浅谈规范办公室档案管理的重要性

浅谈规范办公室档案管理的重要性

张艳

（重庆工贸职业技术学院 408000）

摘要：在如今的大数据、信息化时代，越来越多的档案管理利用大数据技术、大型存储服务器来进行信息处理、储存等相关事务，但办公室档案管理工作容易被忽视，档案管理的工作效率以及质量直接影响着办公室的工作。因此,我们要认识到规范办公室档案管理的重要性。

关键词：办公室 档案管理规范性 信息化

在社会日新月异发展、信息化技术普遍应用的大时代环境下，各行各业都经历着翻天覆地的变化。面对新形势新任务新要求，我们要想做好档案管理，为了更好地开展业务工作铺路，就必须在这个新时期下，积极调整策略，优化创新服务体系，完善各项工作的运行机制，规范化管理办公室档案工作。此外，必须明确办公室档案管理工作的性质，将档案管理工作列为办公室工作的一项主要职能落实到行动上，更好地为行政领导服务，进而为社会服务，使档案管理工作能够更有效地发挥最大的作用。

一、规范办公室档案管理的重要性

办公室档案管理的工作主要是保持办公室档案的完整性，便于检索、使用，从而实现其自身最大利用价值。大力宣传与推广规范化的档案管理在办公室工作中的优势，从而能够让工作人员更清楚地了解到规范化的档案管理对办公室工作效率及工作的质量的重要意义，促进和协调企事业单位能够稳定有序地发展。更加积极地参与到档案管理工作的改革中去。努力做好档案保密的管理工作，更好的保证档案的使用过程，是对办公室档案管理工作人员的基本要求。档案管理工作积淀着历史的尘埃，流淌着恒久的记忆，它是联系过去、现在、未来的信息纽带，既有当前的、现实的意义，也有长远的、历史的价值。提高档案规范化管理水平，确保档案的功用能够全面有效地发挥。

1、规范档案材料为丰富档案资源奠定基础。

档案记录的是真实案例，是最真实的现实反映者和历史记录者。档案详细地、真实地记录着当时当地发生的历史事件，具有凭证价值和参考利用价值，更具有说服力和感染力。通过档案管理合理利用，我们可以探寻历史发展的规律和轨迹，了解国家和单位曾经的辉煌事绩，继承历史文脉和传统精华，不断增强民族凝聚力和文化自豪感，可以塑造单位文化，传承发展历史，提高全员的凝聚力和向心力。

档案的基础来源是档案的资源，实行规范化档案管理的单位，在制度环节上已经明确了档案资料收集的范围和标准，能够保障档案材料收集的齐全、完整和规范，为档案资源的丰富提供了保障，为档案的存凭、留史、资政、育人作用发挥奠定了基础。

2、规范化的档案管理为领导了解情况、实施决策、开展各项工作提供更好的服务。

档案管理是管理工作的一部分，做好规范化的档案管理工作，有利于充分发挥档案的参谋助手作用，提高领导决策科学化和规范化水平，为各项规章制度的制定、修改提供最真实、完整的参考依据，有利于提高工作效率。

档案客观、真实地记录了事物发展的过程，它记载和反映的内容真实、系统、全面，不仅具有借鉴的作用，也是对事物进行查询和评价的重要依据。档案管理工作既是各个行政部门的信息枢纽站，也为整个决策部门发挥着重要的指导作用。利用相关的档案材料，可以为领导对单位资产资金管理、质量管理、成本管理等工作提供有效服务；可以为教学科研项目选题、立项、研究进展、成果转让、合作开发等提供咨询服务；可以为政务公开等民主管理提供有效凭证。同时办公室档案工作作为辅助其他部门工作的主要载体，做好规范化的档案管理工作也为其他部门开展工作，进行决策以及有效管理起着重要的作用。

3、规范化的档案管理可以有效提高办公室工作效率。

档案是社会实践活动的最真实记录，充分的发挥和利用好这些档案资源，可以避免很多重复性的劳动，也为节约资源，提高工作效率，推动工作开展提供有效的材料支撑。档案的规范化管理有利于档案材料的接收与整理，有利于档案的安全与保管，有利于精确查找和检索，有利于档案的顺利移交，能够提高档案工作的质量和效益。

