档案部门在疫情防控工作中的角色与职能

档案部门在疫情防控工作中的角色与职能

杨丽华 韩新玲

国网山东省电力公司平度市供电公司，山东 平度 266700

摘要：自新冠肺炎疫情暴发以来，社会各界都在为打赢这场战役作出自己的贡献。包括各级档案馆、各类企事业单位档案室在内的档案部门应充分结合自身专业优势，在疫情防控工作中积极承担疫情防控档案管理者、疫情防控知识提供者和城市记忆构建者的角色，充分发挥疫情防控档案收集开发、疫情防控记忆保存传承等职能。

关键词：档案部门；疫情防控档案；档案开发利用；公众记忆

1 引言

2020年年初，新冠病毒肺炎疫情被世界卫生组织列为“国际关注的突发公共卫生事件”，我国各级各类档案部门积极参与疫情防控工作。如浙江省档案馆合理统筹疫情期间档案工作，采取“网上、掌上和预约”办理方式，为疫情防控相关部门及时提供查档服务；同时，发布主动征集疫情防控重大活动档案的通知。可见，档案工作在抗疫战斗中具有重要作用。面对当前状况，有责任用专业研究助力档案部门在疫情防控工作中发挥更大作用，为聚焦档案服务、为档案部门服务疫情防控工作提出策略和思路建议。

2 疫情防控工作档案资料管理的复杂性

第一，档案资料的形成具有偶然性与随机性。疫情防控工作档案资料主要来源于疫情防控工作的方方面面，且随着疫情的发展变化而变化，疫情的突发性和变化的不确定性导致防控工作存在被动性与随机性，这必然影响档案资料的形成过程。第二，档案资料来源广泛且分散。疫情防控工作涉及的领域和机构之多、范围之广、影响之深均前所未有。因此，其档案资料的来源也非常广泛分散，既有官方的抗疫文件资料，又有非官方的抗疫纪实。这些档案资料分散在社会各个领域和机构之中。第三，档案资料类型多样、结构复杂、数量庞大。疫情防控工作是一项系统工程，相关部门和社会主体参与度高，各项工作相互交叉，使得档案资料的形成渠道多、类型繁多。主要包括综合类、医疗救治类、督查类、信息咨询类、疫情类、物资保障类、国内外合作交流类、新闻宣传类等，既有结构化的文件资料和数据，又有非结构化的信息和数据，既有纸质文件，又有电子文件，数量十分庞大。第四，档案资料的收集和管理难度大。一方面，新冠肺炎是一种传染性极强的疾病，除医务人员外，其他人员一般难以进入病区一线，给档案资料收集整理带来难度；另一方面，在疫情防控工作中，各地区、各部门都处于高度忙碌和紧张状态，加之没有事先明确疫情防控工作中档案资料收集管理范围、层级管理制度、移交管理制度等，档案资料收集整理工作易被忽视，收集整理很难齐全。

3 档案部门在疫情防控工作中的角色定位

3.1 疫情防控知识提供者

作为疫情防控知识提供中心，档案部门应充分利用各种方式和平台，为政府防疫部门和社会公众主动提供与疫情相关的档案信息。一是向政府机关和防疫部门提供突发公共卫生事件档案，为制定疫情防控措施、调配防控力量、预测未来疫情等提供重要参考。二是向普通公众提供疫情防控编研产品，提供专业权威的防疫信息、增进公众对疫情发展的认知，达到稳定民心、振奋民志的目的。

