房屋档案管理数字化建设问题的思考

房屋档案管理数字化建设问题的思考

李群娣

茂名市住房建设事务中心 525000

【摘要】随着社会经济和人们生活质量的不断进步和改善，对房屋档案管理工作的要求越来越高。档案管理是一项对信息的收集、管理和存储的工作，在一定程度上对促进社会经济发展和向数字化时代的过渡至关重要。本文详述了现阶段数字化背景下，房屋档案管理存在的问题，分析了房屋档案管理的新方向，并提出了在数字化环境中改善房屋档案管理的措施，以提供有关人员的有用参考。

【关键词】加强；房屋；档案管理

0引言

档案管理是数字化建设的重要组成部分，当今社会数字化爆发速度飞快，数字化下规范档案管理的意义重大。为解决此问题，房屋需要积极创新档案管理方式，与先进的数字化技术相结合，提高档案管理效率，并确保充分利用档案的价值。同时考虑到房屋档案管理的实际需求 并制定适当的管理措施以提高档案管理的质量。在数字化这一时代背景下，考虑到效率和质量，房屋档案管理工作已经逐步发展起来，数字化时代大大提高了房屋档案管理的效率。

2房屋档案管理数字化建设的意义

2.1提高档案管理效率

档案管理数字化技术可以提高房屋档案管理效率，降低房屋档案管理成本。档案管理信息和相关数据可以使用数字化关联技术进行高速处理，并且档案管理的形式正在逐步改变。越来越多的房屋档案管理开始使用电子档案来代替传统的纸质档案，并使用相应的数据库技术来有效地管理大量数据和信息，从而更好地节省资金与管理档案的成本。

2.2提高档案管理的质量

数字化的应用提高了房屋档案管理的质量，这主要归因于电子归档的质量优势。数字化时代，房屋档案管理人员的工作强度可大大降低。传统纸质的档案因为是在纸上进行的存档工作，风险相对较高，并且易受客观和人为外部管理因素的影响，从而出现保存和管理的问题。在数字化时代，拥有相应的数据存储空间，足以确保有效存储大量已归档的数据和信息，并在档案的管理与使用方面发挥重要作用^[1]。

1现阶段房屋档案管理存在的问题

1.1管理人员的专业技能不高

传统的房屋档案管理只要求工作人员掌握档案管理的知识和更统一的管理方法，但是科技的发展为档案管理提供了更加多样化的方法，同时要求工作人员具有一定的存储和分析信息的能力，这对于当前的档案管理者来说是相对欠缺的。

在数字化时代的背景下，数字化和数字化是房屋档案管理的趋势，要求负责档案管理的人员在具有传统的档案管理技能的同时对计算机技能进行掌握，尤其是在数据的收集，分析和开发领域。但是实际上许多负责房屋档案管理的工作人员不是科班出身，尽管他们具有档案管理的经验，但他们仍有加强数据处理的能力。另外还有一些管理人员属于岗位的调换，档案管理的基本技能不足，完全不了解档案管理工作^[2]。

1.2档案信息的不安全性

近年来，随着数字化的发展，经常发生电信领域的欺诈行为，主要原因就是由于公民的信息被非法分子泄露和利用。使用计算机进行档案管理，可以在没有适当管理和维护方法的情况下，十分容易的对档案信息进行窃取，黑客非常普遍，是信息盗窃的主要肇事者。在有些情况下，某些具有竞争关系的公司会利用黑客攻击竞争对手的公司或企业，这会导致信息丢失并使恢复变得困难。随着网络技术的发展，信息的不安全性日益增加。对于数字化档案的管理，必须保证档案数据的安全性和完整性，并且不得泄露相关信息。

1.3房屋档案管理重视程度不够

目前，许多房屋对自己的档案管理重视程度不够，他们认为这些档案部门功能不强，因此对档案的投资也有所不足，随之而来的后果是档案管理所必需的基础设施得不到充分发展。

3加强房屋档案管理的策略

3.1数字化管理

在数字化环境中，房屋档案管理的创新需要数字化管理，而数字化管理需要概念上的更新，以及方法上的创新与改变，即档案的集中分类，将可以数字化管理的档案进行区分，并主动将其转换为信息数据档案。其次要做好数字化管理档案的准备，记录好有连带关系的档案，为数字化管理档案做好准备。另外，档案数据的数字化转换需要很长时间，并且记录过程需要严格的工作方法，切勿在过程中出现人为错误致使丢失档案情况的出现。最后，转换后的电子档案需要与原始记录中进行校正，以产生完整可靠的数据，这为进一步改进和使用电子数据提供了坚实的基础^[4]。