档案管理的种类、内容、性质各不相同，纸质的档案资料占用的空间又比较大，这给档案管理工作带来了困难。档案管理工作不仅需要完成本职的工作内容，同时还需要及时地对档案信息做出加工与处理。为了使档案管理的工作在行政事业机关的日常工作中发挥着重要的作用，我们必须规范化档案管理工作以提高档案管理的效率，利用现代化信息技术建立档案数据网，促进办公室自动化的建设，规范化档案管理工作，使单位对一系列的文书以及文稿的修改、起草、发送以及人事、财务等工作都逐渐走向现代化、数字化、信息化时代，把档案工作人员从繁重的体力劳动中解放出来，方便员工及其他部门借阅档案文件，提高档案管理工作效率，认真研究办公室档案管理的特点和规律，促进办公室档案管理的规范化、科学化，更好地为大家服务，

二、规范办公室档案管理的若干建议

虽然档案管理工作改革的步伐在不断的加快和深化，档案管理工作效率也有所提高，但在新形势新环境下，办公室档案管理工作仍然存在很多问题。为了更好地做好规范化档案管理工作，建议应该以下面几个方面为重点去解决。

1. 制定合理的规范化的办公室档案管理制度。

档案管理工作长期存在管理不严、作风不实、质量不高等问题，要想改变这种现状，必须要制定合理的规范化的办公室档案管理制度。按照档案管理制度明确档案管理人员的职责、档案管理工作的要求等内容，强化档案管理制度的贯彻力和执行力，严格用档案管理制度来约束、规范档案管理工作中的各种行为。依据档案法律法规，简单实用、易于操作的原则，结合各职能部门的工作性质，全面系统的建立档案收集、整理、立卷、归档、借阅、使用、防火、保密、鉴定、销毁、管理等各项规章制度，构建合理的档案监督管理体系，加强对档案归档保管、资料处理、档案保密管理等环节的监督检查，使办公室档案管理规范化程度进一步提高。

2、加强档案管理人员综合素质培训。

为做好办公室档案管理工作，需要加强档案管理专业人才的招聘、引进，充实档案管理专业化队伍，档案管理人员的综合素质的提升是档案规范化管理水平提高的重要途径；用好现有人才，优先使用懂档案管理专业、会管理、事业心和责任心强的人才，对现有档案管理人员进行科学、合理的有针对性地培训，组织各层级人员进行相关理论知识、法律法规、计算机应用知识以及服务意识、责任意识、职业道德等方面的培训。通过系统化的培训，提升档案工作人员的解决问题的能力和服务能力。通过加强档案管理队伍建设，使档案管理的标准化、规范化、科学化得以实现。

3、改善规范化档案管理条件。

要做好规范化的办公室档案管理工作，必须增加硬件设备和软件设施的投入，满足开展档案管理工作的必要条件，添置必须的档案管理工作设备设施，配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、硬盘、档案管理软件、档案装具等必要的办公用具。同时，做好档案管理所要求的外部环境条件要求，如纸质、音像档案管理对存储室的采光、通风、湿度、洁净度等的要求。

4、进一步加强信息化技术的应用

进一步加强信息化技术的应用，提升规范化档案管理工作效率，拓宽其服务面。把计算机、网络技术和档案管理有机结合起来，落实档案管理标准规范，确保档案信息化规范；促进资源共享，按照档案管理的标准、规范和保密要求，把可公开的档案信息及时公开，实现档案应用服务范围与覆盖面的增加，满足单位各职能部门之间档案利用的需求。利用信息化手段改变沟通方式，为档案资源使用者提供快捷有效的更有价值的信息及更多更好的服务。

办公室档案管理工作作为管理的一项重要工作，在信息技术快速发展的环境下，通过信息化建设使档案标准化、规范化管理得以实现，规范化办公室档案管理可很好地提升档案管理工作质量和效率，使档案信息的快速、高效、稳定利用得以强化，对单位及档案事业的可持续发展起到有效推动作用。

参考文献：

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