档案数字化建设存在的问题及解决策略探讨

档案数字化建设存在的问题及解决 策略探讨

彭德志

珠海呈现信息科技有限公司

摘要：档案数字化就是运用电子计算机、网络、现代通讯技术，实现文件与档案信息资源的数字化。我国档案数字化整体发展水平滞后，档案数字化任重道远。基于此，本文主要对档案数字化建设存在的问题及解决策略进行了分析与探讨，以供同仁参考。

关键词：档案数字化；建设；实践；发展策略

一、前言

随着社会信息化进程的加快，信息资源己经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的发展应用给档案工作带来了新的研究课题，即档案数字化建设。档案数字化建设就其本质来说，是管理档案和开发档案信息资源为各项社会活动服务的工作。然而随着社会的发展，档案信息需求也在不断变化，现阶段的档案管理水平和管理方法在档案管理中凸显了一系列问题。基于此，本文主要对档案数字化建设存在的问题及解决策略进行了分析与探讨，以供同仁参考。

二、档案数字化建设存在的问题分析

（1）管理制度不完善。由于缺乏健全完善的管理制度，导致档案数字化建设

工作不科学、不规范。在对数字档案信息进行收集、整理、处理、储存以及使用的各个过程当中，各项工作均显得杂乱无章，缺乏相应的制度、标准来予以约束， 不但会给一些不法分子盗取信息以机会，而且还会使部分工作人员不按照规章制度来进行档案信息管理，从而导致档案信息极易发生泄漏，严重影响档案数字化建设及其信息的安全。

（2）数字档案共享服务体系不健全。政府掌握大量最具应用价值的大数据档案核心数据，但受到条块分割等因素的制约，目前政府信息公开还有很多的限制性因素，部门之间的档案数据交换不足，使得档案数据共享还存在很大的难度。我国目前还没有专门的机构对数字档案共享服务体系进行规划和指导，造成了标准

不一、共享体系不健全的局面。因此如何加强数字档案共享服务体系标准化建构，满足共享系统内的兼容与交互，是实现档案数字化建设的重要前提。

（3）应用管理技术不成熟。目前档案数字化建设在开展信息管理时所使用的软件还相对比较落后，缺少先进的管理技术作为支撑。应用过程中，因软件缺陷导致的黑客攻击、病毒入侵等现象屡屡发生，严重影响了档案信息的安全性。同时， 大数据档案的开发利用除了在定位、导航及部分监测等领域比较成熟以外，在多数领域内仍处于探索发展阶段。这些，都制约了数字化档案建设的进程。

（4）档案数字化建设信息安全风险较高。在互联网环境下，操作系统、终端硬件、网络黑客是影响档案数字化建设的三大安全隐患因素。当前关于大数据档案开放、共享以及档案数据所有权、档案信息安全等相关法律政策还不完善，大数据档案的开发利用缺乏相应的立法支持和规范。档案数据保护和隐私保护方面的制度同样不完善，抑制了档案数据开放的积极性，易产生因档案数据泄露而造成的损失。

三、加强档案数字化建设的策略探讨

（1）摸清家底，科学规划。馆藏档案的数量一般都非常大，而且种类也非常多， 要想将馆藏纸质档案快速转化为数字档案，需要花费较长的时间和人力，因此， 档案数字化建设不是一蹴而就的。档案馆在开展档案数字化建设之前，需要结合实际情况，科学制定周密的计划。制定计划需要先对馆藏档案摸清情况，对档案

进行分类，并明确各种档案的具体数量；同时，还要对馆内的设施、人员等配备情况，进行全面的了解，厘清思路，有针对性地制定短、中、长期计划。在此基础上，明确档案数字化建设的目标和任务，确定档案数字化建设的及流程。在

此过程中，要掌握两个原则，即先加工重要珍贵档案和利用率高的档案，根据投入的资源分阶段进行，这样才能防止出现盲目、不切实际的行动。在档案数字化建设中，还要采取各种有力措施，对档案进行保护，确保数字化建设有序推进。

（2）掌握标准规范，提升数字化建设实效。质量是档案数字化建设的第一要着， 国家档案局针对档案数字化建设问题，现已出台了相关的规范标准，在开展档

案数字化建设时，应严格按照该标准进行，如纸质档案、音视频档案等，都需要按照规范中的参数、格式等进行制作，这样将为日后档案数据信息的交互利用打下基础。同时，还要从技术、软件等方面进行创新，以提高效率、保证质量。

档案加工人员必须要对相关的档案信息处理技术熟练掌握，逐渐提高加工速度。同时，还要合理选择所用到的软件，尽量以功能完善的软件为主，这样可确保数据加工质量和速度。当前档案转化软件非常多，我们要选择功能多、操作灵活、

形成文件空间占用小的软件，这样才能确保图像清晰正规，画面、音质优良。计算机、扫描仪等设备要确保其性能良好，以免影响档案数字化加工速度。

（3）重视数据存储工作，提高数据安全性。在档案数字建设中，数据存储工作是非常关键的环节，必须要给予高度的重视。做好数据存储工作，必须要充分考

量两方面问题，即存储设备容量与安全问题。判断存储容量可对馆藏档案数量进行考虑，对加工的数据所占用的空间进行预估，从而准确选择存储空间大小。同时，还要对每年进馆档案的数据大小进行综合预判。采购大型数据存储设备时，

要考虑长远，确保存储器容量可满足超过 50 年档案存储需求。在解决档案数据信息存储问题后，还要对数据安全问题进行考虑，因为该问题是档案数字化建设至关重要的问题，要从技术和管理两个方面入手，周密地进行计划，尽量应用

高级别的安全技术手段，科学设置用户权限，以确保档案信息安全可靠。

（4）提高监管力度，形成良性循环。由于档案馆能力与资源有限，单独进行档案数字化加工工作难度比较大。为了更好地推动档案数字化建设，必须要整合各种资源有序进行。各级档案行政部门要加强协调，形成资源综合利用，集合各方面力量共同进行档案数字化建设，这样才能确保档案数字化建设高效、 高质。 要先争取上级和主管部门的大力支持，在信息化建设大框架中，纳入档案数字化建设，从而获得更好的资源和支持。要在单位内部营造数字化档案建设与服务氛围， 强化工作人员数字化意识，引导全员参与到档案数字化建设过程中，使其在档案管理、利用等方面，尽可能地避免传统档案提供方式，而应用网站、电子触摸屏等现代化方式进行提供。此外，在档案数字化建设中，还要加强监督检查，提高档案归档标准，规范档案信息收集与整理行为，防止出现档案信息失真、不完整等问题。对存在的问题要及时进行处理和整改，这样将能有效推动档案数字化建设进程。

(5）加强信息技术方面的学习。由于传统档案工作人员没有学过专业的信息化方面的知识，在应用这些知识的过程中存在着很多问题。为此，单位要定期组织相应的培训，提高档案工作人员的知识层面。只有提高档案工作人员对信息化技术的了解，才能更好的实现人机的和谐，使电子档案信息更加精准，从而促进档案数字化的发展。

四、结语

综上所述，档案数字化建设是顺应时代潮流、紧跟时代发展的新举措、新要求。档案信息化工作是一个庞大的系统工程，这就决定了在档案数字化建设的推进中必然会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们必须不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案信息化及数字化的进程。

参考文献

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