电子档案管理与档案管理信息化建设

电子档案管理与档案管理信息化建设

程雯 王虹

郑州黄河河务局惠金黄河河务局 河南郑州 450000

摘要:信息化时代下我国各个行业纷纷开始转型,应用信息技术创新管理方法,加快信息化建设。电子档案管理也是如此,面对新时期对档案管理工作提出的诸多要求,遵循与时俱进原则,将档案管理模式与信息化紧密融合,开展档案信息化建设的同时,创新档案管理方法。在实践管理期间不断总结经验,明确信息技术对于档案管理工作的积极影响,从档案整理、储存、查询等多个环节着手,切实提升管理工作的效率与质量,解决传统管理模式存在的问题,这是档案管理信息化建设的重要内容。

关键词:电子档案管理;档案管理;信息化建设

1档案信息化建设的特点

电子档案信息化建设离不开互联网,而网络化也成为其自身较为突出的特点。对于信息化的档案管理而言,其自身的有效开展主要依托于互联网,而档案信息资料的传输以及查阅也都是借助网络实现的,这样不仅能够提高档案管理的高效性,还能够实现相关单位内部档案信息的共享,降低传统档案查阅工作的繁琐性以及复杂性,促使档案管理本身所具有的价值充分发挥出来。在信息化的电子档案管理工作中,智能化是其自身的附加特点,由于这一工作模式本身就具有数字化以及网络化的特征,使得整个信息化的档案管理也逐渐衍生出智能化的搜索及筛选功能,与传统档案管理工作中人工查找与检索的方式相比,智能化会让档案查找与搜索工作变得更加便利。比如,相关企单位的工作人员若想查找某份档案资料,只要在管理数据库中输入关键词,就能够快速找出与相应的档案资料或者与其相关的档案资料,这也为档案管理人员省下不少时间与精力,使其能够更好的兼顾其他档案管理工作环节。

2当前电子档案管理信息化建设方面存在的主要问题

2.1档案的内容缺乏真实性

假如档案中记录的内容不全面或者真实性不足的话,那么档案管理工作也就失去了其原本的意义。虽然档案中记录的相关信息都是与自身发展密切相关的信息。但是,由于的档案数据在搜集、整理的过程中,采取的都是自下而上的传递方法,由最底层一级级的上传至的档案管理部門,而在信息传递的过程中,很多工作人员为了节省信息传递的时间,就会出现信息记录内容失真或者内容准确性不足的现象,而导致档案管理工作无法发挥出其应用的管理价值和作用。

2.2缺乏信息化档案管理技术

档案信息化的不断渗透以及推广之中,在当前已然成为了一项趋势以及主流,但是,仍旧有很多对于档案信息化没有重视的情况,同时档案信息化技术也就应用不是很到位,而采用传统的人工档案管理方式,正是因为档案管理工作缺乏了信息化技术的支持,所以不仅增加了档案数据信息遗漏现象发生的几率,浪费了档案记录的时间,而且不利于档案数据信息的保存,严重影响了档案管理工作效率与质量的提升。

2.3资金支持不到位。我国电子档案信息化建设和管理自身是不能良好发展的,必须要有专业部门的支持和引导,实现信息社会对档案建设的专业性,而且信息技术的发展本就不是一帆风顺的,其中不乏大量的资金投入和物资投入,那么同理可得,想要延展信息技术的应用领域,发挥其在档案信息化建设和管理中的重要作用,首先就要满足其发展过程中的资金需要。在档案信息化建设的研究课题是比较多的,所要做的相关实践也不在少数,但是在资金投入方面的低效应和小比例使实践需要不能被满足,客观来说这严重阻碍了档案信息化建设,在后续的档案管理建设创新方面埋下了隐患。

2.4电子档案管理制度有待健全

当下,信息化的工作方式已经渗透进行了档案管理工作中,并且已经有了一定的成果。但是对于档案信息化的建设还没有建立起相应法管理制度,在管理制度的建设方面还缺乏完善。这一问题也主要是因为管理观念陈旧导致的,当前这一阶段,单位档案管理制度还存在管理缺位的现象。有很大一部分的单位,都还没有对档案信息化建设引起重视,导致档案管理部门的工作人员无法确定管理模式与方法,这很容易导致管理结果事倍功半。再加上档案信息化建设理念在单位中并没有融入多长时间,在制度方面还存在不成熟的情况,这会严重制约档案管理效率和质量,同时,这也是当下大部分档案管理部门应该解决的实际问题。

