大数据视野下档案管理思维方式的转变

大数据视野下档案管理思维方式的转变

姜望

国网江苏省电力公司盐城供电公司 224005

摘要：档案管理工作一直以来都被认为是没有现实意义、辅助性的工作。之前受限于技术的发展，确实难以改变这一现状。但是近几年随着大数据技术的发展，给档案管理工作带来新的机遇，如何利用大数据思维把握档案管理工作中的机遇，提升管理质量是一个非常现实的问题。本文从这一点出发，站在转变档案管理思维方式的角度来探讨这一问题。

关键字：档案管理方式；大数据

档案工作自开始以来，随着档案数量的增加，处理档案的工作人员的工作量也随之增加。在这个工作的过程中，就很容易因为一些工作上的失误造成档案数据的丢失、数据污染破损，造成不可恢复的损失。很多情况下人们为了寻找档案内的一条数据要花费很多时间，效率过低。因此，如何增加档案管理工作的效率、提高档案保存的安全性一直是档案管理工作人员思索的问题。

伴随着新技术的出现，这一问题可能得到解决。大数据在这几年的发展可以说是非常的火爆，各行各业也都想利用大数据的优势。档案管理工作本身的特点和大数据的优势可以完美的结合在一起，档案管理工作数据庞大，数据内容有十分重要，而大数据的应用可以在这方面给档案管理工作支持。

1. 大数据简述

大数据，也称为big data或称巨量资料，指的是需要新处理模式才能提高背后信息效率的信息资产。现在的社会高速发展，科技发达，信息流通，人们之间的交流越来越密切，生活也越来越方便，大数据就是这个高科技时代的产物。 马云在演讲中就提到，未来的时代将不是数据科技的时代，也从另一方面表达了自己对于数据在未来社会重要性的肯定。大数据并不在“大”，而在于用处更广泛。

大数据主要有以下几个特点：第一，数据体量巨大。第二，数据类型繁多，包括文字、图片、视频以及其他形式。第三，价值密度低，以图片为例，在这一张图片中，有实际价值的可能整个图片面积的1%。第四，处理速度快。

目前大数据在风电行业已经产生了实际价值。通过大数据对于天气预测模型进行完善，从而提高了风电设备的使用效率。大数据最核心的价值就是在于对于海量数据进行存储和分析。相比起现有的其他技术而言，大数据在降低成本、提高速度、优化过程的这三方面的综合成本是最优的。

2. 当前断案管理工作存在的问题

2.1档案管理重视程度不足

很多部门对档案管理重视程度或多或少都不足。一方面，有些部门领导比较注重收益问题，他们的工作重心都放在了怎么增加收入，除非上面的领导要检查相关的档案，否则这方面的关注度始终是不足的，经常是处于一种边缘化的状态，档案管理部门在很多情况下也被定义为养老岗位。一些年老或者身体受伤的员工都会被分配到档案部门，提前过上了退休的生活，由于老年人比例太高，对于计算机的抵触情绪比较浓烈，使档案管理层次降低，而仅有的一些新入职的年轻人，也会因为发展空间的问题另谋出路。综合，就导致了整个档案管理部门人员综合组是不高，缺乏服务意识，没有责任感。再加之很长时间内累计的观念，大家都认为档案里管理工作不重要从而也影响了档案管理的质量，

2.2基础设备缺失

在大数据的背景下，对于档案管理的基础设施要求提出了更高的要求。以目前的状态来看，大多数档案管理部门的基础设施都比较落后，整体的技术环境都比较差，管理方式也都比较固定。特别是与西方国家相比，还有较大的上升空间。就以档案查询工作为例，很多情况下都是依靠人来找，在管理模式相对完备的单位中，可以做到分门别类，利用扫码枪和电子记录仪来辅助工作，在查询的相关档案的时候可以根据大类别先找寻，细分之后在相关的档案盒中找到。当时对于一些档案划分比较混乱的部门，找寻一份档案有时真的好似大海捞针，整整一间的档案室丝毫没有头绪，拖延了工作时间，降低了工作效率。

