做好新时期办公室行政事务管理

做好新时期办公室行政事务管理

刘钢

国网山西建设分公司 山西太原 030000

摘要：办公室部门是一个综合化、系统化、全面化的工作机构，对于协调部门工作、宣传企业形象、辅助决策等事务有重要作用，在企业发展过程中，办公室逐渐成为综合性的管理服务部门，是单位企业组织的重要组成部分，在一定程度上对整个企业的发展都有重要影响。因此，办公室相关人员认识到行政管理工作的重要性，从中分析新时期下工作中存在的问题，从而制定相适应的措施，促进新时期办公室行政事务管理工作水平的提高。 

关键词：行政事务;管理;办公室 
　　　办公室的职责范围中包含大量基础性的工作，其外在的表现往往为繁琐、杂乱，但实际上如果能够创新工作思路，推进精细化行政管理，那么办公室各项工作就能按部就班、科学高效。在管理过程中，要结合自身实际工作经验，在工作范围内进行工作方式的创新，即在“职责清单”中实行定人、定事两种工作法。所谓定人，指的工作落实到人、责任落实到人，建立各自岗位服务目标。通过定人，单位内部能够明确找到行政管理者，可以极大地提高办事效率和沟通效率。所谓定事，指的单位内部相关工作的办理流程需明确，既包括办事流程、推进顺序、责任落實等。如有关文件、政策的调研、起草、审核工作，需明确工作流程与责任落实，这样才能更好把好文字关和政策关，从而更好完成工作任务。在定人、定事的过程中，其实也正是在走精细化管理之路，它强调以科学管理为基础，实现行政管理管理的高效化和精细化，这样可以有效降低行政管理成本，同时又能很大程度上优化行政管理质量。 

1 简述行政事务管理工作的特点 
　　1.1采取服务性作为基础 
　　在企业发展中始终坚持服务性的思想，是办公室行政事务管理的特点之一。办公室内行政事务管理工作具有很强的服务性，不仅对企业高层有影响，同时对基层工作者也具有深刻的影响，也就是说所有的工作都离不开行政管理工作。在此过程中充分发挥好行政事务管理的作用与职能，将各部门之间的关系协调好，起到相互服务的作用，将员工之间存在的问题解决掉，可以更好地服务在企业与领导之间，进而提高企业的工作效率，促进企业和谐健康的发展。 
　　1.2工作内容具有复杂性 
　　办公室行政事务管理工作中工作内容相对比较复杂，这是其中的一个特点。行政管理工作涉及到的部门非常多，会企业所有的部门都需要进行管理，工作涉及到各个方面，工作内容复杂而且多样，各种事情接连发生，针对行政事务管理的复杂性特点，如果工作人员处理的不好，就会起的相反的效果，将企业的工作变得更加复杂，无法提高工作效率，就会出现不良的问题。因此，在行政事务管理中面对复杂多样的工作内容，需要协调好各部门之间的关系，做好一些准备工作，确保企业可以可持续发展。 
　　1.3面对大量的工作任务 
　　具有大量的工作任务是办公室行政事务管理工作的又一个特点。行政事务在企业中通常具有承上启下的作用，在实际工作中就会存在工作任务量繁重的情况，时间紧张以及工作目标制定的不明确，作为企业发展中的枢纽，办公室行政管理工作影响着管理层的决策性，确保高层決定的稳定性与科学性，为领导的决策行为奠定基础，提供有用的参考信息。 

2 做好办公室行政事务管理工作的对应策略 

2.1健全相关制度，按照流程开展工作 
　　企业应该建立健全的制度，同时按照流程认真工作，成为行政事务管理工作中创新的重要的手段。想要做好办公室行政事务管理工作，就需要建立在相关制度的影响下，在不断完善与健全的管理机制下，确保各项制度可以按照流程顺利展开，最后做到准确落实，保证办公室行政事务管理的科学性与合理性。具体操作方法如下，可以对《企业行政事务管理制度》采取完善与健全，其中清楚划分具有工作内容与职责，这些都需要以制度的方式制定下来，进而提高管理工作与单位的协调性与适应性，保证企业行政事务管理工作可以按照制度展开。另外，企业单位需要做好规划，在公司内定制奖惩机制，进而激发工作人员的工热情与积极性，在工作中表现出非常强大的自主性，全方位服务于行政事务管理工作中，提高行政事务管理工作的质量与效率。 
2.2实现办公室岗位分工精细化 
　　由于办公室行政管理工作错综复杂，在实际工作操作中，要对办公室的各项任务和各个岗位进行详细梳理，根据行政管理工作实际需要，合理设置岗位，细化岗位分工，明确岗位职责，确保各岗位职责不重叠，确保不同岗位工作有衔接，高行政管理工作的针对性、实效性和精细化水平，保证行政管理工作井然有序地进行。 
2.3提高办公室工作人员执行力 
　　办公室是领导决策指示的执行者，是单位各项工作的承办者，办公室工作人员贯彻执行领导指令和事务要求的效率和效果直接影响到工作的落实。要切实提升执行力，办公室工作人员需要自觉加强学习，积极参加岗位业务培训，提高自身综合能力和专业素质，增强领会领导意图、公文写作、沟通协调等方面的能力。还要勇于担当作为，坚持求真务实的工作作风，培养良好的服务意识，对工作进行统筹安排，切实抓好工作协调落实。 

2.4引进先进技术，革新行政管理方式 
　　随着网络信息技术的飞速发展与进步，为企业行政事务管理工作提供了挑战与机遇，因此，行政事务管理工作方式需要做出改革。可以将现代技术与行政事务管理融合在一起，让行政事务管理工作采取信息化方式，搭建出符合企业发展的信息化行政事务管理模式。具体的做法就是，需要企业行政事务管理工作保证两个关键因素，通过硬件自己软件的方式促进信息化技术的建设与发展，进而为工作提供动力支持，积极主动向外引进先进科学技术、信息设备以及信息软件系统等，确保各项工作可以顺利开展，此外，在展开信息化建设中，需要重视信息网络的安全风险，保护好企业的重要信息内容，保证办公室事务行政管理体系可以安全运行。

　2.5加强学习，提升管理人员素质 
　　提升工作人员的综合素质，是提高企业行政管理改革的一个重要手段。在企业发展的过程中，每一个行政工作人员都必须努力提高自身的综合素质，把自己的能力和水平提高到一个很高的水平和高度。每一个行政工作人员都必须努力提高自身素质，使自己的能力和水平不断得到提高。作为企业行政管理人员，应该是知识水平高，各方面素质优良的公共管理者。企业行政人员素质的提高可以提高组织管理的有效性，能够实现科学而又艺术的管理。 
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