创新党校档案管理工作的思考

创新党校档案管理工作的思考

李燕

摘要：在新时代发展背景下，党校创新档案管理工作是一大重点任务，逐渐弥补旧理念档案管理工作的不足，改变保守封闭的档案管理模式，既要对档案资源的管理工作进行创新，也要对档案服务进行创新，对党校档案管理人员进行全新的能力素养培训，对档案管理工作进行改革，实现信息化、科学化管理党校档案，本文通过分析党校档案管理情况，探讨创新档案管理工作的意义，对新时期档案管理工作提出创新策略，为党校档案管理工作提供有效思路。

关键词：党校；档案管理；创新

科技发展不断进步，信息时代步伐紧凑，党校的各项工作也随着电子信息化不断进行改革。党校的档案管理是一项重要工作，涉及到每个人长期累积的个人档案都十分重要，是个人成长历程的见证，也是工作的有效凭证。在新时期下，党校的档案管理工作面临全新的挑战，如何应用现代技术手段辅助档案管理工作，如何创新档案管理方式，提高档案管理的工作效率和管理质量，是保证和促进党务管理的核心问题。下面针对档案管理存在的问题进行分析，总结创新党校档案管理工作对策。

一、党校档案管理工作现状

1.党校对档案管理工作的重要性认识不足

党校自身正处于成长阶段，许多工作都是在一步步完善，有些体系工作存在着不足，对于档案管理，党校的重视度还不够，所以档案管理工作仍处于人工阶段^[1]。档案管理无法缺乏信息化，存在查阅档案困难、个别档案遗失、过期档案未经鉴定即被销毁等现象。

2.档案管理人员的专业能力较弱

档案管理人员是党校档案管理的执行者，管理人员的专业能力决定着档案管理的质量。而党校的档案管理人员的整体文凭不高，个体差异较大，许多管理人员的专业素养并不高，掌握的档案管理相关专业知识不足，专业能力较弱，很大程度上影响着党校的档案管理工作^[2]。

3.档案管理设施不够先进

由于党校对档案管理工作的重视程度较低，档案管理的相关设施较为落后，忽视先进管理设备引进，而完全意识不到档案管理设施也影响着档案管理的整体水平。比如档案储存室、储存柜破旧，致使存放档案的环境较差，再加上场地不够，档案可能与其他物品在同一空间存放，档案资料容易发生纸张破损，而党校的档案都是没有备份的重要文件，一旦损坏很难补回。这对档案管理十分不利，也缺乏安全保护。

4.党校档案管理不够信息化

档案管理人员在企事业单位应对档案资源保密，目前党校的档案管理工作信息化不强，许多程序都是人工操作，收纳档案、查阅档案、整理档案、存放档案，档案内容仍以手写为主。随着数字化发展，许多工作逐渐信息化，我国档案管理水平仍然有待提高，整体信息化管理欠缺，借阅档案不仅需要调档函，可能还会因为距离远需要邮寄，这样既不方便，也不安全。管理人员需确保档案的安全性，不可以将个人档案信息泄露，目前来看，档案信息管理系统仍存在许多历史遗留问题，电脑的老旧系统无法支撑新的档案管理工作，这就需要进一步改善。

二、党校档案管理信息化的重要意义

1.解决档案空间不足

在有限的空间储存的档案越来越多，自然避免不了档案资料出现管理混乱，个别档案出现丢失、破损现象，而随着信息化档案管理，档案逐渐转为数字化电子信息形式，档案储存的云空间扩大，对档案的有效储存更加有利，打破空间限制。

2.减少档案管理成本

档案储存对环境设施要求比较多，需要严密、防潮等，甚至配备空调、除湿器等，并且档案需要档案袋、纸张等耗材，而信息化管理档案在一定程度上减少了管理成本，避免了不必要的保管经费耗损，节省纸张用度，使档案管理工作更加行之有效。

3.党校档案信息动态化管理

党校的档案多涉及干部、教师等管理人员的档案信息，在工作中避免不了各部门的资料审查或新资料形成时需要档案的查阅等情况，对于调阅档案因跨越不同工作体系会受到一定程度上的制约，信息不具有联动性，档案信息不能共享，也不能及时更新，对档案管理工作也造成很大的困扰。对档案管理增强信息化，使相关人员可以通过信息化平台对档案进行查阅及处理，可以通过互联网远程调阅，党校对档案信息能够动态化管理，具有极大的便利性。

