保留下来并终其寿期进行保存。由于安全质量管理要求高，随之产生的文档信息量也就更加巨大，数据交换和使用频率成几何倍数增长，传统的以纸质档案为主要的档案载体形式及其所配套的管理设施已经不足以支撑起现今高速发展并深刻变化的档案管理工作。

（三）档案管理安全性不足

在项目档案数据化、信息化管理使用的过程中，为便于参建各方都能便捷、高效的使用各类文件资料，会给电子文档管理系统的带来一定的安全隐患，甚至会造成文档资料不当使用以至于信息泄露等隐患。

（四）从业人员管理水平还有待提升

电子计算机和网络技术的广泛利用，迫使档案工作面临重大改变，对档案从业人员的要求也由单一专业性人才向既懂档需专业知识，也懂计算机技术、网络技术的复合型人才转变。如何更加快捷高效地收集、整理、管理电子档案、以及如何更快的提供借阅利用，考验着管理人员的水平。

二、提升项目档案管理信息化水平的思考

在我国的“十三五”规划中，对于国家档案事业的发展前景和目标有着明确的规定。通过创新服务机制，加速建设多层次的累信息共享平台，以此来促进档案信息资源更高层次的公开、共享和利用。档案的电子信息管理软件和共享平台的建设已经成为现代档案管理息化建设的主要任务之一。

建立工程文档电子信息系统，可以将现在存在的电子档案和目录装到数据库中，来实现电子档案的共享。这样，项目业主用户和参建各方均可以通过相应授权方便查询各类文件信息。

（一)打造系统、先进的管理理念

通常来讲，项目管理建设之初就应该统筹考量信息化建设，可以按照“整体策划，分步实施”的方式考虑一个大型项目的信息化建设工作。面对海量的工程文档资料，项目文档管理的信息化工作起步越早，越有利于加快业务流程的梳理，有利于组织结构优化，有效降低成本和科技创新，有效推动项目建设，从而增强企业的核心竞争。

在项目文档管理工作中，系统的档案工作理念作为重要的角色，可以为项目档案管理工作的科学、高效开展提供有力的支撑。促使文档工作的效率得到提升的同时让项目文档更加安全。

（二）追求先进、力求实用

采用先进、实用的信息技术，既能保证系统现在的功能，又充分利用自身的优势，结合工程项目文档管理的特点和现实需要，借鉴国内能源企业，尤其是核电单位的成熟经验，认真比较和选择先进技术路线，优化设计任务，使建成的项目文档信息管理系统既是技术先进的系统，也是符合实际需求的系统。

（四）加强文档信息化的同时做好保密管理工作

海量的项目工程文档难免涉及国家秘密或者商业秘密。工程文档管理信息系统的建设过程中的保密管理不容忽视。一是按照内容严格区分，将涉密信息系统与互联网及其他公共信息网相互联，且实行严格的物理隔离。二是加强涉密信息的管理。加强涉密载体管理的同时，将集中存储涉密文件的场所设置为保密要害部位，使重要信息始终处于受控状态。

综上所述，在涉核项目工程文档管理工作中，要不断强化自身的管理能力，更需要抓紧提升信息化建设水平，以达到提升工作效率、方便档案利用、保障信息安全、助推项目安全、高效建设的目标。

参考文献：

[1]赵秀云·新形势下项目档案工作信息化建设探析[J]科技资讯,2017(34):108-109

[2]王静·项目工程档案资料管理现状及信息化管理创新研究[J]建筑工程技术与设计，2018（11）

作者简介

徐飞，1986年4月出生，男，中共党员，馆员，中核四0四有限公司。

邮编：735112，甘肃省嘉峪关市和诚西路四0四办公楼，15309471988。