3.2提高档案信息的安全性

提高档案信息的安全至关重要，必须建立良好的档案信息安全管理机制。首先，在数字化环境中，不管是档案的归档或者是档案的完善，都必须通过访问特定的软件，并且不可避免地要在网络山上打开关于存档的信息平台，以便存档的管理和对存档的访问。安全管理应从有权访问档案信息的工作人员开始，提高其待遇水平，改善人员培训和晋升机制，从而减少人员流动， 注重在日常培训中提高道德操守，避免内部安全问题。第二，保护档案免受火灾，洪水，地震及黑客攻击造成的意外损害，及时做好备份。第三，有必要增强现代信息技术的安全水平，使管理人员意识到网络安全，并为他们提供在该领域工作的手段，通过实践来增强档案的安全性和机密性。增加硬件设施的投资和更新，使用更高效、更安全的电子信息设备，确保档案管理的平稳运行和档案信息服务系统的正常运行。最后，要及时更新防火墙和杀毒软件等，从而使系统更加安全可靠

^[5]。

3.3 提高数字化管理档案水平

在房屋档案的管理中，通常根据档案的实际情况进行检查，确认之后进行存档。一旦存储了数据之后，档案管理者便会使用此信息并向单位提供相关服务。但是在数字化背景下，这种工作模式显得非常落后，因此有必要提高单位数字化管理档案的水平。积极引进国际上高水平的管理体系，建立以现代技术为核心的档案管理系统。

3.4建设科学合理的工作机制

科学的奖惩制度可以有效激发每个员工的工作积极性，大大提高管理效率。为了加强房屋档案管理工作与数字化技术的融合，必须建立一个科学合理的奖惩机制。建立良好的管理人员奖惩制度，应着眼于单位的利益，从而有效保护每一位员工的切身利益，实现真正的公正合理。因此，一方面有必要建立对工作的奖励制度，另一方面必须制定适用于违反制度的惩罚规则，以达到工作机制真正的公平公正，奖惩严明。同时，要求房屋单位加大对档案管理的投入，改善相应的设施，并提供在档案管理中使用，作为整合主要信息技术的物质保证。

4房屋档案管理的要点

房屋档案管理主要包括以下几点：第一，房屋档案管理的焦点依然是资源。对于房屋档案管理而言，资源是生命同时也是基础，如果缺少足够的档案资源，便会影响档案意义和档案价值。第二，基础目标是利用，档案资源通过实际应用才能进一步突出其本质价值。随着时代的差异变化，对于资源的价值发挥和利用所产生的限制和约束也各不相同，大数据自身较高的关注度结合先进的网络信息技术，在新时代中，档案信息应用空间相继扩大。第三，技术是关键，档案资源属于大数据中的重要组成部分，拥有较高的应用价值，而怎样对档案信息进行深入挖掘和分析成为未来研究的重点。为此需要先对信息进行合理转化，将档案从信息形式转化为数据形式，从而才可以通过各种大数据软件进行准确识别和分析，合理利用，从该角度分析，发挥档案价值最为重要的便是数据处理。

5结束语

在信息社会发展的大背景下，给房屋档案管理带来了机遇和挑战。为了提高档案的效率和质量，充分利用现代信息手段及措施至关重要，负责档案管理的部门也应继续调整其方向和目标，以便提高负责档案管理人员的素质，共同为档案的高效管理做贡献。

【参考文献】

[1]李成杰,徐长安.浅析数字化时代的档案管理创新策略[J].电脑知识与技术,2020,16(06):10-11+21.

[2]冯莹.论数字化时代档案管理模式的转变[J].纳税,2020,14(05):287.

[3]郭晓蕾.数字化时代档案管理模式变化研究[J].陕西档案,2019(06):52-53.