3.2 疫情防控档案管理者

疫情防控档案指“防控突发重大疫情过程中直接形成的，且具有保存价值的文字、图像、声像、影像等不同载体和形态的原始记录”，代表性档案如2003年“非典”防控档案、2009年“甲型H1N1流感”防控档案等。面对此次疫情，档案部门应履行好疫情防控档案管理者的职责，与业务部门协同保障疫情防控全过程记录的真实性、完整性。其所承担的具体工作包括：各单位档案室应在档案局的指导建议下，明确疫情防控档案收集范围、分类标准；各级档案馆应建立疫情防控专题档案、主动做好疫情防控档案的征集和接收工作。如2003年“非典”防控期间，北京市档案局、市卫生局、北京防治“非典”联合工作小组协调配合，就关于加强“非典”防控档案管理制发了一系列文件，明确工作要求。截至2003年7月，北京防治“非典”联合工作小组向北京市档案馆移交文书档案3949件（卷）、音像档案44件、光盘7张、照片档案246张、资料17册，为日后调用“非典”防控档案、实现档案价值奠定了基础。

4 档案部门在疫情防控工作中的职能发挥

4.1 开展线上监督、指导，保障建设项目档案归档及时

受疫情影响，传统的集中归档风险较大，交叉感染可能性大。针对疫情防控期间形成的文件材料，档案室大力推进线上归档工作，可最大程度降低疫情防控难度。档案人员制作在线归档简易手册，线上答疑解惑。同时对建设项目档案采取预收集的工作方法，注重疫情防控部署重点和工作流程，进行线上档案监督和指导。各参加单位也可以通过国家电网公司研发的档案采集微信小程序做好疫情期间重要文件材料的线上收集归档工作。

4.2 进行线上档案审核，确保建设项目档案归档质量

以“档案审核全覆盖，档案质量不降低，问题档案不进库”为标准，变传统纸质档案审核为在线电子档案审核。档案人员通过国网数字档案馆逐条审核参建单位提交的电子档案，一审归档条目齐全完整性，二审归档条目与电子文件一致性，三审电子文件格式规范性，发现问题及时反馈，限时整改，并跟踪整改情况，确保审核方式转变不影响归档质量。

4.3 明确范围，规范流转

一是明确文件材料收集范围。凡是在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存价值的各种门类和载体的记录（包括纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料和实物等），都应纳入收集范围。应收集的文件材料包括应对突发疫情中的预案编制、疫情排查、疫情监测等前期工作的文件材料，疫情发生后的疫情报告、数据统计公开、医疗救治、隔离防治、人员物资调配、工作计划、总结、汇报材料，疫情防控工作大事记、疫情防控工作的调研报告、疫情防控工作的工作记录、电话记录、经验总结、典型事迹、建立负责防控工作的工作机构、职能分工、宣传教育文件材料，等等。二是明确文件材料归档与移交范围。各疫情防控单位和疫情防控指挥部各成员单位，除做好收集齐全疫情档案材料外，应将疫情防控期间形成的文书、声像、实物等各类档案按照档案门类法，归入本年度各门类档案，期限为永久。企业单位疫情防控档案，例如企业复工复产档案，可参照国家档案局发布第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及时制定《企业疫情防控期间形成档案材料收集归档范围和保管期限》，应收集的文件材料包括企业制定的复工复产工作方案、备案制度、企业与职工逐一签订的岗位防疫承诺书、风险评估、复工复产生产经营的状况所形成的材料等，档案部门都应指导企业及时整理、归档。

5 结束语

总而言之，统筹兼顾疫情防控与建设项目档案管理“两手抓、两不误”，通过坚持线上项目档案管理，减少人员接触，最大限度地降低疫情传播风险。同时，线上档案管理保障了建设项目档案及时、规范保质保量完成归档，为疫情期间公司各项工作的顺利开展奠定了坚实基础。

参考文献：

[1] 夏振华,赵真.加强新冠肺炎疫情防控档案收集工作的思考[J].浙江档案,2020(02):15-17.

[2] .在疫情防控中守护初心担当责任[J].陕西档案,2020(01):1.

[3] 毛鹂鹂,张小明.疫情防控,苏州档案人在行动[J].档案与建设,2020(02):57-58.

[4] 张斌,杨文.关于做好新冠肺炎疫情防控工作档案资料管理的思考[J].秘书工作,2020(02):23-24.

[5] 张斌,杨文.关于做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作档案资料管理的建议[N].中国档案报,2020-02-10(003).