浅析大数据时代背景下档案管理工作

浅析大数据时代背景下档案管理工作

王玉霞

新疆维吾尔自治区地质矿产勘查开发局第一区域地质调查大队 830013

摘要：档案管理是保障机关工作的基础，为机关，单位各种资产的保存，管理和使用提供了良好的条件。随着信息技术的飞速发展，办公文件管理行业遇到了巨大的困难和挑战，这也凸显了文件管理的重要性。本文主要分析了信息化背景下公共机构档案管理中存在的问题，并对信息化背景下的档案管理提出了一些思路。

关键词：大数据时代；档案管理；工作创新

引言：做好文件管理是保存关键信息，继承关键数据和学习关键策略的重要手段。特别是，一些有价值的文档，音频数据和图像数据可以得到很好地保护和利用。随着社会日趋激烈的发展，档案管理已从简单的文件存储和查询转变为全面的工作，在代理机构的运作中发挥着越来越重要的作用^[1]。特别是在信息时代的背景下，如何做好档案管理是一个严肃而科学的主张。

一、大数据时代文件管理的优势

1. 降低文件管理成本

传统档案管理工作需要大量的人力，足够的支持设施和存储工具，因为传统档案基本上是基于纸质材料的。进入21世纪后，文件管理开始对纸质文件进行大规模的电子处理。传统的文件管理模式需要更多的人力和物力。这些员工的工作能力更为传统。但是，随着时代的发展，许多档案工作人员的能力跟不上时代的要求，档案管理需要更多的信息技术人才。尽管在初期的改革过程中可能会遇到一些“障碍”，例如需要花费一定的成本来招募新的人才。但是当文件管理工作真正走上信息化和数据化之路时，文件管理工作将进入新的轨道大大降低了管理成本，大大提高了档案管理的效果。

2. 提高档案管理质量

档案管理包括各种数据和人员文件的管理。从文件管理的角度来看，人员文件管理经常被调用，但是其他类型的文件管理在保存后很少使用和参考。因此，一旦需要查阅一些文件数据，则可能需要花费更多时间进行搜索。实际上，许多文件都放在书架上，保存后几乎从未使用过。甚至许多文件的内容都被忘记了^[2]。这影响了各行各业甚至各个领域的发展。许多档案具有价值的价值，但是在组织档案的过程中将其忽略，这影响了档案的应用。数据管理形成后，档案管理部门保存的档案一目了然。遍布全国的网络之后，可以通过大数据处理直接存储档案的内容。当需要提取档案数据时，大数据功能可以直接收集与“关键词”有关的档案信息，从而有效地提高了档案管理的质量，使档案真正适用。

3. 档案管理更安全

这些文件都是基于纸张的，因此在工作场所不容易管理。传统文件管理是纸质文件的管理。纸锉容易受潮和发霉。随着时间的流逝，纸张可能会变成黄色，甚至书写内容也不清晰。另外，防火对文件存储有很高的要求。除了纸质文件，还有一些视频数据。这些磁带和CD特别难以存储。长时间后，它们可能无法播放，甚至在没有辅助设备的情况下也无法播放。因此，在大数据时代，信息技术的发展可以使所有档案以电子方式存储，从而使档案不受外部环境的影响。在电子存储模式下，可以备份所有档案，以确保档案的安全性。当然，电子文件存储模式仅适用于某些普通文件，许多珍贵文件应与文件数据和电子文件并行存储。

二、大数据时代背景下的档案管理措施

（1）有效提高员工整体素质

首先，该部门需要为档案信息管理人员制定一套完整的选拔制度。在选拔过程中，公共机构需要对候选人的计算机知识，管理知识，档案知识，工作经验等进行全面检查，坚持选拔最好的原则，选拔高素质的档案管理人才。其次，有必要定期组织专门的技能培训，以确保档案管理知识的全面性和对高级管理技能的掌握。三是建立科学，完善的考核机制^[3]。各单位都要根据档案管理的实际情况，建立一套综合的考核体系。对于表现出色的员工，将给予物质或精神上的奖励。在工作中犯错误的员工应受到相应的惩罚。适当的评估不仅可以增强员工的责任感，而且可以增加他们的动力。

（2）注意档案管理的重要性

首先，在大数据时代的背景下，公共机构领导者必须及时转变观念，充分认识档案管理的重要性，充分重视档案管理的信息化建设。其次，公共机构应加大对档案信息化建设的投入，为档案信息管理提供足够的人力，物力和财力支持。最后，通过专题讲座或日常培训，档案管理人员充分认识到档案管理的重要性，鼓励档案管理人员继续发挥主观能动性。通过积极参与单位的培训或自学，单位可以不断提高其专业技能，以满足机构的发展需求。

（3）建立健全档案管理制度

首先，公共机构要按照统一的档案管理规范，结合自身实际，制定完整的档案管理制度和规范，采取差异化的管理方式。其次，在具体的档案管理工作中，不允许每个工作人员随意更改管理规范或准则。第三，事业单位需要建立相应的监督制度，严格监督档案管理员的工作行为。一旦发现非法操作，应责令员工改正。最后，加强共享档案管理平台的建设。为了提高相关机构之间文件信息共享的速度和质量，可以在相关机构之间建立一个完整的共享平台，为每个机构的决策提供足够的文件信息支持，提高每个单位的工作效率和质量。

（4）改变传统的档案管理概念和方法

当前，大数据已在许多行业的发展中发挥了重要作用。在需要大量数据的文件管理工作中，还必须利用大数据的优点和特征，更改工作方法并应用新的管理概念。首先，在实际的文件管理工作中，每个部门应整理出当前存在的文件内容，以了解哪些文件是电子文件，哪些文件仅是物理文件。其次，组织现有档案的内容，确定所有档案内容的分类，然后根据需要组织档案，为下一步转换为电子档案做准备。第三，如果文件量很大，可能要花费很多时间来输入文件的计算机信息，但这对于大数据模型的应用是非常必要的。只有在对文件进行电子排序和输入后，大数据模型才能发挥作用。最后，检查所有文件以形成电子文件管理的新模式。

（5）建立完善的大数据档案管理平台

确定了基于数据的电子档案管理模型后，如果要实现基于大数据的档案管理，还必须依靠专业的大数据档案管理平台，该平台需要完整的档案管理功能，分类功能和检索功能。现在，许多文件管理平台不是统一的，而是存在于大型文件管理平台上。目前，我国在户籍档案信息管理上已经形成了统一的管理平台，但不同省市之间也存在检索和管理上的界限。如何构建一个完整的大数据档案管理平台还有很长的路要走。具体来说，大数据档案管理平台的关键是资源的改善以及检索和分析功能的发展。通过改善档案资源，可以进一步发挥大数据平台的相应作用。

结语

在档案管理的现阶段，信誉是长期的。与此同时，我们必须加快档案管理系统的发展，特别是在档案管理系统的长期发展中。

参考文献：

[1] 唐雄， 刘焕宝 . 浅析信息时代下档案管理工作的创新 [J].华东科技： 学术版， 2015(9)： 52-52.

[2] 伍震 . 浅析信息时代下档案管理工作的创新 [J]. 速读旬刊， 2015(10)： 22-25.

[3] 李玲 . 浅析信息时代下档案管理工作的创新 [J]. 中国科技投资， 2016(36)： 112-115.