煤炭 企业档案管理模式的创新策略分析

煤炭 企业档案管理模式的创新策略分析

乔紊

国家能源神华神东公司档案室 陕西榆林 719315

摘要：煤炭企业档案管理有助于提升煤炭企业建设和生产管理，实现资料的存储与应用，推动我国社会经济的快速发展。我国煤炭企业档案管理存在一些问题，影响到煤炭企业档案管理质量。有鉴于此，文中以煤炭企业档案管理特点为着手点，分析创新煤炭企业档案管理的措施。

关键词：煤炭企业档案；管理创新；具体策略

现阶段我国部分煤炭企业在对企业档案进行管理的过程中存在着一定的问题，没有意识到档案管理对企业发展产生的重要作用，一味地追求生产方面的突破，却对档案管理等辅助工作处于一种长期忽视的状态，这十分不利于煤炭企业的长期可持续发展。

1、煤炭企业档案管理的重要性

企业的发展是不同的生产经营活动组成的，也正是这些活动构成企业的档案，对于不同的企业类型而言，有着不同的企业活动，并且性质也不尽相同，在企业运行以及发展的过程中，涉及到很多的企业活动，包括企业管理以及技术开发还有具体的生产销售等活动，这些生产活动都需要进行详细的档案记录，并且在企业的发展过程中需要对这些档案不断的进行补充，不同的档案内容要及时的进行分类整理，在进行企业档案整理的过程中，需要遵循一定的客观规律，并且能够将企业档案的重要作用充分的发挥出来。

煤炭企业档案管理工作最为核心的内容就是详细以及全面的记录生产过程中的相关信息，也就是要对企业发展的历程进行记录，企业在实际的发展过程中有其具体的特点，所以在进行煤炭企业档案分类的时候应该以企业所有档案为参照对象，包括工程建设档案、生产技术类档案、行政类档案以及经营管理类档案，只有整理好这些档案，才能够完善企业档案管理工作，将企业的生产效率提高。

2、煤炭企业档案的特征

2.1 数量大

煤炭行业是一个具有很强专业性的行业，对于各种技术的涉及面广，生产作业复杂程度高，企业人员众多，技术标准多。再加上煤炭企业内部各单位之间的密切联系，在部门职能方面、专业能力方面都存在着交叉合作的现象，从作业面来看，既有复杂的井下开采环节，又有运输提升环节，还包括销售等多个环节，这些环节都会产生大量的档案资源。近年来煤炭企业的发展速度较快，无论是企业数量还是规模都有很大的突破，这使得档案数量进一步增加。

2.2 广泛性

煤炭企业的档案从其类型上来讲非常丰富。既有与煤炭建设和开采生产相关的各种技术性要求、作业标准、施工流程等等，又有企业管理相关的各种档案文本，还有上级部门对于煤炭行业的相关政策规定、法律法规等等，还有企业购买的各种设备、材料的记录。此外还包括了各种人力资源档案、设备档案、销售档案等等。总的来说，涉及的范围非常广泛。而在这不同种类的档案中，重要性和价值也并不相同，这对于档案管理来说也是其难度进一步增加。

2.3 技术资料使用频繁

对于煤炭企业来说，“安全第一、生产第二、效益第三”是其根本的管理理念。再加上煤炭生产本身具有的较高的技术性要求，所以档案中的各种技术档案不但使用价值极高，而且使用非常频繁。特别是包括地质灾害治理、瓦斯治理、机电维护等等技术档案，以及相关的生产标准，设计图纸等，都是日常生产和管理非常重要的参考资料。

3、煤炭企业档案管理模式的创新策略

3.1 建立健全完善的煤炭企业档案管理制度

俗话说“没有规矩不成方圆”，面对煤炭企业档案数量较多以及档案内容较为复杂的情况，想要有效开展煤炭企业档案管理工作，就必须建立健全更加完善的企业档案管理制度，通过制度来对相关工作人员进行有效的规束，对其工作水平以及工作范围提出要求，让工作人员有章可循，在面对纷繁复杂、种类繁多的煤炭企业档案时，可以更加专业地进行档案管理工作，根据不同的档案内容进行正确的立卷、分类、保管、开发以及利用工作，让煤炭企业档案管理工作真正为煤炭企业的整体发展提供有效的帮助。

