浅谈建设工程档案管理工作的重要性及解决措施

浅谈建设工程档案管理工作的重要性及解决措施

闫琳

威海市环翠区城市发展投资有限公司 山东省威海市 264200

摘要:建设工程信息档案管理工作，对建设工程各参与方及工程本身，具有重要的作用和意义。针对建设工程档案管理的重要性及如何采取措施更好地进行管理，本文结合工程实践经验进行了较为深入地探讨。
　　

关键词：建设工程；信息档案管理；重要性；管理措施
　　

引言

信息档案管理工作是工程建设管理工作的重要内容，是参建单位的无形生产力。实践表明，在工程建设活动中，信息档案管理工作的部门、人员设置得当；管理工具配备合理；管理制度健全、工作落實到位的企业，能够有效利用工程信息对生产工作的开展进行及时指导，减少或消除生产工作失误的发生几率。从企业发展的角度看，信息档案管理工作做得好的企业，往往能够在社会竞争市场中占领先机[1]。
　　一、建设工程信息档案的重要性
　　建设工程信息档案是建设过程中形成的技术成果和管理成果，是建设工程项目的重要组成部分，对其特点及重要性分析如下：
　　1、建设工程信息档案承载了各参建方依照国家及地方相关法律法规、工程规范及合同等规定签署的意见，在工程建设过程中发挥着凭证的作用，具有真实性、连续性、规范性、可追溯性等特点。
　　2、工程项目在建设开工前，已经积累并形成了大量的文件材料，包括前期阶段的策划、设计及评审文件、批文、招标及合同文件等，通过这些文件材料的支撑完成建设项目立项、报建等工作；开工后，建设过程中对工程质量、进度、安全、环保、投资及验收等各方面的控制管理过程信息，通过各类文件进行承载并形成记录，如实地反映了项目施工状况及最终的项目建设成果[2]。因为建设工程项目信息档案是参建者对建设活动过程中产生的信息，在规定时间内按一定规则进行收集、整理、保存的成果，故它是对项目建设活动过程的直接的记录和真实反映，通过它可以把整个建设过程完整地链接起来。
　　3、建设工程作为一种特殊的产品，除具有一般产品共有的质量特性外，还具有特定的六个内涵：适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性及与环境的协调性。工程建设不同阶段的工作，对工程项目质量的形成发挥着不同的作用和影响，由于工程信息档案能够如实记录整个建设活动过程，可真实、直接地反映工程项目的建设管理水平和工程质量，政府的建设工程质量监管机构在对工程质量的监管过程中，需要依据相关的设计图纸及质量过程检验档案性文件结合对现场施工质量的实体检查对建设工程质量进行[3]。
　　二、做好建设工程信息档案管理工作的措施
　　在项目建设活动过程中，各参建方对建设工程信息档案管理工作的质量良莠不齐，如果对信息档案管理工作的重视程度不够，信息档案管理工作质量出现偏差，在实际工作的实施过程中往往会发生诸如工程施工图纸缺失、合同变更依据缺失等状况，造成错误施工及返工、获取工程费用补偿困难、工程无法验收合格等不利后果[4]。总结多年建设工程信息档案管理的经验和教训，以下措施有助于做好工程信息档案的管理工作值得借鉴：
　　1、设立专职部门、提供管理工具
　　针对参建工程项目，设立专职信息档案管理部门，负责工程信息的收发、整编、归档、保管等工作。该部门须配备专职工作人员、办公场所和文档保管的场地及设施。从提高信息检索工作效率和准确性角度出发还应配备电脑、扫描仪、数码相机等现代办公设备及相应计算机软件。
　　2、建立健全管理制度
　　在工程项目启动时就应建立工程档案管理工作领导责任制，建立、健全信息档案管理制度，付诸实施直至工程项目完全完结。信息档案管理制度的建立还应结合工程项目的特性形成便于操作的流程，把信息档案管理的基本要求与工程项目的建设活动有机地结合起来。
　　3、建立信息档案管理制度需要关注的重点
　　根据工程信息档案管理最终需要达到的目的，在建立相关管理制度时应关注如下重点：
　　1）统一进出窗口，避免多头管理导致混乱。只要是与工程项目建设活动相关的正式信息、文件、图纸、声像资料等，均统一由窗口部门的专人接收和发出。所谓窗口部门，即是前述需设立的信息档案管理专职部门。
　　2）确保信息档案安全。信息档案的存放安全必须得到有效保障，须采取相应的防火、防盗、防潮措施；电子文档应尽量转化为纸质文档，同时电子文档必须定期进行安全备份，且原件与备份件必须分存在两个相互独立的载体上，同时做好计算机及数码载体的病毒防范工作；同时纸质文档也需要转化为电子文档，便于传输和使用。
　　3）建立原始档案（俗称“死档”）。窗口部门收发的所有资料，须留存一份原始档案，并在档案柜中妥善保存，不作为流转件使用，工作中的流转件可使用复印件。
　　4）分类管理。针对每个信息档案的不同属性，结合工程建设活动中的使用情况，应分类编号及存放，便于查询和使用[5]。通常分成接收件类和发件类两大类，在上述两类的级别下，可按对方单位名称或信息文件的属性划分成小类，与流水编号配合使用。

