关于疾控中心档案信息化管理的思考

关于疾控中心档案信息化管理的思考

卞晓寅 居立维 冷珊珊1通讯作者

扬州市疾病预防控制中心，江苏，扬州， 225002

摘要：在大数据信息化时代，对于疾控档案的资料、数据、经济和社会需求价值都有所改变，当前妨碍疾控档案价值发挥的因素主要是观念、技术、管理方法等一些障碍，需要我们转变思想观念，明确疾控档案管理信息化发展方向。同时，也需要我们加强技术保障和人才储备以及制度规范，疾控档案信息化管理才能步入现代化管理进程。我们不仅要及时跟上时代的发展，还要充分运用电子技术的优势，来拓展疾控档案多渠道利用，为疾控事业做出贡献。

关键词：技术；信息；观念

随着科学和信息时代的发展，对于电子技术的应用也越来越普遍，比如电子计算机、电子网络、电子多媒体、远程传输等一些现代科技的广泛应用。目前我国所有的企业包括事业单位、办公日常、科研生产都进入了信息技术网络化的阶段。具体到疾控中心档案管理而言，档案作为疾控中心发展各阶段的重要见证，如何运用现代的科技信息技术，将档案室的存档资料及时地进行处理、管理并加以利用，为疾控工作高质量发展积极提供有效的全方位服务，是目前疾控中心档案管理所面临的问题，需要我们及时去思考和纠正^[1]。

1. 关于档案信息化

档案信息化主要是指两方面，一方面，档案信息化是指将档案信息进行数字化、数据化，实现数据库的建立，以计算机数据库代替传统纸质档案进行相关信息的录入和存储。另一方面，档案信息化是指档案的管理手段和保护技术的信息化和现代化。档案的信息化建设有着极为广泛的内容，涵盖了档案信息资源的全面采集、有序整理和数据库建设、档案信息网络建设、档案信息资源开发利用、档案信息化人才培养与团队组建、制定和促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等，所以，档案信息化并不是简单的将各类档案进行数字化与数据化，需要从多个层面和多个方面进行共同建设。

2. 疾控中心实现档案信息化的意义

首先，疾控中心实现档案管理的信息化是顺应时代的发展。传统档案管理主要是对各种纸质材料的归档整理，不利于档案的长期保存。如今已是高速发展的信息化时代，网络、数据技术的应用使得信息数据传递更为便捷，也更加安全，档案信息化已经成为不可逆转的趋势，相比传统纸质档案，档案信息化资源录入更加全面、快捷，且电子数据存储更加安全，不易丢失或损坏。

其次，疾控中心各项行政职能都有着很多重要的数据和信息，任何疾病都有其源头，对其找到源头才能采取有效的解决方法，这对疾病控制来讲，有着极为重要的意义，需要建立单独的档案，以便为疾病控制研究追根溯源，提供全面、准确的数据档案支持，这就要求档案信息必须要安全，且传递便捷。

最后，基于疾控中心档案信息动态性和多样性特点明显，尤其动态性特点，疾病预防需要进行长期、系统的研究，需要进行信息的实时掌握，并对档案信息作出更新和分析，这相比纸质档案更加高效和准确。另外，档案信息化中也能够根据不同项目类型进行多个档案类型的明确分类和精细化管理。

三、疾控档案电子信息化管理的现状

目前，疾控中心档案分类主要包括：文书档案、科技档案、实验室检测档案、人事档案、会计档案等，要想实现疾控档案信息化，就需要建立明确的分类，并针对每个分类都做到精细化管理。但当前由于多种因素影响，导致档案信息化管理工作的推进较为缓慢。

（一）档案信息化管理不被重视

首先，很多地区的疾控中心档案管理仅仅作为办公室附属的一部分工作职责，甚至很多地方都尚未有完备的档案室，对于信息发展工作的也并未加以重视，所以出现了这些机构只有办公室人员兼职进行档案管理。正是由于诸多这些认知度欠缺、重视程度不够，所以直接造成了这类疾控机构档案管理信息化的进程和发展较为缓慢。从另一方面来讲，档案管理的工作较为琐碎，在很短的时间里，不能直接看到其效果和效益，因此，很多疾控中心档案管理人员也是处于行动艰难的状态，再加上投入和条件有限，导致管理工作人员的积极性也不高，工作激情和创新精神也是全然被埋没，这就使得档案的分类工作、录入工作陷入了僵局，甚至信息化、电子化仍停留在文件目录的录入阶段。