4.避免原始档案丢失

档案一般需要长期储存保管，但由于传统档案纸张随着时间的推移会有耗损，字迹也会随之变淡，一旦遇水或遭遇火灾就会造成档案破坏甚至是永久性销毁，对档案所有人造成不可弥补的损失。信息化管理档案可以很好的保护原始档案，避免意外情况造成档案遗失，通过电子录入整理存档，减少纸张翻阅次数，不仅提高档案管理工作效率，更有效的保护了原始档案文件^[3]。

5.所需信息单项提取

原始纸质档案保存，查阅档案中一项内容需要整体借阅，并在所有档案中找寻所需档案内容，再将剩余档案存回，隔期又要重复同样的过程还回。信息化管理可以实现档案查阅的信息单项提取，而且不会对档案管理带来麻烦，减少大量数据中提取有效数据的时间，这就意味着信息化管理可以为党校工作提供精确、有效、全面的信息化服务，对党校建设和人才管理提供有效支持。

三、创新党校档案管理工作对策

1.引进档案管理新设备，建立档案管理新平台

对档案管理的基础设施进行调整，检查档案管理室老旧程度，修整管理大环境，对破损设备进行遗弃处理，引进新的档案管理设备，保证档案管理独立空间，对所有档案进行整理分类，按年份、编号等进行分区域管理，专项档案专柜收藏。并建立档案管理新平台，应用科学研发的档案管理新系统，应用计算机及网络信息化技术对档案资源进行管理，定期定时对档案管理系统进行检修和维护，确保档案管理工作的顺利进行，促进档案管理工作效率。对于废弃档案进行鉴定处理，单独空间处理，避免信息遗失，也可以建立各单位系统链接，在需要的情况下，通过平台网络进行调阅，同时不会造成档案信息泄露，应用先进技术手段对党校档案进行先进化、系统化、信息化管理。

2.提高档案管理相关人员的专业能力

管理人员是党校档案管理的核心人物，直接影响着档案管理的质量。随着档案的不断增多，管理技术的不断改进，对管理人员专业素养的要求也越来越高，管理人员不仅要能够对档案进行收纳、整理、储存，还要掌握先进的管理技术，会应用计算机系统，熟练互联网平台，并对档案管理有一定的专业基础知识，并具有一定的创新能力，既要求管理人员的专业知识水平，又要求管理人员的技术能力，对于个人自身素养也是极为重要。所以，党校对档案管理人员既要培养个人素养，又有注重提高档案管理相关人员的专业能力^[4]。

3.全面建设档案管理信息化

全面建设档案管理信息化，建立档案资料数据库，形成信息数字化管理，应用先进科技技术手段对文件进行扫描、传真，并进行处理，录入相关信息，形成电子档案资源，实现档案数字化、信息化，对收集的档案进行归纳整理，上传到平台云端，完善档案调阅、档案转档、档案移除等电子流程，使档案管理更加安全、完整，并能够追踪档案信息，使档案资料不会遗失。

总结：

综上所述，在信息高速发展时代，大数据背景之下，党校的档案管理需与时俱进，跟上时代步伐，不断信息化改革，不断寻求新型管理模式，使档案管理更简单、更方便、更安全、更有利，创新党校档案资源管理，利用先进设备，挖掘专业管理人才，应用信息化管理技术，建立网络管理平台，使档案管理更优化，以促进党校的全面发展。

参考文献：

[1]杜敏.省级党校档案开发利用工作中存在的问题及对策研究——以天津市委党校为例[J].档案天地，2019(05):40-42.

[2]李成杰.以人为本理念下党校档案管理工作的分析[J].电脑知识与技术，2018，14(08):258-259.

[3]李敏.新时代背景下党校档案管理面临的问题及改进措施[J].办公室业务，2018(11):112.

[4]任海鹏.大数据时代下“互联网+”党校档案管理措施研究[J].林区教学，2019(09):46-48.