首先要充分了解煤炭生产建设的发展情况，重点了解煤炭开采技术的竞争点，然后结合实际情况对信息数据进行系统的分析，有必要结合企业发展的实际情况建立档案室，这样才能够提高档案管理工作的效率，其次就是要意识到进行档案集中管理的重要性，这样才能够有效的实施管理，同时进行集中管理也是企业内部其它工作顺利进行的有效保障，建立有效的监督考核机制也十分必要，这样能够有效的监督相关的工作人员，确保其工作质量。

3.2 加强档案宣传工作

在很多煤炭企业发展的过程中，档案宣传工作的核心内容最多的就是着重进行相关法规条例的宣传，这种宣传工作难以实现很好的宣传效果，在进行档案宣传工作的过程中，应该将档案工作的新亮点以及新特点及时的进行捕捉，这样才能够确保宣传工作更具活力，更加有效，随着信息技术的不断发展，在全新的社会背景下，有必要运用全新的宣传方式进行宣传，可以通过上网以及制作还有NV等形式进行宣传，确保宣传的档案能够在不同的部门呈现，并且能够起到一定的作用。

档案管理工作属于企业发展过程中的一项服务工作，所以应该加强档案管理部门的服务意识，增强档案管理部门的服务意识应该从多个方面做起，首先应该做好技术改造方面的服务，确保相应的档案信息资源能够得到充分的利用，还要注重做好节能挖潜方面的服务，也就是要充分利用好档案资料，最好要做好维护企业权益方面的服务，由于煤炭企业在实际的发展过程中常常会涉及到很多的法律文书，所以档案管理工作还要注重做好法律文书的保护工作，确保企业在面临纠纷的时候能够帮助企业更好的解决问题，在更大程度上减少企业的经济损失，使企业有更好的发展。

3.3 充分利用信息技术并完善设备投入

当前信息化技术在各个领域中的应用都取得了非常显著的效果，档案管理信息化也是其重要的发展方向，所以煤炭企业档案管理必须要重视信息化建设。通过建立信息化系统，不但能够让人工劳动得到大幅降低，避免重复性的劳动，而且还可以通过计算机的管理，减少人为因素在档案管理中的影响，实现档案管理效率和质量的双重提升。更重要的是，通过档案管理信息化建设，能够极大的提升档案的运用效率，还能够充分发掘档案的价值，为企业决策提供更可靠、更有效的智力支持。

档案管理的信息化建设离不开专业的信息化工作设备，因此煤炭企业需要在设备管理方面投入一定的资金去购买档案信息化管理所需要的设备，例如大型存储器和扫描仪等。除此之外，部分煤炭企业由于信息技术利用不充分以及其他种种原因，在设备和工作团队完善之后却并未因档案管理的信息化建设而提高工作效率。这就要求煤炭企业在提高重视程度和档案管理人员的专业素养之后，应切实有效地利用信息技术进行档案管理，并建立相应的监督部门实时监督档案管理工作的进展，以提高专业信息化工作能力。信息数据的泄露不仅不利于档案管理的信息化建设，还对煤炭企业的发展造成了一定的威胁。因此，在档案管理的信息化建设中煤炭企业还需重视信息安全保护系统的建立与完善。这方面可以请专业人员为企业建立网络防火墙和监督保护系统，实时阻挡病毒或黑客的侵入，同时在保护系统遭到破坏时也能及时发现，并采取合法手段解决问题。

结语

综上所述，档案是一个企业在成长和发展过程中的经验总结和知识积累，是企业历史的重要见证，也是对当前企业资源有效管理的重要方式，因此必须要给予高度重视，对于当前很多煤炭企业在档案管理方面的不足之处，必须要予以改善。在全新的经济形势下，做好煤炭企业档案管理工作是企业发展的必然选择，同时这项工作也应该引起更多人的关注，高质量的企业档案管理才能够促进企业有更加长远的发展。

参考文献

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[2]耿露露.煤炭行业档案管理工作面对的问题和对策[J].科技经济导刊,2020,28(03):231.

[3]刘本珠.煤炭企业档案数字化建设途径探究[J].兰台内外,2020(02):3-4.