浅谈工程施工单位档案管理

浅谈工程施工单位档案管理

张雪

中建七局第一建筑有限公司 北京市大兴区 102600

摘要：存档材料是在工程工作期间记录特定的内容信息。在工程建设中，档案主要需要记录工程建设的技能和经验，主要与具体施工情况和项目维护有关，适当档案管理非常重要。数据的形成、保存和存储是一个系统管理过程，需要将其视为记录保存。本文对工程施工单位档案管理情况进行分析，了解其含义与内容，探索档案管理过程，分析档案管理有效措施。

关键词：工程施工；档案管理；分析

工程单位文件档案管理具有重要机密性和原则性，特别是对于工程施工单位，必须严格遵守文件档案管理规定和制度，并根据自身规律性和工作特点进行纸质文件操作。文件档案在档案管理中占有重要地位，文件档案管理需要计算与工程施工单位有关的文字信息、影像信息、科技信息和视听信息，以确保工程施工单位安全。同时，文件和档案是应对紧急情况的重要参考资料，这些紧急情况对于制定工程施工计划至关重要。另外，项目文件数据是项目高质量的有力证明。工程技术数据是整个工程施工建设过程原始数据，反映隐藏工程内部质量情况，管理工程技术数据对提高工程质量具有重要意义。因此，在施工过程中进行良好数据管理具有重要价值。

1工程档案内容以及含义

在项目建设活动中，相关材料和具有实际价值的内容以文字、影像或图表形式进行记录和存档，以便后续工作人员可将存档用作参考，吸收宝贵经验并进一步改善项目建设工作。在工程施工过程中创建的档案，是人类可研究和利用的信息资源，是可以直接响应工程建设活动的具体过程和成果的信息资源。由于项目档案库主要记录原始信息，因此通常可将其用作凭证来跟踪施工过程。但是项目存档具有特殊性，每个项目记录项目信息不同，可参考体验也不同。由此可以看出，工程档案是工程施工单位管理过程重要组成部分^[1]。

2 档案过程管理

2.1 建立健全档案管理组织机构

工程监理中心作为项目监理单位，需要建立项目监理过程中负责监理工作文件管理系统，负责监理工作的范围和内容，由负责人组成副监理和总工程师技术检查。细节由部门负责人管理，其他部门负责人领导与合作。各个部门监督工程师共同工作，真正确定各级职责，以确保档案真实、完整、高质量。

2.2建立和完善规章制度

在项目监理过程中，有必要建立和完善各种文件管理规章制度，并监督工程师，监督文件和材料收集、分类、准备和工作。专业人员职责必须正式化，负责控制和验证原始数据，以确保文件数据准确性、系统性和完整性。

2.3文件收集、分类和存储

首先，为确保完整和真实收集档案和材料，监理会定期监督和检查施工单位项目数据管理，如发现任何问题，必须立即予以纠正，并由指定监理工程师进行随机检查。现场监督工程师需要检查进度和施工质量，在检查的同时，应检查建设项目数据收集和清理情况，建设单位应当建立和实施档案管理制度，随着项目进展加强档案管理，做好档案工作。其次，监理人员应根据工程项目特点和施工过程组成情况，定期与档案管理人员核对，并每月进行评估和评分。持续改进和实施工程数据管理系统，及时收集和汇编工程数据，防止原始档案数据丢失，并及时归档和传输已完成单元项目，以确保工程档案完整性和系统性监督。其三，监事每月应举行一次专门档案管理会议，会议由监事主持。每个部门必须报告本月档案完成情况与下月计划，解决先前会议上提出问题。主管对每个部门每月计划执行情况进行评论，报告每月检查和评估分数，并提出现有问题和不足之处。会议结束后，组织会议记录，并敦促各部门按照会议记录执行有关事项^[2]。

