谈加强企业档案安全工作的办法和途径

谈加强企业档案安全工作的办法和途径

刘昌蓉

陕西岚河水电开发有限责任公司    陕西省安康市  725000

摘要：档案记录了企业的发展历程，涵盖了所有重大项目的关键数据信息，而且还有大量涉及商业机密的内容。加强档案管理与应用工作可以推动企业快速发展，梳理以往企业经营管理中的得失。新时期在利用信息技术进行企业档案管理同时还要加强企业档案的安全管理工作，强调有效防止企业档案在存储、运转、使用过程中风险，根据日益复杂的信息环境形成科学的档案管理机制，找准档案管理的切入点，提高企业档案的控制水平，保证档案运转的安全性。

关键词：企业；档案；安全管理；控制措施

档案记载了企业的历史信息，档案是企业的宝贵财富，档案管理工作应当形成科学的管理体系，加强档案的运营维护工作，保证档案管理的信息化，高度重视档案安全，为档案资源的共享利用提供有利条件，从而达到快速、稳定、合理进行档案开发的目标，提升档案的利用价值。新时期企业应当根据实际情况开展档案管理工作，采用高效、精准和低成本的方式进行档案管理。

一、加强企业档案安全管理的意义

做好企业档案管理工作，加强档案数据信息的记录，保证档案的原始性，这样才能为企业全面的收集数据信息，为加强企业经营得失总结提供有效的依据。加强档案安全管理，防止企业档案的流失，保证档案在安全的环境下运转，才能更好的发挥档案对企业当前项目决策的辅助作用。传统的企业管理忽略了档案建设，没能建立健全的档案管理体系，不注重引进科学的档案安全控制软硬件条件。新时期还要强化档案风险管理，保证档案管理安全责任落实到位，实现对档案的全面控制，从而更好的发挥档案的实用价值，切实满足新时期企业转型发展需要。

二、影响企业档案安全的主要因素

1.外部环境因素

当前，信息化的环境已经成为企业运转的基本环境，信息技术环境复杂性较高，信息流失的渠道较多，加上一些企业恶意的盗取其它企业的档案，使得档案运转风险增加，档案的管理难度较大。

2.自然环境因素

企业实体档案主要存储在档案室，受空间湿度、温度与自然灾害的影响，很多档案未能得到良好的保持，特别是一些年代久远的档案未能得到有效保存，因此影响了档案实用价值的发挥。有时因突发性自然灾害常常会给企业档案管理带来较大的损失，严重的影响档案使用价值的实现。

3.管理任务繁重

新时期档案管理的任务较为繁重，数据信息量不断增加，电子档案数据较多，电子档案的收集、存储、整理、使用涉及一套复杂系统，档案在这一过程中容易受到病毒入侵，而且传统的档案管理方式不规范，档案管理未能有效做到原始文件的归档工作，同时也缺乏相关的监督机制。

三、企业档案安全控制的具体问题

1.缺乏正确理念

有些企业还缺乏正确的档案管理工作理念，尚未形成全员参与档案管理的机制，有些企业员工的档案意识薄弱，不注重收集、校对、传递数据信息，传统的纸质档案管理思维仍然影响着多数人员。有些企业领导和基层工作人员虽然认识到档案信息化的意义，但是未能转变档案管理的思维，档案管理方式与信息化时代脱节，电子档案管理未能全覆盖。还有的企业未能建立专业的档案管理机构，不注重强化档案安全控制，无法形成全员参与的档案管理工作体系。

2.档案安全管理措施不到位

企业档案管理已经进入信息化时代，档案管理的机密性、稳定性、真实性更强，很多企业还未构建独立的电子档案管理平台，不注重内部局域网的建设工作，档案常常借助公共网络进行传递，网络的不稳定性使得档案很容易丢失。部分企业还未能认识到档案信息化的重要性，电子档案信息设备不完善，备份与迁移工作不到位，因此极大的影响档案管理安全性和有效性。