（二）缺乏专业的档案信息管理人才

就疾病控制档案信息化管理方面，由于人员结构不够均衡，很多人都是非档案管理专业的人员，甚至与卫生专业都不相关，在专业上没有得到相应的分配和充分的利用。在人才配置方面，档案相关专业的管理人员只占极少数，同时缺乏系统完整的培训，这也致使工作人员在工作管理上发展不均。此外，重要的一点是，没有组建专业化的档案信息化管理团队，仅仅对原有档案管理人员进行简单的培训或根本未培训，人员专业技术水平的缺失导致档案信息化水平落后，很多信息化手段和管理方法无法发挥出应用的作用，档案信息化推进效果自然不尽人意。

四、对于疾控档案管理信息化的对策

（一）构建现代化先进的档案信息管理体系

在疾病控制档案信息化管理工作上，要想使我们的档案对疾病控制、健康监测以及科学研究提供高效和先进的服务，必须构建完善的管理制度，采用现代化、信息化、电子化手段进行档案信息系统的建立，实现开放信息管理、网络信息管理系统化^[2]，通过信息化技术手段，使得档案保存和档案调用更加便捷。用对档案的信息采集、调用信息、查询信息服务为一体的高效智能管理，为疾控工作人员提供更加便捷，高效的服务。还要引入专业的人才，在软件应用方面需要强化工作人员的管理，对其进行规范化的培训，领导和工作人员要善于沟通协调、全面创新，以良好的团队建设构造疾控信息化良性管理氛围。

（二）实现档案信息的数据共享

运用先进的档案信息管理系统发挥档案信息化管理，首先要确保档案信息化建设系统与平台的构建与完善，从技术层面进行档案信息的初始录入、准确分类。要明确档案信息的重要性，加强档案信息完整性和安全性建设。对于疾控信息管理系统来说，应该具备对于文档、照片、文件、系统等功能进行模块化的管理，对一些储存信息、删除修改、查询过程等应用，进行格式化的文档并完备内置信息，加以自定义的模式，针对使用者的个性化应用，搭建良好的交互结构，实现数据实时更新、文件共享、网络应用共享、信息库共享等。可以作为OA系统的模块之一通过内部网络进行数据访问、检索有用信息，并以完善的管理制度和专业化的信息，将人员和设备得到充分的利用^[3]，真正节能高效地实现先进的档案管理。

（三）培养专业化疾控档案信息化管理团队

培养专业化疾控档案信息化管理团队，首先需要强化档案管理人员对档案信息化管理的认识，制定完善的档案管理制度，同时需要管理层将档案信息化建设纳入管理体系，去进一步推进档案信息化管理进程，以此提升疾病预防控制工作对于档案信息所需的重要决策依据。其次是引进专业的档案管理经验，自上而下建立专业化档案管理团队，明确工作目标以及工作内容，鼓励档案管理员积极参加技能培训，提高工作认知度，以此提升个人的专业素养及信息化应用水平，推动信息管理工作的高效发展。

五、总结

对于疾控档案信息化的管理，不仅是对工作人员的考验，也是工作效率和工作提升的有效手段，更是疾控中心发展走向数字化智能化的重要体现，所以对于档案电子信息化的管理，需要及早部署，完善数据储备并有效利用。在现代大数据时代下，电子信息化管理成为了社会发展的必备条件。因此，对于疾控档案进行信息化管理，应该在档案信息的资源控制上，有序的加快信息匹配、人员配备以及专业队伍的建设，使之协调发展、全面沟通并顺应时代。这不仅仅是为医疗卫生事业服务，更是为构建新时代数字化疾控体系提供更好的愿景，运用先进的信息智能技术，将其体现在各个环节，加大数字信息化进程，并保证其安全性，为疾控机构高质量发展迈向新的台阶做出更大的贡献。

参考文献

[1]赵岚.浅谈医院人事档案管理中存在的问题及对策[J].行政事业资产与财务,2020,0(2):121-122. 

[2]曹曦.电力企业人事档案的重要性及规范管理探讨[J].东方企业文化,2019,0(S01):89-89. 

[3]刘娟.数字信息化在医院人事档案管理中应用研究[J].商品与质量,2019,0(25):86-86.

1 通讯作者：340322427@qq.com