浅析基层事业单位档案管理现代化实现路径

浅析基层事业单位档案管理现代化实现路径

朱红梅

重庆市垫江县发展和改革委员会

摘要：新时代背景下，传统的档案管理模式渐渐出现弊端，造成很多阻碍工作效率提升的问题。基层事业单位档案管理工作应积极创新，在工作中探索新路径，不断提高工作效率，促进事业单位档案管理向专业化、系统化的方向发展。本文分析了基层事业单位档案管理工作中出现的问题，提出了基层事业单位档案管理工作现代化实现路径。

关键词：基层事业单位；档案管理；现代化

在我国现代化进程不断深入的发展过程中，基层事业单位档案管理工作发生着天翻地覆的变化。档案管理由传统的人工，逐渐转变为信息化的办公方式，这是由于传统的档案管理模式已经无法满足现在的工作需求，以信息技术为主的工作模式也已经成为现代企业广泛运用的先进方法。为了事业单位档案管理工作的可持续发展，改善传统档案管理中出现的检索慢、流程复杂、难以保存等问题，降低重复的人工劳动，提高档案管理的安全性、准确性和检索效率，基层事业单位应积极推进档案管理工作方式的现代化改革。

一、基层事业单位档案管理工作中出现的问题

基层事业单位档案管理工作，在过去的实践中一直处在边缘地位，存在很多问题。这些问题的产生极大阻碍了新时期基层事业单位档案管理工作的创新。总结起来有以下四点：第一，管理制度不完善，案卷标题、序号不规范，组卷不统一；第二，档案检索效率低，仍然使用人工的方式检索；第三，管理意识薄弱，档案丢失无人管理、无人负责的情况屡见不鲜；第四，缺乏信息化人才，在应用了信息技术后，因无人会使用，导致资金的浪费^[1]。如何解决以上问题，将是当前基层事业单位档案管理工作中的重点和难点。

二、基层事业单位档案管理现代化实现路径

（一）摒弃传统思想，发扬创新精神

由于传统档案管理工作一直处在边缘化地位，导致了档案不完整、档案乱、档案丢失等问题。基层事业单位应提高对档案管理工作的重视，推动工作方法的转型升级，让档案管理在不断探索创新中提高有效性。除了管理人员自身意识的改变，更要加强党建工作力度，让全体工作人员树立档案管理意识，自觉遵守档案管理工作制度^[2]。同时，在制度建设上要明确主体责任，将管理要求、工作标准落实到人，让档案管理人员在工作中有明确的依据，不断促进档案管理的现代化发展。

（二）使用信息技术，推动无纸化办公

档案管理无纸化，是信息技术发展带来的巨大便利。无纸化办公有效避免了传统档案管理中效率低下、容易出错、难以整理的弊端，让档案管理更安全、更高效^[3]。通过电子档案、网络查询平台的建立，可以提高档案管理效率，让原本复杂的审批流程变得简单易行。电子数据易保存、易传输，但是一旦出现损坏就会造成严重后果。因此管理人员应建立备份意识，保障档案安全、完整、可靠。虽然信息化的管理方式提高了工作效率和准确率，但是在实践中依然存在文件标准不一的问题，这种问题的产生，主要是由于缺乏信息技术的专业人才。事业单位在使用信息技术时，要注意配套引进相应的信息人才，只有配套人才引进到位，才能确保信息技术得到有效利用。

（三）安保系统智能化，提高档案室安全性

除过办公的信息化，在档案室的安保方面也可以加强信息技术的应用。原本环节繁琐、效果不稳定的人工安保方式，可以使用信息手段进行代替，使安保系统更加稳定可靠。包括对档案实时进行智能化的监控，维护档案安全，以及智能调节室内温度和湿度，红外线防盗等。采用新时代的信息技术对安保系统进行升级，可以建立起一套现代标准的管理体系，更好地保护档案，提高档案的安全性。

（四）加强培训，提高工作人员业务水平

随着档案管理工作在事业单位逐渐获得更高的重视，完善档案管理工作就不仅仅是领导讲讲话、罚罚款那么简单。除了领导层要提高重视，转变工作思路，更要开展培训，提高档案管理工作人员的业务水平。定期开展业务技能与专业知识的培训，通过理论考核、实践考核的形式验收，提高一线工作人员业务水平。于此同时，单位应将学习能力、沟通能力较强的人员，送到专业管理培训机构，学习市场经济下的先进管理经验和管理理论。并将学习到的经验带回来，尝试在工作中融合、创新，促进全体工作人员业务水平的提升。

结语：

在新时代的社会经济和科学技术飞速发展的背景下，使用现代化、标准化、系统化的档案管理方法，可以有效促进档案管理工作跟上时代步伐，提高工作效率。基层事业单位档案管理工作，要积极转变工作思路，采用信息技术、引进信息人才，不断推进工作效率的提升。

参考文献：

[1]黄丽华.创新引领 担当作为 推进国家实现治理体系和治理能力现代化——2020年国家档案局中央档案馆技术部工作要点[J].中国档案,2020(2).

[2]任腾飞.推行“望闻问切”夯实基层基础——宁波市档案局推进档案工作服务农村基层社会治理[J].浙江档案,2020(7).

[3]李飒.新时期高校图书档案管理一体化分析——兼论《信息存储与管理》[J].染整技术,2018,40(12):112-113.