电子档案在中职学校档案管理中的应用分析

电子档案在中职学校档案管理中的应用分析

石文

广西 省 柳州市第二职业技术学校 广西 省 柳州市 545616

摘要：中国网络信息技术的不断发展，计算机技术在社会生产、各个学科的经营和管理以及档案使用各个领域的不断应用，电子在职业学校的档案管理中非常流行。同时，电子文件的普及使职业学校的文件管理变得非常高效和便捷，但同时增加了文件管理的成本和难度。因此，职业学校需要不断完善和改革，以使电子文件管理系统更加完善。 关键词：电子档案；中职学校；分析

一、电子档案在中职学校档案管理中的重要性

电子档案在中职学校可提高存档记录的准确性，并使它们更易于调整。提高了文件记录的准确性，并使学校和教师更容易及时阅读重要文档，这有助于加快以后的课程。另一方面，职业学校使用电子文件管理技术来管理文件，以转换传统的手动管理方法，防止丢失数据，并改善职业学校教育水平。

二、中职学校电子档案的特点及用途

2.1中职学校电子档案的特点

中职学校档案管理过程中电子档案的使用主要包括电子图纸，电子报告、电子信息、电子档案等。在电子文件管理中，除了共享文件之外，计算机管理模式还有效地用于获取文件信息，并且能够实时、及时地获取文件信息。另外，电子文件非常快速，方便进行数据传输，并且具有比传统纸质文件管理更多的优势。

2.2中职学校电子档案的用途

1. 信息传输

信息传输功能是职业学校电子文件管理过程中非常重要的应用。电子文件可以由发送数据文件信息的不同机构创建，而在数据转换和交换期间不受时间和位置的限制，从而进行点对点信息交换。

(2)复制功能

电子文件管理的复制功能属于一个重要功能。 在相关部门的日常运营中快速准确地复制文件信息，提供最原始，最可靠的数据，从而确保中职档案的资料的真实性与时效性。关于存储，最重要的一个前提就是，需要依照已有的标准进行操作，以便以后方便查找和复制电子档案。

(3)直接使用

和过去传统的手写档案比起来，电子档案甚至拥有十分便利的文件搜索功能。并且，可以同时给多个用户提供共同查询和复制文件数据。^[1]

三、提高电子档案在中专学校档案管理中的方法

3.1为电子档案提供安全的网络环境

电子档案电子文件的实现主要基于互联网的计算机技术。需要严格控制网络环境才能为电子文件创建安全可靠的环境。为了提高中职电子档案的安全性，必须达到以下几点：一是实时更新和备份电子档案，避免由于计算机损坏或网络问题导致文件数据丢失。第二，它提高了计算机存储设备的安全性，定期更新所使用的软件和硬件，并组织和维护电子存储以有效地稳定设备。第三，为防止电子文件泄漏，为中职电子文件管理增加了指纹识别身份，计算机墙保护和防雷保护，以提高电子文件的安全性。在中职文件管理器中，换句话说，可以通过管理和维护网络和计算机环境来提高文件管理的安全性。

信息技术可以更全面地捕获数据。纸质文件可能会受到影响并褪色，并且页面可能会变黄，具体取决于时间和环境。数据经过收集，扫描后，在一定程度上存储在电子数据库中，可以实现文件的优化管理，进一步提高文件管理效率。^[3]中职学校内部档案工作管理人员通过运用信息化技术将过去的档案管理模式进行创新、完善，将后期产生的资料、数据进行全面量化考核，产生的数据通过信息化管理方式实现自动化归档、整合至上报。从多方面实现档案管理工作自动化，既节省了人力资源、减少了遗漏数据的产生，实现高效管理。