3.施工档案管理工作有效措施

3.1加强档案管理基本意识

工程施工单位管理部门要了解产业发展实际情况，重视档案管理。通过引入专业管理人员，档案管理人员可根据业务需要进行定期培训和开发工作，从而明确定义相关业务目标，并可根据行业标准和法规进行法律操作，研究法律法规以完成工作基本目标。工程施工单位需要重视投资建设，为档案管理部门提供充足经济条件，注重管理设备优化配置，设置专门档案管理部门和档案室，并根据工程施工单位具体需要定期安排档案管理人员。在建立适当经济条件和物质基础后，有必要确保档案管理有效性和适当性，并采取合理技术措施。基于此，企业员工档案管理意识大大提高，保障各个阶段文件管理顺畅。

3.2注意文件管理过程设置

根据部门基本需要，档案管理人员必须在工程施工单位项目各阶段运行和管理过程中不断改善档案的收集，并结合先进技术手段，实现档案管理方法和实践经验总结。在档案管理阶段，通过各种任务管理和控制档案管理质量，探索新技术和网络平台，将其应用在档案管理上。并在有序开发基础上进行文档管理工作，明确开发目标和基本方向。当前，现代管理与档案管理之间联系正在加强，工程施工单位可全面推进信息化和服务管理，为档案分类和文件数据转换打下良好基础，明确档案管理目标。

3.3注意文件管理服务性能扩展

在实际工作阶段，工程施工单位档案管理需要基于档案的性质和基本特征，其相关内容复杂繁琐，因此后期不能保证档案使用效率。因此，在档案信息现代化管理阶段，工程施工单位需要编制相应目录，做好档案分类工作，并设置专题，以便快速找到所需档案并为档案提供服务，促进其性能得到扩展。针对缺乏文件管理和高效率要求，需要应用信息管理服务平台，使用信息技术手段完成实际任务。对于管理人员来说，可减少工作量，并增加工作效率。

3.4注意档案信息安全性和完整性

为确保工程施工单位档案管理完整性和安全性，访问者信息必须在用户访问系统平台时进行注册，并且保障这部分内容包含在档案信息组件中。在档案管理部门做好编辑信息资料工作后，搜索和调查其他用户档案，保障档案信息完整性。结合施工项目日常实际工作要求，并收集档案信息，包括项目设计、项目建设、项目开发等各个阶段所需内容。施工管理部门可在项目建设阶段通过全面质量控制提高各个阶段工作凝聚力，并创造经济效益。就行业整体发展而言，文件管理安全性和完整性是实现可持续发展目标的基础^[3]。

3.5加强档案管理培训和教育

为在整合媒体背景下有效加强档案管理工作，需要一支具有综合素质和专业能力优秀人才队伍提供支持。这个阶段主要任务是根据档案管理团队实际情况，通过各个领域进行有效教育，加强培训，全面提高档案管理团队整体素质。丰富培训和教育内容，加强档案管理专业知识培训，增强法律、信息技术、媒体行业专业知识。通过对档案管理人员进行多方面培训，档案管理团队可显着改善各个方面功能。另外，为确保培训和教育最终效果，有必要建立相应评估机制，根据培训教育情况设立报酬和惩罚机制，并将其与档案管理人员工资挂钩，整合培训教育有效性，促进工程施工单位档案管理建立良好人力资源基础^[4]。

4结论

综上所述，档案管理包括工程施工单位项目建设全过程。本文分析施工单位档案管理情况，了解档案管理含义、内容与过程，并分析有效整合档案管理的措施，完善施工单位档案管理质量。

参考文献

[1]韩丽.建筑施工中如何做好资料管理浅析[J].城市建设理论研究(电子版),2017(22):33.

[2]林龙霞.市政基础设施工程施工档案规范管理探讨[J].经贸实践,2017(17):196.

[3]周琴.推进改革与创新 促进档案事业发展——信息时代档案管理工作的创新研究[J].办公室业务,2020(10):110-111.

[4]郭玥池,班超.企业重大建设项目档案管理方法及实践成效[J].兰台内外,2020(36):14-15+13.

作者简介：张雪，1988.9，女，吉林农安，本科，施工资料档案管理

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