3.基础设施较为薄弱

很多企业仍以纸质形式存储档案为主，未能构建电子档案的管理机制，电子档案管理工作具有滞后性。一方面，有些企业的基础硬件设施落后，未能进行更新档案管理设备，档案运转控制能力不足。档案管理人员安排不合理，档案管理人员专业性较低，档案管理无安全预案，在出现安全事故时无法启动紧急预案，因此档案安全难以得到有效保证，影响档案的控制质量。

三、加强企业档案安全控制的策略

1.完善档案管理制度

为了达到有效控制企业档案风险的目标，还要优化企业档案的运转方式，加强构建法治化的档案管理思维，注重对档案进行全面管理。只有加强法律保障，修订档案管理制度，指出当前档案管理工作的弊端，这样才能提高档案管理的效率，降低档案运转过程中存在的各种风险因素。因此，应当加强企业档案管理的监督工作，保证监督责任落实到位，构建完善的档案管理组织网络，明确各级人员的档案管理职责，不断强化档案管理的责任意识，提高档案管理的整体效率。企业应当根据新时代的要求对档案管理制度进行修订，加大档案安全工作的宣传力度，将安全管理责任落实到位，切实提高档案管理的安全性、规范性和整体科学性。

2.提高管理人员意识

做好档案管理工作还要提高档案管理人员的意识，要求档案管理责任到人，档案是重要资源，企业档案管理人员应当提高档案管理意识，把档案管理工作罢在重要位置。对档案管理责任进行细化，依托专门的机构开展档案管理工作，将安全责任落实到位，一但出现安全问题，应当严肃的追责，从而有效维护档案管理的安全性。只有提高档案管理人员、使用人员的安全意识，引导相关人员按照规范进行操作，这样才能保证档案管理的质量，达到以提升档案管理效率目标。例如，加强档案安全专门管理，促进档案员熟悉安全管理控制技术的操作方法，加强档案数据信息的动态监控，从而找出档案运转机制的漏洞，有效弥补档案管理的风险。

3.建设档案管理平台

企业为了达到高效的进行档案管理的目标还要建立档案专业技术平台，注重加快推进由纸质档案管理向信息化档案管理的方向转型。当前很多企业的档案管理处在初级水平，档案管理设备配置不足，档案管理存在监测漏洞。应当成立保密的档案管理平台，提高档案管理系统的独立性，切实提高档案管理的保密性与稳定性。应当加强档案管理平台的维护工作，全面加强档案的电子备份，由此做到档案的监督检查工作，防止电子档案在流转使用时的问题。

4.建立风险预警方案

强化企业档案管理工作还要提高风险控制的水平，重视建立健全评估体系，做到对档案管理部门的分级管理，进一步保证档案的安全性，重视安全风险评估，保证档案管理的合理性，以电子平台为基础强化档案管理的权限，设置档案管理的安全等级，注重将档案风险控制在可控的范围内。树立预防为主的原则，积极收集档案信息与实际资源，由于加强档案管理保障性措施的建设工作，积极组织开展相关的演习，让自然灾害发生时可以更好高新合理的运用。

5.加强职业技术培训

为了促进档案管理工作的顺利开展，还要加强对档案管理的支撑力度，一方面应当设立专业的档案服务机构，发挥档案管理成员的重要作用，另一方面建立专门的档案安案全组织机构，明确档案管理人员的职责，根据档案管理人员的地位，及时的传递各种规章制度、加强档案技能培训，采用多种手段将信息技术同步实施，从而更好的获得档案的技术支持，进高档案管理的效率。

结论：新时期应当加强企业档案的运转效率，强调发挥企业档案的实用价值，注重优化档案管理工作的环节，应当以信息化为切入点开展档案管理的建设工作，为更好的发挥档案的实用价值，促进企业档案管理得到持续化的优化改进，从而达到更好的服务企业效率的目标。

参考文献：

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[2]钟小燕.“互联网+”背景下企业档案信息安全维护探索[J].兰台内外，2019

[3]刘冀平，龚　丽.浅谈企业档案管理安全风险防控与措施[J].机电兵船档案，2019

[4]唐晓思.基于市县级数字档案馆建设实践的问题思考与对策建议[D].华中师范大学，2017