3.2加强对电子档案的规范性操作

通过制定与电子文件操作相关的技术规范，标准化中职学校文件管理，从而消除了操作流程的风险。首先，在进行职后培训之前，为电子文件操作员提供了培训，以提高他们的安全意识和对电子文件管理的重要性，并对他们进行培训。建立适当的职业道德，并通过提高电子文件管理流程的能力，避免发生错误。^[2]改善中职档案管理。其次，如果将电子存储应用到存储管理中，则需要建立固定的规则和法规，例如：加强有效保护的手段和加密方法电子文件的标准化和安全性，可以通过通用的系统管理过程来总结文件、标识系统和信息。此外，在中职电子档案管理的特定过程中，已商定并标准化了中职电子档案的管理，例如通过分类。统一他们存档的档案。从注册、记录、分类、存储、操作，处理等过程进行注册管理，按照标准进行管理，有效防止了管理过程中的信息泄漏和注册错误。电子文件可以很好地用来查询和加密。

3.3加强数据库的建设在中职学校档案管理

增强数据库的结构是促进文件管理的基本方法之一。通过全面适应和完善过去的传统管理方法，并创建数据库模型来管理学校的档案，管理员可以方便地使用公众互联网技术，并通过数据库来管理存储的信息。可以通过促进IT和信息技术的有效集成来实现有效的文件管理操作。同时，中职学校应从与实际情况相关的当前最新动态入手，以管理存储库的内容和相关数据。通过构建信息管理平台和管理部门来管理学校数据并执行有效的IT工作，以实现与信息社会的多面整合，可以管理中职学校的档案。提高效率，促进高效和科学的运营。另一方面，通过建立适当的数据信息数据库来管理学校数据，管理员可以及时显示重要的教学材料。这对于使用信息技术有效且方便地集成重要类型和重要区域的存储也很有用，促进从中职学校到文件管理方面的绩效的根本改善。

^[6]

3.4提高中职学校的软件与硬件的管理

电子存储在中职存储管理中的实施主要依靠现代科学技术，然后进行信息的传递和存储。 因此，作为电子档案管理的一部分，学校的计算机网络技术需要不断改进并适应其档案的特殊情况。选择适当的文件管理应用程序软件，以促进电子文件管理的安全操作。例如在某些管理过程可以保存整理并存储在电子文件中，并以压印光盘的形式永久保存电子文件;另一方面，选择更完整的电子信息管理系统，并改进安全保护系统可以提高中职电子存储管理的安全性。通常，在中职学校电子文件管理过程中，要牢记软件和硬件的更新和维护，同时确保电子文件管理的安全发展。在学习中，网络环境同时应监控其安全性。^[4]

3.5提高对档案安全的重视力度

由于无纸化计算机和办公的影响，不仅使办公室工作变得更容易，而且在实际工作中还增添了许多潜在的风险。文件安全管理是一个中心管理问题。特别是，文件管理安全性在中职学校的发展和后续运营中起着重要作用。因此，管理人员必须从存储管理资源入手，并专注于存储以确保高效管理。^[5]

学校需要聘请专业技术人员来实现数据强度和增强网络安全结构，以实现文件管理的安全性。必须改善通风和防火系统，还要减少营销网页的出现和由于环境因素而腐蚀纸质材料的情况。提高文件管理员对文件管理重要性的认识，并实现管理系统的完整性以实现标准功能。

3.6提高电子文件管理操作员的专业水平

作为特定电子文档管理过程的一部分，更应该向内部利益相关者提供严格的科学依据和严格的培训，培训他们掌握电子文档的运用。中职学校电子文档管理的需求不仅通过计算机培训和网络技术改善文件管理工作，而且还提高对现代性满意的文件管理器的整体质量。因此，应跨多个渠道加强管理培训，提高管理人员发展对潜在安全风险的认识，并为调整文件管理信息提供前提。我们可以通过优先准则比如提高薪资来引进高素质的人才，最终提高中职学校管理人员的电子文件管理水平。

参考文献:

[1]龙玉兰，徐朗， 贺超.现代电子档案管理措施的探讨[J.经营管理者，2011

[2]岳伶阳.分析由纸质档案向电子档案管理过渡中遇到的问题[J.现代经济信息，2010

[3]贺伟.中职学校档案管理工作面临的问题及对策[J.中小企业管理与科技(上旬刊)，2015

[4]钱志奋新时期加强学校档案管理工作的几点思考[J.教育革新，2014

[5]王晓霞.中职学校档案管理存在问题及解决方法浅析[J].商，2013

[6]梁景芝.规范学校档案管理提升学校管理层次[J.金田,2014