3针对当前电子档案管理信息化建设方面存在问题的控制策略

3.1改善电子档案信息化条件

面对电子档案信息化管理进程不统一的问题,建议从档案信息化条件入手,体现信息化管理的作用,拓宽这一管理模式的覆盖范围,加强各个地区档案信息化建设平衡性。第一,档案管理部门需要积极落实信息化管理模式的创新,从信息技术、硬件设备方面追加投入,使得落后地区也可以切实提高档案信息化管理能力;第二,管理部门致力于组建高水平的管理队伍,精通信息化档案管理技术,消除档案信息化建设期间存在的影响因素。

3.2提高单位管理者对电子档案管理工作的认识。

在一个系统的工作环境中,任何工作的顺利进行都不能少了领导的支持和引导,想要形成档案信息化建设和管理的规范程序,首先要让高层领导端正对电子档案管理和建设的态度,重视各种资料的存档处理。必要情况下单位还可以形成一个独立于专业工作之外的档案管理部门,选择合适的人员进行档案的信息化建设和管理,根据信息技术在其中应用的复杂性和广泛性建立起独立的档案管理部门,实现优质的档案管理。单位管理者首先要明确为什么传统的档案管理方式在今天不再使用,其次要明白怎样做才能有效防止传统档案管理中的弊端出现,最后就是单位管理层要向工作人员传达本单位的发展意识和发展特点,只有这样才能在综合单位特点的前提下进行档案信息化建设。

3.3完善电子档案信息化安全管理机制

为解决电子档案管理面临的安全性问题,需要完善档案信息化安全管理机制,针对信息化建设过程中可能出现的安全问题,提出针对性的解决方法。信息化管理制度的完善,一方面可以帮助管理人员明确有效的管理方法,切实加强档案信息化建设的安全性,另一方面也能够使档案和信息技术充分融合,帮助档案管理工作的创新。同时,在档案安全管理方面,所有管理人员可以交流经验,根据以往参与信息化建设总结的经验,制定安全问题的解决方案,优化信息化安全管理机制,这也有利于完善档案管理结构。

3.4提高电子档案管理人员的专业素养

当前也是科学技术发展十分快速的时代,很多行业中都应用进了科学技术加以辅助,相关单位在引进信息化技术时,也应该加强管理,合理使用信息化技术,利用信息化来改革以往档案管理工作方式。但是,需要关注的是,在电子档案信息处理工作中,引入信息化工作方式之前,还必须加强管理人员专业素质培养。由于在信息化技术没有引入之前,所有的管理人员都是使用的传统方法进行管理,对于新技术并不了解,只有在集中培训之后,才能够加强管理人员的现代化管理意识。一方面,单位需要通过定期培训,或者提高岗位工作人员招聘要求,等方式来提高档案工作人员的能力水平。保证档案管理人员综合素质和信息化水平。另一方面,在传统档案管理过程中,档案管理的工作量非常大,这会导致他们丧失了一定的工作积极性,管理人员也会感到压力倍增,所以,在改革的过程当中,单位还必须明确员工工作细则,做到工作分配均匀,根据管理人员的实际工作任务来计算绩效,从而激发管理人员的工作热情和积极性。相关单位需建立一支专门负责档案管理工作的队伍,从而解决管理空缺这一现状。当队伍建成后,再在部门内部制定一个奖惩制度。对于新上岗的管理人员,必须在经过考核的前提下入岗,只有这样,才能确保管理人员职业素质符合档案信息化管理要求。

4结束语

综上所述,针对电子档案管理信息化建设的实施,其一需要及时转变观念,剔除传统认知,加快融合信息技术与档案管理工作。其二则要加强管理,规避电子档案管理安全问题,保证档案信息与资料的完整性,满足新时期档案管理要求。档案管理工作在近年来越来越受重视,档案管理是各个单位部门的日常工作,伴随着一系列档案管理体系的建立和完善,也给各单位档案管理提出了更高的要求。但是,在单位档案实际管理过程当中,还存在一些问题,必须加以改善,有效提升档案管理工作质量。

参考文献：

[1]赵林华.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].兰台内外,2020(02):16-17.

[2]李薇.探微新时期档案信息化建设与档案管理思考[J].办公室业务,2020(01):60-61.