浅谈 做好企业办公室文秘综合管理工作的几点 思考

浅谈 做好企业办公室文秘综合管理工作的几点 思考

赵岩滨

山西兰花科技创业股份有限公司唐安煤矿分公司 , 山西 高平 048400

摘要：办公室作为企事业单位沟通内外、协调上下的重要部门，承担着参谋、协调、服务、督办等多项职能。文秘岗位在发挥好参谋助手等作用的同时，还承担着以往办事员的职责，这就要求文秘人员不仅需要立足于全局，在思考问题时尽量站在领导角度，承担好辅助领导决策，而且还要增强过硬的本领和素养，才能更好的胜任本职工作。本文对做好企业办公室文秘综合管理工作的思考进行分析，以供参考。

关键词：办公室文秘；综合管理；思考

引言

办公室部门是整个公司的综合协调机构，很多重要管理事务都由办公室来开展处理。可以说，办公室是公司内部政策制定、文件传达的核心枢纽。从事行政工作的文秘人员除具备极强的行政管理能力外，还要具备一定的计算机操作能力，能熟练使用办公软件，满足公司内部文案的编制需求，承担好信息传达、承上启下的作用。

一、办公室文秘综合管理工作概述

企业办公室文秘综合管理工作并不是一项简单的工作，它对文秘人员有较高的专业性、职业素养以及思想道德素养等方面的要求。一方面文秘人员必须具备一定的文字功底，需要按照领导的指示和要求来起草和撰写各种会议的筹备文案资料、各类文书、工作会议总结、工作计划以及各项规章制度、改革文案等。另一方面文秘人员需要具备较强的交流沟通技巧、综合协调能力以及活跃敏捷的思维能力。

二、办公室文秘在综合管理中的作用

信息工作作为领导重要的决策依据。日常工作中对外反映情况、树立形象，对内服务决策、指导基层等皆需要信息传递。办公室文秘要想将自身参谋助手作用进一步发挥，那么就需要着重发挥“信息库”的作用。一方面，需要努力拓展信息源渠道，便于将单位内部情况、外部相关信息第一时间准确掌握并报告，从而将各项工作进展情况全方位地了解。同时，办公室文秘需挖掘上传下达流转环节的信息，及时筛选出材料中的有用信息、并于会议中灵活捕捉信息，保障信息的针对性与时效性，便于将重要的时效信息反馈给领导；另一方面，需对信息筛选、分类及综合工作予以重视，将具备倾向性且十分普遍的情况、经验与问题找出，促进信息使用价值的提升。围绕“领导需要知道的”和“需要领导知道的”，尽快为领导提供信息，便于将信息服务领导决策作用充分发挥。

三、做好企业办公室文秘综合管理工作的有效策略

（一）科学建章立制，确保管理朝着高效化、规范化方向迈进。

科学的规章制度是提高工作效能的最有效的外驱动力。首先要建立健全符合企业发展实际情况和运营需求的规章制度体系。体系在制定之前要充分地征集各个部门的意见和建议，集思广益，以增强规章制度体系的科学性、可行性、实效性以及规范性等。规章制度的内容不仅要符合文秘人员的工作性质和工作需求，而且还要起到有效提高办公室文秘工作人员工作能动性的作用。同时还要加强对规章制度的宣传和贯彻工作，将工作制度真正融合到文秘工作人员的工作实践当中，使其不断提高遵守规章制度的自觉性，从而有效提升工作质量和效率。

（二）做好督查督办职能，确保各级要求政策及时高效落实。

文秘工作人员是领导的得力助手，发挥着重要的参谋作用，主要体现在会议精神内容纪要、文件传递、督办待办事项等方面。企业的主要领导每天都会接收并处理大量的文件，文秘工作人员必须协助进行甄别、分类、处理等。其中最为重要的是会议精神、内容纪要，包括每周例会、阶段性工作总结以及各种新政策、新方针、新指示的下达等。文秘工作人员必须高效、精确、全面地将领导的要求提炼出来并在会议纪要中体现出来，尤其是在会议上公布的待办事项，必须特别重视，全面、高效地传达给所有职工。文秘工作人员必须明确会议纪要所涉及的各项工作内容的时间节点并完成事项的标记工作，同时及时进行督查督办，确保上级要求和领导指示精神得到迅速落实。另外，办公室文秘工作人员还要做好每一项工作的提前策划与安排，对每一项工作进行科学布局，根据每一项工作任务的主次轻重缓急以及所需时间长短等要素，科学合理地制定高效的工作计划，充分发挥自己的聪明才智，善于集中群策、发挥群智，在和谐融洽的氛围中优质、高效地推动各项工作的顺利开展。

（三）培育过硬的文化素养，提升办公室文秘的综合素质

由于办公室文秘工作繁杂，责任重大，难以按照实际工作量核算绩效待遇。因此，在长时间的高压和高强度工作下，办公室文秘人员偶尔会在工作中产生消极情绪，进而出现厌倦低落的工作态度。因此，文秘人员一方面要自觉提升心理素质和抗压能力，加强自身管理知识和管理技能，让办公室文秘自上而下的自主参与到精细化管理当中。另一方面，通过电子化办公升级管理技能，能够熟练运用计算机技能和多媒体技术，具备整理归档以及组织协调众多部门的能力，因此也需进行档案管理学习和心理学知识学习。通过学习多领域知识让自己的工作更加专业化，将工作更加“精细化”，不断提升工作管理效率。

（四）树立精细化管理意识

精细化管理不是一蹴而就的事情，它是在长期工作中不断践行的管理理念。面对不断更新的管理意识和理念，要对办公室文秘进行精细化管理理念培训。具体要培育好办公室文秘的四个精细化意识。精细化意识包括细节意识、服务意识、规则意识和系统意识四个意识，做好这四个意识对办公室文秘工作有着重要作用。细节意识要求办公室文秘要注意日常工作细节，细化工作内容、细化工作对象、细化工作流程和环节等。服务意识要求办公室文秘在工作中要牢固树立服务的意识，对收到的各种问题要进行及时的处理等；规则意识是办公室文秘在工作时要按照制定的规则和制度进行工作等；系统意识则是要求办公室文秘在做一件事的时候，要考虑事情发生发展的全过程等，以此来帮助办公室文秘培养精细化管理理念，提升办公室文秘对工作精细化的认识和水平。

（五）协助领导开展工作

公司内部的秘书为多位领导服务，主要是协助领导开展各类工作，为传达领导的决策意图，以及落实领导所制定的管理政策，协助高层领导人员参加会议和签订合同的各项工作。因而，文秘工作者要做好文件的保密工作，保证制定的管理制度、政策文件可以快速传达给各业务部门，各下属公司提供行政管理信息，促进信息可以在各部门之间进行流动传输。

结束语

新时期办公室文秘人员必须按照习近平总书记在考察中办工作时提出的“坚持绝对忠诚的政治品格、坚持高度自觉的大局意识、坚持极端负责的工作作风、坚持无怨无悔的奉献精神、坚持廉洁自律的道德操守”的“五个坚持”的要求，紧紧围绕单位发展愿景和领导工作思路，强化服务意识，增强服务本领，立足岗位职责，勇于开拓创新，充分发挥参谋助手作用，帮助领导出谋划策，便于促进工作质量与效率不断提升，更好地服务决策、服务大局、服务发展，为单位各项工作的顺利开展提供坚强保障。

参考文献

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