浅谈档案管理的信息化进程

浅谈档案管理的信息化进程

崔琳艳

山东省东明县档案馆

摘 要：档案管理的信息化进程已成为我国在档案管理方面逐渐的发展形势，为使得档案管理更标准化，一般会使用促进档案信息收集，管理和利用的方式，以此来适应当今社会对世界计算机网络发展的进程，更有利于使档案管理变得完整和高效。

关键词：档案管理信息化;发展趋势;网络进程;首要任务

档案管理对于各个单位来说是十分重要的事情，它意味着对于信息的收集和资源管理，但是随着信息化速度的加快，档案管理工作在形式上有了很大的不同。它已经不单单只是文化和知识资源的积累，更成为信息资源分享与传播的重要途径，因此对于档案管理方式要突破传统的手段，以更加新颖的方式来适应世界计算机网络信息化的发展进程，使其成为新形势下档案管理的模式。

1 档案管理信息化

档案对于每个单位来说都是重要的信息资源，档案工作是对单位的历史和积累的信息进行保存，一般是在国家档案行政管理相关部门的统一组织和领导下，用合适的现代信息保存技术对相应的档案进行保存管理，这有利于对档案进行后期的处理与收藏，档案管理的重要性更加加速了档案管理信息代化的进程。档案信息化主要是指档案保存形式的改变，以传统实体档案的形式，将其转化为对于档案信息的数字化和网络化保存。通过网络的加工以及处理，可以对档案的信息进行一个合理的保存和利用，最终实现对档案高效的信息共享与交流。此种档案信息化发展过程用时比较久，但其所起到的作用远远大于应用实体档案保存，为提高档案管理信息化提供了极大的方便，现在信息技术部门，采用较高手段来提升对于档案的现代化管理。

2 档案管理信息化的重要意义

2.1 档案管理信息化是社会发展的重要方式

随着我国社会进程的不断发展，对于信息资源的掌握和控制已成为我国的战略目标。对于改革初期的我国社会与国民经济信息化水平的发展明显加快，这使得我国在对于将资源信息化方面有了很大的需求，对于资源管理的方式改进更倾向于较为方便，准确和完整，因此传统的档案管理方式已经不能适合当今社会现代化发展的需求，改变传统发展模式，利用创新型信息化管理模式已经成为重要的发展趋势。资源管理部门利用新的方式对档案信息进行资源建设，已成为时代赋予的重要进程，这使得管理工作模式发生改变，由较为单一转化为社会服务性，档案管理信息化具有诸多优点，使得档案的调取，档案的网络分享和人才队伍建设都有提升，这种各方面都有优势的管理模式更加符合我国的国情，因此档案管理信息化，也成为最终档案管理发展的方向[1]。

2.2 档案信息化建设是我国发展阶段的重要内容

我国在相关的档案管理文件中做出重要指示，要对国家的相关电子文件进行数字建档，确切地贯彻落实国家有关建档和管理信息化建设的精神。对于档案信息化的建设，主要应利用计算机网络和数据库。对于较为传统的档案管理模式予以改进，加快推进关于传统档案的数字化和电子接收模式，这种模式的实施应更加有利于公共档案信息的社会共享，建立一站式档案信息管理库，信息管理库支持服务平台的资源共享，为社会打造更加全面的档案信息资源共享服务。

随着我国档案管理信息化进程的不断推进，这使得我国档案数字化的模式由之前的单一变得更加丰富，这包括数字化的规模逐渐扩大，对于数字化对象也逐渐丰富起来。建档模式已经不仅仅局限于纸质版，更加包括了照片，图像，录像，胶卷，录音等不同的载体模式。这些新型的载体模式在很大程度上改进了纸质档案管理存在的诸多不足，使得档案管理数字化变得更加容易且利于社会分享。

2.3 社会的发展进程促进档案管理改革

我国的档案管理信息化已在社会的不断发展进步中做了调整，较为陈旧的传统档案管理模式已不能再适应新型社会档案管理的发展，因此在诸多方面都需要改进，这包括对于信息的开发利用、目录编制、馆藏的建设、归档和统计等等。这些管理的环节在传统档案管理时存在很多的不足，因此开发新型的档案管理信息化要将其进行改进。档案的载体形式已经逐渐向数字方面进行发展，主要的档案环境也将改變为数字环境。档案管理信息化主要是利用计算机技术对档案进行立卷、贮存、检索编目、借阅和库房管理等。信息化档案管理使各种管理环节都可以很好的联系在一起，这更有利于提升档案管理工作的质量和效率，这是传统的档案管理方式不能做到的[2]。

2.4 档案信息化有利于档案标准规范体系的建设

我国对于传统的档案管理规范相对于比较健全，但是随着数字化管理模式的深入，传统的档案管理规范应进行改革。绝大部分的标准规范，要根据信息化管理模式进行整改。其中包括对于文档管理软件的使用，这使得文书档案按件进行归档，文档一体化，馆室一体化。除此之外，档案管理的具体表现为对于电子文件进行前端控制，有利于解决档案积累和移交的缺陷。新型的档案管理模式催生出诸多的新型业务内容，包括对档案进行实时归档、技术鉴定、存储管理和数据迁移等，诸多新型业务需要档案管理在标准体系上进行完善可以得到更好的展示。以上诸多条件的应用都需要大量的标准规范进行支撑，因此加强档案法律的制定以及完善档案法是我国档案信息化发展的必要途径，要根据我国国情选择适合的档案法规体系。

2.5 档案信息化为社会提供更多资源和服务

对于档案管理信息化的今天，档案管理局提出建立覆盖人民群众的档案资源体系和建立方便人民群众的档案利用体系。新型的体系建成有利完成信息化管理的任务。

档案信息化管理的重要作用是提升了档案管理的工作效率，由于传统的档案管理方式十分复杂且具有诸多的重复劳动，存在诸多不可或缺的基本事务，管理人员要使用大量的时间对档案进行整理。与之相比，档案管理信息化对于工作效率提升有了质的飞跃，管理人员无需使用大量的时间进行档案管理，只需要对管理软件进行操作即可实现信息的整理和共享。

档案信息管理的另一重要作用是可以使得信息资源利用最大化。由于较为传统的档案是通过纸质版来进行信息传播，因此存在诸多不方便，例如不方便携带和传递。对档案管理实行信息化，问题迎刃而解。档案以数字模式进行存储和传播，这在很大程度上减少了空间的占有，也提高了传播的速度和数量。除此之外，对于管理软件的使用可以使得档案信息资源进行分门别类，在较大程度上利于资源共享[3]。

3 档案管理信息化是未来发展趋势

档案管理信息化已经逐渐成为档案管理工作的开展趋势，也是对于传统档案管理的改革。但是与此同时，对于信息技术也有着较大的挑战。档案管理信息化是我国信息工程提出的重要战略发展手段，发展仍然任重而道远，档案管理的信息化不仅提升了工作效率，也加强了档案信息的交流和共享。这是我国对档案管理进行信息化改革的主要原因。

4 结束语

档案管理信息化是全球对于信息化浪潮的选择，为使档案管理做到更加完善，我们需要不断地拓展新型技术，把握机遇，紧跟时代的步伐。开发更加有效地档案信息管理模式，为我国档案事业管理贡献力量。

参考文献

[1]孙小伟.档案管理信息化是档案管理的发展[].价值工程，2018，24（4）：28-29.

[2]张丽剑.档案管理信息化的作用[].档案学研究，2017，23（4）：29-30.

[3]李威力.档案管理信息化的发展趋势[].档案发展，2019，64（4）：83-84.