提高档案管理科学化水平的途径探讨

提高档案管理科学化水平的途径探讨

赵莹

国网江苏省电力有限公司盱眙县供电分公司 江苏 盱眙 211700

摘 要：随着社会的进步、科技的发展，以及电力工业改革和发展步伐的不断加快，电力企业进入了一个新的发展阶段。档案工作要保持与时代同步发展，就必须以创新思维指导档案工作实践，创新服务机制、改善服务方式是创新企业档案工作的重要手段。文章对如何提高档案管理的科学化水平进行分析，希望能够促进更健全、完善的档案管理体系的建设。

关键词：电力企业；档案管理；科学化

前言：

企业档案在企业的发展中也发挥着重要的作用^。如何有效地管理并利用这一庞大的信息资源，更好地为供电企业的科学决策、生产经营和安全管理提供及时、全面、准确的服务，已成为供电企业档案工作面临的一项紧迫任务。所以需要不断完善档案管理工作，提高档案管理工作的科学化水平，能够实现可持续发展，促进我国档案管理工作的现代化管理。

1、档案管理科学化重要作用

电力企业档案不仅是电力企业的重要资源和财富^，也是电力企业开展各项工作的重要基础和重要环节。作为企业生产经营活动的原始记录和原始凭证，电力企业档案包含着许多内容，涉及到方方面面，范围广、门类多、信息容量大，是电力行业发展过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同载体形式的历史记录。进入新世纪以来，以互联网为代表的信息化技术飞速发展，信息化技术的强大数据处理能力拓宽了档案管理的渠道，提高了档案管理的水平，档案的收集、保管、调取的手段有了鲜明的数字化、网络化的特点，极大地方便了档案管理工作，也为枯燥乏味的手工档案管理工作注入了新的活力。档案管理工作在单位工作中占有重要的地位，尤其是近些年在信息化时代的迅猛冲击下，需要打破传统守旧的档案管理模式，引入科学化、高效化工作日益紧迫。企业档案是企业在生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件记录。在电力企业中也存在一些原始的记录档案，在企业的日常生产经营建设活动中，提供着重要的经营依据以及相关凭证。档案管理工作在电力企业的整体管理工作中是极为重要的，是整体组成中的重要部分，它能够将电力企业在发展全过程中的整体状况以及经营成果全方位的、详细的体现出来，在电力企业未来的经营中做出决策的过程中，发挥着重要的参考价值，提供重要的参考依据。随着信息化时代的到来，人们对档案的应用也提出了新的要求，这些都需要适应信息化时代的要求，提高档案的科学化管理水平。

2、档案管理存在的问题

随着社会的进步和企业的发展，电力企业的档案信息也在随之增加，这在丰富企业档案的同时，对档案管理人员提出了更高的要求。电力企业档案信息的开发对推动企业的发展，促进企业文化建设具有重要的作用。目前，供电企业存在着档案管理制度制定不完善、不健全的情况，有的企业对档案管理工作的具体办法没有严格的规范和流程。档案的范围、档案收集的时限、档案管理的人员岗位职责没有明确的规定，甚至还有的单位，没有明确档案管理职能部门，档案管理没有设置档案专职岗位，由其他人员兼任，档案工作随着人员调动而变动。此外，档案管理工作不受重视，导致资金技术等投入不足，档案管理人员的专业素质和水平欠缺，与新时代管理工作脱轨。一些企业虽然配备了相关的数字化硬件设施，但利用率很低；企业对档案信息资源的开发利用不足，未能实现资源共享；专业人才匮乏，制约了企业档案信息化建设的发展。另外，如果电力企业档案管理的信息化程度一直提不上去，就会导致企业在发展的过程中渐渐的与社会脱节，对企业未来的发展也是很不利的。