　　5）确立信息档案流水号使用规则。要求在对所有正式文本信息的归纳整理过程中，每个信息赋予特定流水号。信息档案的流水号可按“发件单位简称（或代表字母）/收件单位简称（或代表字母）/流水号/日期”进行编制。例如：本单位（简称“BDW”）收到监理单位（简称“JL”）发来的一个通知，流水号可编为“JL/BDW/001/2014-6-18”；本单位发给监理单位的文函，流水号可编为“BDW/JL/001/2014-7-18”。
　　6）进行收、发登记。对接收和发出的工程资料名称、数量、收发单位、日期及经手人逐项进行书面登记，并有独立的流水号对应，取得原始的信息收发记录。之后应将上述特征信息全部录入计算机数据库中（简单的做，可利用微软OFFICE办公系统中的EXCEL软件实现），为将后工作中信息档案的检索查询提供方便。
　　7）对信息的处理工作进行闭环管理。信息档案管理的根本目的之一是要促使文件、图纸等信息资料在工程建设活动中及时发挥作用，这就需要对每一项信息的使用、处理情况进行跟踪，确保不产生遗漏[6]。
　　8）信息档案电子化。利用目前的计算机技术手段，实现信息档案的电子化管理，将获取的书面文件通过照相、扫描及其他转换手段，转化为数码档案，并与数据库信息进行链接，有利于信息的归档、快速检索及传输，提高管理工作效率和工作质量。
　　9）周期性督促开展信息档案资料的整理检查。由责任领导负责，定期对信息档案资料的管理情况按照制度规定进行逐项检查，督促对问题的立及时整改[7]。
　　4、督促落实
　　针对信息档案管理工作设立专职部门，配备专职人员及设备，制定管理规章制度，最终需要落实到实处予以实施。作为参建单位领导层，应督促上述工作逐项落实，为开展良好的信息档案管理工作提供管理保障。
　　结语
　　建设工程项目从策划、评估、决策、设计、施工、竣工验收到投入生产或交付使用需经历很长时间，其间凝集了组织者、设计者、建设者及监管者等诸多单位及人员心血。建设过程中由各参建单位形成并保留的文件、图纸、图表及声像资料等各种形式的信息资料，按照国家、地方及项目的相关规定经过整编，并通过相关检查验收后，形成一套完整的建设工程信息档案，以及依法提交地方建设主管部门的竣工档案。建设工程信息档案管理工作，对建设工程各参与方及工程本身，具有重要的作用和意义。
　　参考文献
　　[1]宫秀萍. 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[J]. 价值工程. 2013（19）
　　[2]李和平.关于完善电力基建档案管理工作的探讨[J].黑龙江科技信息，2012，28（2）.
　　[3]浅谈工程建设国家标准技术内容审核要点[J]. 孙玉珍.  工程建设标准化. 2014（09）
　　[4]浅谈工程建设中的成本控制[J]. 念家福.  门窗. 2013（01）
　　[5]浅议工程建设中项目档案资料的收集[J]. 边文胜.  河北建筑工程学院学报. 2002（04）
　　[6]浅谈公路工程建设项目档案管理[J]. 马杰.  黑龙江档案. 2011（02）
　　[7]工程建设领域经济风险防范与规避[J]. 李秾.  中国科技信息. 2011（17）