招标代理机构内控程序的建立研究

招标代理机构内控程序的建立研究

陈红

新疆新之建工程咨询有限公司 新疆吐鲁番 838000

摘要：近年来随着我国招投标法律法规的日趋完善以及招投标领域的不断扩大，招投标活动逐渐成为社会公共采购方式的主流。为适应这一市场趋势，招标代理机构迅速成立并发展起来，对规范建设工程招投标行为,保证招投标活动做到公平、公正和诚实信用发挥重要的作用。那么要使招标代理机构真正做到为招标人提供优质满意的服务，就需要完善的内控程序来保障。

关键词：招标代理机构；内控程序；建立研究

引言

招标代理机构在合理、有效、阳光使用教育经费、提高办学效益中发挥越来越重要的作用。由于招标的专业性和复杂性，我国政府采购这方面积累的经验还不够丰富，为此，以招标代理机构在实践中遇到的问题为研究起点，依托委托代理理论从对该机构的筛选、管理、监督和激励等方面进行研究，完善和规范招标代理机构的使用，是采购部门内涵建设亟待进行的工作。这项工作对于保证教育投资效益和质量、确保“双一流”大学建设具有重要意义。

1招标代理机构的作用

①规范招标管理活动。招标代理机构能够为有招标需求的企业，特别是不熟悉招标流程的企业提供专业的招标服务，利于招标活动的规范化。招标工作需要专业化的知识和人才，许多企业有招标采购的需求，但是招标能力和资源明显不足，特别是现行阶段，社会整体的招标工作还不够规范和先进，需要招标代理机构拉动整个招标业务的规范化。②利于招标成本的管控。招标活动是动态的过程，需要消耗一定的人力、物力资源和资金。企业招标需要考虑成本，但对于多数企业而言，自己招标的成本明显超过招标代理机构的费用。而且招标代理机构可以利用自身丰富的经验，合理地计划招标工作，缩短招标过程的周期，提升招标活动的成功率，避免因招标活动造成成本的增加。同时，对于招标工程的造价还可以提供专业的服务，科学、合理的控制造价，对投保企业的报价给予分析，精选优秀的承包商。③市场的需求。招标是当前许多企业的正常需求，一些没有招标资质或者没有招标能力的企业，需要招标代理机构帮助自己完成招标工作。还有部分企业，希望通过招标的方式，选择更加优质的承包商或者供货商，所以招标代理机构的存在也是市场的需求。

2招标代理机构内控程序的建立研究

2.1招标项目管理体系与内控管理体系的融合

实现内控体系与公司招标项目管理体系等的有效融合，部分内控要求以体系文件的形式进行了固化，招标项目管理中很多成熟做法及程序则以内控流程图及风险控制文档的形式进行详细的描述，确保招标项目管理及内控体系更加规范有效。内控体系建设不是再造一套新流程，而是通过在风险识别与风险防范的基础上对现有招标管理体系进行梳理规范。为了确保公司建立的内控体系与公司项目实际管理不存在“两张皮”的现象，寰球公司从流程设计阶段就高度重视推进公司内控体系建设与企业管理体系的融合。

2.2推行管理的标准化

企业的管理需要标准化的工作过程和标准，对于专业的服务行业而言，更需要规范工作流程和工作标准。当前，多数招标代理服务机构尚未建立标准的企业管理内部管理制度和标准，内控程序较为混乱。招标代理机构内控管理需要多个部门的协作和配合，还需要与外部的接口管理。招标代理机构应根据自身企业实际，结合业务发展状况，梳理企业内控管理的各项工作流程，建立规范化的工作流程，识别工作流程中存在的风险，规范招标代理的工作过程和工作标准，规避由于工作流程的不熟练、不熟悉甚至不知道造成的风险。推行招标企业管理的标准化，首先应建立符合企业实际的内控管理的规章制度，规范工作流程和工作标准；其次，有效地实施这些规章制度，定期监督执行的情况，还需要监督各岗位的工作标准的情况；最后，企业管理的标准化还需要领导和员工的共同参与和努力，企业的管理和运行需要每位员工的参与，招标代理机构作为一个专业与服务结合的行业，更需要员工的协同配合。