3、提高档案科学化管理水平的措施

3.1 加快档案科学化管理的基础设施建设

档案科学化管理工作既需要完善的制度和大量的人才，又需要较强的软硬件设施。强化供电企业档案的规范化管理,首先要实现档案室、阅览室、办公室“三分开”,而且要有防盗、防湿、防火、防虫、防高温、防光、防尘、防有害气体要求的档案专用库房,并为企业的档案管理配备必要的计算机和档案管理软件等。通过加大档案管理的资金投入力度，积极引入先进的软硬件设施，充分发挥计算机网络技术的功能作用，从而完善现代化档案管理模式，提高现代化档案管理质量和水平。比如电力企业档案数据库一体化的建立是十分必要的，将文字信息、图片信息和视频等都集合到数据库中，在此基础上对档案资源目录进行完善，方便信息检索的同时，保护档案信息的安全。另外，大力引进现代网络信息技术，积极借鉴国内外先进的档案信息化管理理念，建立符合电力企业发展特点的档案管理系统，并通过网络服务系统的构建实现资源内部共享，使档案资源的价值充分利用到企业生产经营的各个方面，实现电力档案的经济效益。

3.2 建立健全档案科学化管理制度

为了更好地加强档案科学化管理建设，建立健全档案科学化管理制度，优化档案科学化管理运行机制，我们一定要按照有关法律法规和档案管理的实际要求进行一系列制度建设，努力提高档案科学化管理水平。企业必须建立健全档案管理制度，统一标准、统一规范，确保档案工作有章可循、有法可依。企业归档的文件资料需完整、齐全、准确、系统，管理人员要加强对档案的规范化保管，严格按照档案管理的要求开展档案管理的各项工作。随着科学技术的发展，企业还要建立科学的档案管理体系，按照“集中统一、分级管理”的原则，将不同门类、不同载体的档案统一管理，完善企业的档案管理体制。在规范电力档案管理制度的基础上，实行部门立卷责任制和责任分工制，将电力档案管理落实到各个岗位，加强对档案的过程管理，将档案管理融入电力企业的工作流程中。要求各个部门做好辅助工作，促使电力档案管理走向规范化管理道路。值得一提的是，完善后的制度必须要确保能够在实践中落实。无论是企业领导还是其他生产部门人员，尤其是档案管理工作人员，都要遵守规章制度，在档案的收集、整理、立卷、编制、保管等整个流程实现无缝衔接，保证档案管理工作质量。

3.3 强化档案管理人员的科学发展理念

为了提高档案科学化管理水平，我们一定要深入贯彻落实科学发展观，将科学发展观真正落实到实际的档案管理工作中的方方面面，增强档案管理人员的服务意识，深入社会调查研究，充分了解来自各方面的信息，使档案信息资源更好地服务于社会经济的发展。 要树立起牢固的服务思想，从被动变为主动，以企业实际情况为基础，主动进行改革，学习各种现代化管理理念，对档案管理制度进行优化，加强对档案管理的认识。档案部门和档案部门工作人员也需要不断努力，提高自身经验和管理水平，加强对专业知识的认识，将学习由被动变为主动。努力学习，积极学习和学习发展市场经济，了解相关专业技术知识，满足现代化发展需求，完善档案服务。另外，我们也要增强安全意识，合理处理信息安全与信息公开之间的关系，更好地维护企业安全与社会稳定，保护人民的合法权益。除此之外，有关部门也一定要重视档案管理工作，把档案科学化管理工作作为部门工作的重点，不断探讨摸索适合自身发展的档案管理机制，不断强化和完善档案管理机制，建立一套系统性较强、操作性较强的管理机制。另外，我们也要不断加强有关档案管理人员的岗位培训，提高有关档案管理人员的专业知识和技能，从而进一步提高档案科学化管理水平。

4、结语

总之，新时期对于档案管理工作提出了新的要求，而科学化管理是档案管理工作的重点方向。企业管理离不开企业档案工作，企业档案工作是企业管理工作的关键组成部分，企业管理的规范与否，在许多方面都可在档案管理工作上得到体现。这就要求档案管理工作者要适应时代、转变观念，采取创新的思维来改变过去传统落后的档案保管方法，积极探索先进的档案管理技术。

参考文献:

[1]张晓丹.浅谈如何在电力档案管理工作中实现经济效益[J].经贸实践,2017(16)

[2]徐悦红．对电力企业档案信息现代化管理及对策的探析[J]．经营管理者，2011（5）