基于互联网的办公室文书档案管理探索

基于互联网的办公室文书档案管理探索

牟泳泉

国网黑龙江林口县电业局有限公司 黑龙江省牡丹江市 157600

摘要：在“互联网+”时代，文书档案管理模式未得到转变，少量应归档材料欠完整，表彰奖励材料人名没有录入专用软件，导致检索效率不高，不利于文书档案作用的体现。对此我们要结合“互联网+”的要求，不断改进文书档案管理方法，提升文书档案收集、整理、保管和利用的效率，为单位的发展提供更加优质、便捷的服务。

关键词：互联网；办公室；文书档案；管理探索

1导言

当今社会已经进入信息爆炸时代，互联网信息管理已经成为当前主流趋势。现在几乎所有的行业，无论是政府行政部门还是企业单位，在文书档案管理方面都基本上实现了互联网信息化管理。新时期文书档案管理必须明确定位，实现资源共享。

2基于互联网条件下文书档案管理的意义

2.1有效提升文书档案管理效率

利用当前的互联网电子计算机技术建立文件管理器，对办公室文书档案进行分类整理和高效管理。这样可以解决传统文书纸质档案管理的复杂问题，电子信息化管理和收集文件归档，便于调整文书档案检索顺序。当前随着计算机和互联网的普及，档案管理信息化已经成为主流趋势，采用互联网电子计算机技术管理文书档案更加方便，文件查询、检索以及传送也更加快捷。

2.2实现信息共享和高效检索

利用互联网技术处理文书档案，可以将纸质档案进行拍照、扫描并记录下来，保存为电子文档，上传至互联网云空间，档案资源可随时随地检索，有效提升文书档案查阅效率。传统文书档案管理模式下，大量的文书档案信息仅仅储存在文件柜中不能充分发挥其作用，还会造成数据的流失和资源的浪费，后续信息的二次利用也非常困难。相比较传统手工作业方式，互联网电子信息技术管理更加轻松快捷，可根据档案文书的外部特征进行分门别类管理，然后根据内外部特征进行内容管理。随着电子信息技术的高速发展，运用于文书档案管理的系统技术越来越高级，能够实现文档的云传输、云共享，大大提升了档案工作质量和效率。

2.3文件安全性大大提升

在文件传统传输过程中，文件丢失、延迟等现象非常频繁，而采用电子信息技术可以直接在网络上进行传递。近年来，文书档案保密技术越来越成熟，人们在读取电子档案过程中有一个加密过程，也可以支持只阅读却无法更改的权限，这样一来，文件的安全性大大提升。

3“互联网+”时代文书档案管理工作策略

3.1增强档案管理创新意识

“互联网+”环境下，信息化技术在不断进步和发展过程中，文书档案的管理工作复杂多变，文书档案管理人员应该改变自己的管理意识，有正确的管理理念，顺应社会的发展，跟上时代的脚步，让文书档案管理更上一层楼。管理人员需要改变自己的思维，有创新的意识，更新传统的管理方式，增强档案管理的层面，积极推进文书档案管理，认识到文书档案管理的重要程度，才能更好地进行服务，才能把文书档案有效运用起来，才能完成改革的目标，根据实际情况而言，不断创新意识，把文书档案管理放在首位。“互联网+”改革背景下，文书档案管理应该顺应社会的发展脚步，要注重拓宽文书档案的工作视野，从传统被动服务模式上寻求转变，主动提供档案服务，只有在思想上进行了创新，才能满足时代的要求。我局注重解决文书档案管理经费问题，2011年初搬入新的办公大楼，档案库房内的铁质橱窗换成了密集架，并安装了空调等设备，改善了文书档案装备。

3.2完善档案管理制度

文书档案管理过程中，要对各项制度进行完善，如文书档案的收集制度、归档制度、利用制度和保管制度等，为文书档案管理创造了有利条件。进入“互联网+”时代后，文书档案管理模式与技术逐步推陈出新，而文书档案有着信息量大的特点，同时类别众多，来源广泛，对此要制定文书档案管理制度，包括《档案室工作职责》《档案保管制度》《档案统计鉴定和移交制度》和《电子文件归档制度》等，保证文书档案管理工作效率实现提升，同时注重对文书档案网络管理机制的完善与优化，将各种终端设备充分利用起来，合理设定权限，达到自动化服务和数字化服务的要求。这样文书档案管理工作才能顺利开展，在操作与保管上达到统一，不断提升电子文书档案管理的规范化与安全化水平，让已有的网络信息资源得到共享，保证文书档案的作用得到有效发挥。在开展文书档案管理工作的时候，虽然在“互联网+”时代要注重电子文书档案管理工作，但是也要意识到传统文书档案管理的重要性，不仅要对传统管理模式进行改进，也要积极运用现代化技术与管理手段，实现电子文书档案管理与传统文书档案管理的齐头并进，这样文书档案载体才更加多元化，为文书档案保管与利用创造更加有利的条件。此外，我们还要结合文书档案的电子化管理要求，对相关制度进行完善，并严格落到实处，促使文书档案管理工作顺利开展。

3.3建立文书档案信息数据库

现阶段文书档案的主体大多为纸质资料，在文书档案信息化加工处理上还显得非常滞后。对此要对文书档案进行数字化、网络化和信息化的加工处理，逐步打造完善的文书档案信息数据库，这样才能更好应对新时期文书档案管理工作要求，不断提升文书档案信息化管理水平，为今后文书档案的开发利用奠定良好基础。对此，在文书档案管理过程中，可以运用传统载体图像文字识别技术、自动著录标引技术等，这样文书档案中传统载体资料的数字化水平才能实现提升，也能够为数据库建设效率提供可靠保障。档案管理部门要以资料数字化、资源共享化为前提，加快标准化建设的步伐，注重对硬件设施的建设与完善。要对各项文书档案资料进行统筹分类，对于文书档案的转交、存档、分发和借阅等，也要提升管理的规范化水平，让文书档案管理质量与效率实现提升，将文书档案中蕴含的信息资源最大限度挖掘出来，保证文书档案资料得到充分利用。

3.4强化档案管理人员培训工作

文书档案管理工作有着复杂的特点，专业性极强，为档案管理人员素质与能力提出了较高要求。现阶段文书档案管理队伍整体素质有待提升，普遍存在兼职的情况，专业知识与文化水平也有待提升，这些因素的存在都制约了文书档案管理工作的高效开展。要想满足“互联网+”时代的各项要求，让文书档案管理工作真正得到创新，应该定期开展对档案管理人员的培训工作，除了要让他们掌握丰富的档案专业知识以外，需要学习计算机、法律、文秘和文学等知识。档案管理部门要加强对档案管理人员的教育，确保每个工作人员拥有职业证书，并定期学习国内外文书档案管理方面的知识，掌握更多管理经验，让文书档案管理获得更多的活力。在计算机普及与应用的过程中，文书档案管理模式也出现了巨大变化，档案管理数字化发展速度日益加快。文书档案管理人员要将信息技术、网络技术充分利用起来，不断提高自己的专业能力，熟练操作各种现代化办公设备，这样才能从繁重的人工操作中得到解脱，文书档案管理效率也将实现提升，从而保证了文书档案服务工作质量的提高。

4结语

总而言之，相比较传统办公室文书档案管理而言，基于互联网的电子信息化的办公室文书档案管理具有非常多的优势，政府部门、事业单位以及社会各行各业都逐渐普及了信息化文书档案管理，它能够有效提升文书档案管理效率，实现信息共享和高效检索，且电子文件更易保存，状态更加稳定，大大提升文件的安全性，最终提升办公效率。

参考文献

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