创新档案管理理念实现档案管理信息化

创新档案管理理念实现档案管理信息化

韩永纲

潍坊市潍城区社会保险中心

摘要: 随着信息时代的到来，档案管理的发展也应该实现信息化。 实际上，档案管理严重偏离了社会发展水平。 针对这种环境，企业或单位在未来的发展过程中，需要加深对档案管理的理解，遵循社会经济发展的基本规律，创新观念，实现档案管理的信息化发展。

关键词：办公效率 ；安全性 ；管理目标.

前言：在档案管理过程中，要加强信息技术的应用，提高档案的处理效果，这对管理人员的素质提出了更高的要求。 管理人员不仅应精通计算机操作，还应提高文件管理人员的素质。 掌握网络安全保护知识，以确保档案的安全性和及时性。因此，有必要提高档案从业人员的培训力度，促进档案管理信息化进程，使之适应当今社会的发展。

1、信息化管理的重要性 　　所谓档案信息化，是指在国家档案管理部门的统一规划和组织下，充分利用现代信息技术来配置和管理档案信息资源，并提供利用服务。档案信息化可以从以下几个方面来理解：一是实现档案信息的数字化与网络化。二是实现档案信息接收，传输，存储以及提供和利用的一体化。三是实现归档信息。四是高级开发是开始文件管理模式的改革。档案信息管理的必要性主要体现在以下几个方面：由于档案的长期保存，为了改善存储环境，避免湿气，虫蚀，火灾等可能的灾害，是不可避免的。每年要投入大量资金来保存文件。由于需要反复查阅文件，因此不可避免地会损坏或丢失原件，这给文件的存储和使用带来了管理上的麻烦。在低档平板扫描仪输入方式下，海量电子文档的处理过程是难以想象和解决的，如何管理、查阅和应用大量电子文档需要综合解决。信息化是世界经济社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等各个领域，还是从人类生活的各个角落，信息技术都显示出其独特的魅力，成为现代社会和现代生活中不可或缺的工具。可以说，现代信息技术已经成为档案信息资源科学开发的关键条件。

2、文书档案信息化管理的优点 　　档案管理信息系统的实现，一是需要运用先进的档案管理技术，二是要求档案管理人员加快管理观念的转变，不断解放思想，开拓新思路。只有这样，才能最大限度地发挥文件档案管理信息的有效性。文件档案信息管理的优点如下。

2.1办公效率的提高 　　在以往的档案管理中，工作人员过于依赖手工操作，需要完整的数据采集，避免漏写、漏抄。严格用笔、笔迹，分类统计准确。计算机档案管理软件的应用，使文献资料的收集、存储、分类、统计、查阅变得非常方便快捷。无论是起草文件还是办理移交，都变得简单易行，有效提高了办公效率。

2.2方便资源的共享 　　传统的手工操作管理无法实现信息共享，造成大量信息的闲置，不仅造成资金和资源的浪费，而且很难快速找到文件和信息。档案管理在运用计算机技术进行档案管理后，它经历了从文件级到文件级，从单向管理到系统管理，从外部功能管理到组合管理的开发过程。 随着计算机网络技术的进一步发展，可以将文件信息和载体分离，并与其他信息系统建立互连，大大提高了档案利用的质量和效率。同时，通过广泛的网络服务平台，也可以了解其他档案工作部门的概况、工作重点和档案管理信息动态，真正实现资源共享。

2.3稳定性 　　与纸质文件载体相比，电子文件载体材料的最大优点是可以长期保存。 纸的耐久性取决于纤维素的特性，纤维素的特性在高温，高湿，酸，酶和氧化剂的条件下容易损坏，利用信息电子文档可以有效地避免这种情况的发生。电子档案载体的一般特点是存取阅读方便、易转移、存储时间长、受外界环境影响小、不易损坏、稳定性强。随着电子技术的发展和电子文件阅读设备的不断完善，可以根据不同的需要选择不同的电子载体。

2.4有效提高了传递速度和传递的安全性 　　在公文处理过程中，经常出现经办人员私藏公文或在传递过程中丢失公文的情况。传统的文件传输依赖于邮政系统。由于传输时间的限制以及其他原因造成的文件丢失或延迟，文件管理人员不便归档和寻找。 计算机网络技术应用到管理后，可以直接通过网络进行传输，有效提高了文件传输的安全性和及时性。

3、档案管理信息化的途径 　　3.1建立多样性的档案服务模式

在信息环境下，档案工作者应转变档案管理观念，重视信息技术的应用，摒弃传统的被动档案管理为主动档案管理，使档案管理工作向服务化方向发展，把档案服务落实到实际工作中去，采取多种服务形式，使档案服务到位。档案管理服务使最初关闭的档案管理在信息技术的支持下开放，以满足社会对档案资源的需求。 档案管理的目的不是关闭档案，而是服务于社会。因此，档案管理服务就是将档案工作延伸到社会，落实到社会实践中，使档案信息得到合理利用。

　　3.2标准化管理

档案信息化的建设使传统的文本管理向信息化管理转变，不可避免地对档案管理提出了新的要求，这就要求对档案管理理念进行创新。以信息技术为基础实施规范化管理是十分必要的，其中档案管理系统的建设是十分必要的。制定档案信息管理标准，根据文件管理工作规范，同时根据文件管理的实际工作，明确行业技术标准。档案管理工作要以网络为载体，向信息技术延伸到各职能部门，形成通信网络，实现档案管理的网络化运作，使档案管理部门获得高效、准确的信息。

　　3.3云计算技术予以优化

云计算技术在档案管理中的应用，是应用专业的档案管理软件在“云”端管理档案，并将档案存放在档案数据库的“云”端。实现了档案信息的一体化管理。云计算技术的应用是将档案信息经过数字化处理后传输到“云”端的数据库中。如果用户需要档案，登录“云”端，进入一站式搜索界面获取相关服务，从而保证档案信息管理的质量，提高档案资源的使用效率。

结束语：新时期档案管理的目标是将数字技术、网络技术、远程通信技术等现代先进技术有机结合，形成完善的档案信息远程传输和社交共享服务系统。 随着科学技术的发展，现有的档案管理工作仅依靠手工检索和手工检索，已经不能适应时代发展的要求。。档案工作者必须认清形势的变化，转变观念，开拓新思路，勇于实践，更好地为国家和全社会的利益服务。目前，高速、大容量的文件图像管理系统越来越普及，综合文档文件的建立和管理也迫切需要专业化。为了实现档案的长期保存、高效管理和快速查询，节约档案的存储空间，实施档案信息管理，促进档案科学管理迫在眉睫。

参考文献：

[1]傅露霞，路立龙.企业档案信息化建设的实践与思考[J].机电兵船档案，2017，（03）. [2]陈广群，林慰平.档案管理信息化建设的思考[J].科技广场，2018，（04）

[3]汝玉平.创新档案管理理念 实现档案管理信息化[J].办公室业务，2017（20）：90. [4]杨薇.如何创新档案管理实现档案管理信息化[J].科技传播，2017，9（16）：55-56+92..