新时期卫生计生档案管理分析

新时期卫生计生档案管理分析

王爱彬

曹县普连集镇社会事务服务中心 山东 菏泽 274000

摘要：目前，经济建设发展迅速，计算机技术的不断进步给卫生计生工作实现信息化档案管理打下了基础，但是国内在该方面整体发展较为滞后，因此，全面推进计算机信息技术应用，配齐配强相关硬件设备非常重要。档案管理信息化的基础就是管理软件和网络技术，它能够弥补传统档案管理的缺陷并高质高效地管理档案。

关键词：新时期；卫生计生；档案管理分析

引言

国家卫生计生工作的改革与进步是提升民众福利的重要工作。为更好地促进我国卫生健康事业发展，加强卫生计生队伍的治理能力，科学合理的档案管理是其基本工作内容之一。在档案管理工作中，还存在困难和问题，需要政府及有关部门给予人力、财力和物力等综合保障，采取相应措施以充分发挥档案促进工作的功效。

1卫生计生档案信息化的重要性

以计算机信息技术为支撑，以科学管理理论为根基来实现卫生计生工作中的档案管理叫作卫生计生档案信息化管理。它能提高管理效率、降低出错率，实现信息化、系统化和智能化的档案管理，从而满足人们不断增长的需求。随着计算机网络技术的飞速进步，其中相关管理软件也在不断升级，整体的功能也呈现出多元化、人性化特点，极大地推动了我国卫生计生档案管理工作的进步，这些进步所带来的优势是传统档案管理手段所不能相比的，特别是其可以实现档案资料的长期保存、随时调用，非常方便。传统档案管理要将纸质档案保存在档案室等特殊场所，很大程度上会受到保存环境及天气变化等物理因素的影响，传统的纸质档案，在保存的过程中非常容易出现因为受潮而导致的档案损坏，且由于长时间的积累，卫生计生方面已经存在了大量的档案，若需查询相关数据，整体的难度非常大。一些重要的信息可能找不到甚至是消失了。在信息化技术的支撑下，档案数据可以通过电子资料的方式储存在硬盘中，档案管理的安全性与便捷性大幅度提升，极大节省了储存空间，也使得调用查找变得非常方便快捷，这大大提高了档案管理的工作效率以及工作质量。

2档案管理的现状

2.1档案管理基本工作条件较为落后

我国正处于飞速发展阶段，卫生计生部门需要完成的任务要求也越来越多，但一些档案管理工作部门的基本硬件配套设施并不足以满足当前快节奏的工作发展需求，整体硬件水平较为落后，与现在化档案管理高效、全面、准确的相关思想要求相违背。其具体表现在：第一，一些地区的卫生计生部门受到当地经济发展所限，并没有获得足够的资金投入支持，无法及时更换先进的工具设备，直接导致档案管理工作不能快速满足社会所需。第二。社会发展程度参差不齐，一些档案管理部门系统更新较慢，缺少专门的硬件设备，此外并没有根据当地实际情况制定针对性的软件系统，工作人员不得不采取额外的整理归档工作，没有精力对系统进行及时的维护和调整。

2.2档案管理基础工作技术有待提高

管理技术的应用是充分发挥档案管理改革功效的核心内容，利用计算机系统的现代化档案管理技术是满足卫生计生部门各项任务要求的重要依托。当前档案管理工作技术的不足主要体现在：第一，没有彻底实现由纸质档案向数字档案的转变。许多数据信息并没有及时录入计算机系统当中，无法充分发挥数字档案的强大功能，缺少了信息化的支持，很大程度上阻碍了工作的有效性。第二，数据库系统技术并没有获得科学充分的发挥。软件系统技术不完善，不能完全保证档案数据的安全性和准确性等，相对于世界领先机构，其软件技术还有很多需要改进和学习的方面。