2.3采购管理部门与采购人的委托代理关系

委托代理理论倡导“所有权和经营权分离”，为政府采购资金的使用提供了制度基础。这里的采购人指的是项目需求方，包括各院系、科研单位及教师个体。学校的采购资金一般以项目的形式下拨给采购人，通过职能设置的采购管理部门与采购人达成内部采购制度下的委托代理关系。采购管理部门代理的是多个不同需求的利益群体，并与之形成委托代理关系，这层委托代理关系中代理人是采购管理部门，委托人是采购人。在内部的委托代理关系中，采购管理部门的主要信息优势在于拥有供应商库，采购人的信息优势在于掌握项目的各项技术参数。作为委托人的采购人目的是买到自己所需要的科研仪器保证科研教学的正常进行;作为代理人的采购管理部门，要考虑符合国家的法律法规，防止廉政风险，有时最低价中标不一定符合委托人的需要。在合规情况下，二者具有内部利益的一致性，违规操作中双方都存在逆向选择供应商的可能。

2.4识别评价相关法律法规

招标代理机构需要首先识别关于招标、投标相关的法律法规、标准规范等相关国家有关规定，辨识适用自身企业的有关法规条款，结合自身企业实际，建立企业招标代理活动应包含的内容、工作过程、工作标准等内容，规范企业自身招标代理活动。即，招标代理机构应该明确法规要求代理机构应承担的工作内容、工作职责。另一方面，政府监管部门也应该掌握、利用现有的招标代理有关法规要求，规范监督、管理招标代理市场规则，明确招标代理机构应承担的职责和工作范围，规范招标代理机构入行的基本条件，定期监管招标代理机构的业务开展情况，加大违法惩处的力度，避免恶性竞争。

2.5委托代理过程中多层镶嵌的委托代理关系

在委托代理关系中采购管理部门与社会代理机构二者既是多个利益群体的代理人，又是委托人，即二者兼具代理人和委托人的双重身份。具体表现为作为委托人的招标采购管理部门，在与校内采购人的委托代理关系中为代理人;在与社会代理机构的委托代理关系中为委托人。作为代理人的社会代理机构，一般根据业务特点将代理项目进行再分配，与承担项目的经办人员之间形成新的委托代理关系，在此关系中代理人则为委托人。多重的委托代理关系利益冲突错综复杂，表现为每一层代理关系中都是利益冲突与利益一致的共存，冲突不是绝对的，是彼此追求各自利益最大化的平衡，即利益冲突和利益一致间的平衡。因而，采购管理部门与社会代理机构之间的关系离不开各自所代表群体利益的一致性和群体内利益的冲突性。各自利益的一致性集中体现在采购管理部门与社会代理机构的利益冲突中;代理群体内的利益冲突是内部形成委托代理关系的必然。

2.6共享数据信息管理

档案信息收集是后续各环节得以开展的关键，采购管理部门和社会代理机构在档案建设中，顺畅、高效沟通和基础数据共享机制，是管理过程溯源的基础性工作，利于保证采购部门及时掌握招标工作进展和社会代理机构及时获得来自采购部门的指示，减小代理过程中的信息差和时间差，在操作层面彼此制约、共同提高代理质量。

结语

随着市场的发展，企业为选择更加优质的承包商，会更倾向于招标的方式，也会促进招标代理行业的发展。行业的发展需要每个招标代理机构的积极参与，各招标代理机构应该充分利用现在的好时机，深刻分析自身存在的问题，结合企业自身的运行实际，建立规范的内控程序，提高人员素质，规范招标代理业务和工作标准，建立招标文件范本，推动整个招标代理行业的发展。

参考文献

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