油田档案管理存在的问题和解决方法

油田档案管理存在的问题和解决方法

张庆兰

长庆油田分公司第二采油厂 甘肃庆阳 745000

摘要:在油田生产经营中，档案管理发挥着重要的作用。档案管理工作具有很强的科学性，同时也具有很强的政

治性。本文结合油田企业档案管理的重要性及其意义，浅谈油田档案管理的有效方法。

关键词:油田企业；档案管理；管理方法

前言

油田档案管理是指在油田企业发展过程中对相关的资料、生产信息、重大经营成果等进行管理并提供利用服务的业务工作。油田档案管理在油田企业发展过程中起到了重要的作用，可以帮助油田企业了解到自身的经营状况，记录油田企业科研生产经营的重要成果和经验，为企业未来发展指明方向。目前，各油田企业在档案管理工作中都进行了卓有成效的改革、创新探索，都在积极地推动档案管理不断向现代化管理方向迈进，但在实际工作过程中仍存在着重视程度不够、档案管理团队素质不够、硬件基础设施投入不够、档案管理模式滞后于油田企业科研、生产经营工作现代代化管理水平的现象，影响着油田企业的档案管理工作和油田企业的长远发展。如何规范油田档案管理的标准化观念并进行创新，成为推档案管理发展的关键因素。

一、油田档案管理的意义

油田档案管理中，最重要的内部信息资源就是档案信息。档案包括油气勘探开发档案、科研技术研究档案、油田经营管理档案、党群工作档案、行政管理档案、生产技术档案、基本建设档案、设备仪器档案、会计档案、特种载体档案等，都是油田勘探开发、工程技术服务、矿区管理工作等方面的重要组成部分。管好、用好档案，是油田乃至各单位必须履行的重要职责。

二、油田档案管理存在的问题

1、对油田档案管理的重视程度不够

在对油田企业了解过程中，发现许多油田企业都存在着一个严重的共性问题，就是对油田档案管理的重视程度不够，导致油田企业档案管理的各项工作进展困难。首先，有部分油田企业的管理者和领导者没有看到档案管理在促进油田企业发展过程中所起到的积极作用，不重视油田档案管理，没有加强对油田档案管理工作的投入，导致油田企业的档案管理工作流于形式，无法发挥油田档案管理的积极作用，这些企业的领导者和管理者普遍都将工作的重心放在促进提高生产经济水平和效益上，认为企业的档案管理并不会为企业带来经济效益。但是实际上，虽然有油田档案管理在短期内不会带来经济效益，但长远来看，带给油田企业的经济效益是巨大的。其次，不仅企业的领导者和管理者不重视档案管理工作，甚至绝大部分员工也不重视油田档案管理工作，认为油田档案管理工作只是简单的整理材料和档案，没有什么技术含量，并且少数档案管理工作人员在工作中也缺乏对自身工作的重视，工作态度敷衍，导致油田企业的档案管理工作效率不高，难以发挥油田档案管理的积极作用。最后是自我驱动的缺失。指的是从事档案工作主动及自觉性。在新时代下，油田发展多将注意力放在生产建设的领域范围内，对档案管理有关服务性工作开展不重视。这表现为油田集中人力、物力，调配至一线生产，将一些快退休员工放在档案工作中，这无法将油田档案工作以及其发展紧密结合。

2、档案管理不规范。

档案管理作为油田合规管理工作的一部分，是规范油田工作、提供油田工作质量和工作效率的关键。因此，做好油田档案管理工作，科学规范油田档案管理是体现一个企业管理水平的重要尺度。就目前而言，油田档案管理队伍参差不齐，档案管理信息化水平有待提高，档案管理效率低下。有些档案不能严格按照中国石油天然气总公司《档案管理规定》及《企业档案分类试行规则》进行有效管理，严重影响了油田档案管理工作的有效开展。一是档案分类不合理。个别档案保管期限划分不准确；有的注重文件的归档，却重视不到位；有些单位存在应归档的材料未归档的现象；个别单位还存在同一门类档案由不同人管理的现象。二是档案整理不规范，如机构划分不准、分类不全、档号不规范；案卷标题不规范、组卷混乱等。

3、档案信息化发展不足

当前多数油田对于早期以及较珍贵，利用率高的纸质档案进行了数字化加工处理，一是在于更好保护档案，二是提升档案的利用率。在这方面需要做得比较好，对档案进行了数字化的加工处理，并且开展远程传输服务，为施工队伍也能提供高效服务。但也存在了很多问题。例如有的时间较久的新闻录像无法识别，05年之前没有转化格式，且使用的机器淘汰，只有05年之后的光盘储存可以利用。如果无法及时处理，记录油田发展的部分真实历史也就无法保存。再加上库存档案数学化加工的任务庞大，该工作刚起步，无法发挥其应有的作用。

三、油田档案管理的有效方法

1、提高档案管理人员的专业素质和技能

一是提高档案管理工作者自身素质，加强对现有档案管理人员的再培训。在社会经济高速发展的新时期，档案管理人员必须与时俱进，培养新时代复合型档案管理人才。二是对现有的档案管理人员，定期举办档案基础知识讲座和相关技能的培训，拓宽眼界增长新知识。三是运用新技术和新理论，创新档案管理新方法，促进油田档案工作良性发展。

2、完善档案管理制度

一是规范油田档案管理工作，首先需要完善档案管理制度，建立档案管理人员的岗位责任制，明确规定其工作范围和工作方法及工作职责。编制各个部门的归档目录，整理有关档案管理的手册，确定档案归档的保管期限和技术要求等，这样有利于日后的检查和指导。二是建立油田档案管理细则，规范档案管理。建立符合现阶段档案管理的各项新制度，并对过去不相适应的规章制度进行修正和完善，明确档案管理模式、工作标准和职责要求等内容，从制度层面对于档案管理工作进行规范。

3、建立有效的档案管理机制

一是要健全档案管理安全责任机制，加强档案资料的保管，做好数据备份工作。二是建立档案管理监督机制，明确油田各部门的档案管理职责。督促和监督各相关档案管理部门的工作情况及制度执行情况。如果一些档案不符合归档要求，如资料收集不齐全，应提前在归档前加以整改。三是建立油田档案管理工作体系和良性竞争机制，如在晋职表彰上，对工作能力强的管理人员予以奖励，做到奖罚分明，这样能有效提高档案管理水平，从而提升档案资源的利用率。

4、引进信息技术

一是要引进先进的档案管理理念，借助现代信息技术，对档案管理中不适应的一些方法和手段进行修改。二是油田档案管理要以充分开发和利用人力资源信息为基础，深层次开发档案管理新方法，提高档案管理的利用价值。要告别过去传统档案模式，充分利用现代信息技术来改善档案服务功能，精化档案管理资料，油田档案管理工作要向信息化、数字化、科学化方向转变。只有这样，才能提升档案管理和档案利用的有效性。着重开发适合油田档案管理的软件与技术人才的有效利用，为油田经济生产提供必要的服务。

结语

信息技术和档案管理有机结合，为构建油田档案管理搭建平台。在实际工作中，油田档案管理要摒弃传统的管理理念，要坚持高效管理的原则，利用各种信息技术和多媒体技术，建立油田档案信息化管理模型，完善动态档案管理流程，制定适合油田实际情况的档案管理风险预防应急预案，全面实现档案管理工作模式智能化。值得注意的是，数字档案存储具有较高风险，要有相应的辨识预案。在这方面，要加强档案管理防护平台。

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