2.3档案管理基本工作系统比较滞涩

档案管理工作系统的制定和建立是基于大量实践经验基础上而得出的，而由于我国发展起步较晚，工作系统并不是十分完善。具体表现在，工作人员在进行数据档案的收集整理、存档归档过程中采用的工作方法各有特点，并不能形成统一的系统方案，使人员与人员、部门与部门之间沟通与交接出现阻碍，很容易在数据的传递过程中发生错误、遗漏等混乱现象。

3新时期卫生计生档案管理分析

3.1加强重视程度，提升技术培养

档案管理不仅是卫生计生部门重要的工作组成部分，又是保证其他工作有序进行的先决条件。为了满足社会需求，响应国家卫生健康委员会的号召，档案管理人员需要提升自身思想境界，加强工作积极性，主动学习先进的管理技术和业务能力，相关卫生计生单位也必须提升对档案管理的认知程度，抓紧技术的培养和传递工作，学习世界先进的档案管理技术并向内部工作人员进行传授，可以定期开展培训课程或者交流会，使档案管理人员更容易地接触到科学的管理技术，由老员工向新员工传递工作经验，新员工向老员工教授计算机知识，以此提升档案管理部门整体技术水平。

3.2不断完善相关管理制度

唯有完善的管理制度才能够保证档案管理工作的有序开展，结合笔者多年实践经验，卫生计生档案管理制度应当包含下面几部分内容：对档案管理人员实施月度、季度、年度考评机制，计生档案的收集、整理以及保存工作必须规范有序，严格按照上级业务部门的要求和标准实施操作；建立定期谈话制度，档案管理工作人员应当定期对各科室负责人进行沟通，从而取得工作主动权；建立卫生计生项目登记制度，为各级卫生计生办公室和医疗保健相关机构制作检查登记表，收集完整的一手资料；推行档案收集整理时限机制，要求档案管理人员在每天下班之前应当对各个科室、部门的资料进行汇总，每月对档案收集整理和归档情况进行汇报等。

3.3实施档案科学化管理

卫生计生档案管理人员必须定期对收集的档案实施科学规范的归档整理。为确保档案管理质量和效率，实现档案类目规范设置的要求，我们应当努力做好以下几方面的工作：第一是科学设置档案类目；第二是推行定期整理归档机制；第三是贯彻落实卫生计生档案管理工作检查制度；第四是档案人员要树立依法治档意识，落实档案归档利用相关规范，保证档案材料的准确性与完善性；第五是开展好年度档案收集整理工作。

3.4加强档案人员队伍建设

21世纪已经进入信息时代，卫生计生档案管理的信息化建设也逐渐推进，这不仅要求档案管理人员必须要具备丰富的专业知识，同时还应掌握一定的计算机操作技能。所以我们应当鼓励支持档案管理人员积极参与培训学习，定期开展培训讲座会议，努力提升在职档案工作者的综合能力，同时帮助他们树立现代化、信息化的档案管理理念。在组织进行培训教育的过程中必须要选择多样化的培训方式，构建立体化的培训模式，力求培训工作的针对性与时效性。此外，还应进一步强化卫生计生档案工作者的图书馆学与情报学等关联学科知识，让他们能够主动地投入到档案管理研究工作中来，清楚地认识和了解档案管理工作的现状与发展趋势，更新其知识结构体系。

结语

综上所述，我国人口高速增长，提高卫生计生档案管理工作迫在眉睫，需要积极完善制度并采取恰当的管理方法来实现档案信息化管理的应用，进行大力推广，使之可持续发展。做好卫生计生档案管理工作是维持卫生计生部门整体稳定运行的基本条件。采取现代化的档案管理措施，丰富自身管理内容，提升管理效果是政府部门急需完成的改革内容。希望通过积极的优化调整，可以进一步提升卫生计生工作水平，为广大人民群众谋取健康福利。

参考文献

[1]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理,2016(5):58.

[2]党传玲.医院档案管理信息化建设问题与研究进展[J].中国卫生标准管理,2016,7(15):1-2.