2.3档案利用率不高

档案信息富含着十分巨大的价值，但是这一点一直没有重视起来。目前来看，很多单位对于档案的理解还是处在一个只是知道保管的阶段。就以电力部门为例，家家户户的用电需求和用电习惯是非常重要的数据，但是大多数部门都只是知道采集相关信息，不知道加以利用。如果可以有效利用，对于整个电力行业的资源配置效率的提高是非常有效果的。档案利用率不高的原因主要有两个方面：一是结构问题，使得资源难以发挥出最大的优势。二是相关专业人员的培养意识不够高，难以实现信息化。

3. 大数据视角下档案管理思维方式的转变

大数据的出现必然会使得传统的档案管理方式发生翻天覆地的变化，特别是对于数据的查询方式、处理方式、共享方式。

3.1网络与服务深度融合思维

这一点主要依赖于大数据的发展，结合档案管理工作的现实需要。将网络思维应用到档案管理工作，可以将大数据的功能充分利用。大数据技术一般与相关的数据挖掘和数据处理结合出现，通过大数据，可以将各类档案信息整合处理、深度挖掘信息内的价值，提升服务效率。相比于以前受到地域的限制，有一些信息只能处在一个系统内，跨地区之后就不可以利用了，在大数据的背景下，各个信息库之间联系更深更广，拓宽了档案服务的辐射范围，可以满足更加广泛地需要，提升服务质量，满足用户的个性化需求。

3.2共享思维

大数据的主要技术特征就是通过通过广泛的联系降低本地的数据量但是通过各类云技术在现实中获得更多的数据。这一点就为信息共享提高了便利。信息共享的一个最大优势，就是可以跨地区的整合资源，提升资源在一个更大范围内的效率提升。扩大适用地区，使其成为一个有机整体。同样，在档案管理工作中，各个档案数据库如果可以相互连接，不是孤立的存在，使得原来分散的档案状态得以改善，使各类信息联合起来，这样不仅可以提升服务的质量，对于整个行业就是非常有帮助的。

3.3档案资料信息化思维

传统的档案一般都是以文字的形式记载到纸上，无论是存储、保管、使用都存在很多不方便的地方。利用大数据的优势，可以将各类档案信息电子化，存储在电子设备上，这样的好处是只要终端不出现问题，档案信息就永远不会丢失，而依托依托于大数据的有点——分布式保管的特点，这些信息是被保存到很多不同的终端的，即使一个出现问题，全部终端都出现问题的可能性还是非常低的，这样可以保护数据的安全。另外一个好处是，将档案信息电子信息化之后，档案相关内容的查找会变得非常便捷，相比于以往一本一本从纸质档案中翻找，数据化之后的档案查询工作就好像在网站上打开百度找信息一样简单。

3.4技术性思维

技术性思维主要是从西方演化过来的一种思维。它的主旨就是通过技术的方法，实现现实社会中的利益最大化。这一点在大数据的背景下也是可以实现同时有必要实现的。上文提到过的挖掘数据的价值，整合数据资源。这些成就想要有所结果，都必须要有技术性的支持，因为这些活动都是专业性的，不是随便一个人就可以掌握的。档案部门应注重技术的引入，把握时代，紧紧抓住技术，提升档案管理部门的整体运行效率，提高档案信息的利用效率，使档案管理工作与时俱进。

4. 总结语

传统档案里的现状意味着，如果想要提升档案管理效率，就必须要转变思维方式。我国一直以来都是一个敢于创新、敢于尝试的大国，目前来看，大数据技术在我国的发展也非常的前沿，档案管理部门应当把握这次机会，提升工作质量，提高工作效率,使档案管理工作有一个新的面貌。

参考文献：

[1]姚芸.大数据视野下档案管理思维方式的转变[J].通讯世界.2018(07):307-308.

[2]宋淑琴.大数据视野下档案管理思维方式的转变[J].档案学研究.2015(03):36-39.

[3]宋淑琴.大数据视野下档案管理思维方式创新分析[J].山西档案.2019(02):70-72.