城建档案数字化管理策略初探

城建档案数字化管理策略初探

王团团

河南省兴业通信网络工程有限公司 河南省郑州市 450000

摘要：在现阶段城建档案建设中，各项信息决策以及信息参考是重要价值表现，在当前数字化城市发展建设中，要注重实现城建档案数字化建设，相关管理人员要认识到数字化建设管理的重要作用，全面提升自身信息素养，强化信息意识，通过整合信息技术应用来实现档案管理数字化发展，提高档案管理数字化发展水平，实现档案管理模式的有效转型。

关键词：城建档案；数字化管理；策略

1城建档案数字化管理概述

城建档案数字化管理就是通过扫描仪、计算机等图像采集设备，针对纸质原始城建档案资料进行信息的完整收集，从而形成可以被计算机系统所识别的文件类型，然后再存储到硬盘、光盘等信息载体中。其可以提升城建档案管理效率以及进行更加便捷的资料查阅，并且通过网络可以将城建档案信息实现资源共享。随着城市化建设的发展，城市建设规模更大，空间分布、功能布局愈加立体，所涉及到的城建档案资料也更加复杂，数量体量不断攀升。如果仅仅沿用纸质档案管理方式，则很难满足城建档案发展的需要。而且传统的纸质档案管理方式不仅需要大量的人力作为支撑，而且在纸质档案保管、查阅方面存在诸多不便。目前尽管城建档案数字化管理已初步取得成效，并形成了较为科学化的管理体系，但是在城建档案数字化管理过程中仍然面临一定的阻碍。

2现阶段城建档案数字化管理中存在的主要问题

2.1未做到全面数字化收录

城建档案数字化管理工作的开展，首先需要做到档案信息的数字化收录，然后才能开展数字化管理。从当前的城建档案数字化管理工作看，收录工作存在着相当大的不足，档案的数字化程度非常低，而且依旧是以纸质档案为主。这不仅给档案信息的查询和利用形成了阻碍，还容易消耗大量的人力物力，产生巨大的经济损失。

2.2缺乏对城建档案的准确利用

城建档案全面数字化管理的目的在于让人们充分利用这些档案信息，以发挥档案的潜在作用，推动城市建设的进一步发展。在当前时代的发展中，虽然工程建筑持续增加，但是并未加强对城建档案的有效利用，致使许多城建档案的价值难以挖掘出来。

2.3档案管理人员的计算机技术应用能力不足

新形势下城建档案数字化管理工作的质量与档案管理人员的专业素质息息相关，但传统模式下的档案管理人员习惯于人工管理，缺乏数字化管理方面的技术认知，即便后期展开培训，也很难确保具有较高的实践素质。这一状况无疑会给整个城建档案的管理和使用带来不良影响，也很难形成高质量的数字化档案管理。

2.4数字化管理软件与硬件的制约

城建档案数字化管理需要软件与硬件的支撑。软件主要指城建档案数字化管理过程中所需要应用的平台，通过在该软件平台上可以完成城建档案的数字化存储、查阅以及共享等功能。而硬件主要指城建档案数字化管理过程中的计算机、扫描仪以及复印机等，通过上述硬件将纸质档案转化为数字化档案，然后再存储到计算机设备中。目前，城建档案数字化管理过程中主要受到软件与硬件的制约，多数城建档案数字化管理过程中仅仅配置简单的计算机设备硬件，对于扫描仪、复印机或者其他的硬件设备配置不够完善。而软件方面的情况就是城建档案数字化管理过程中一直沿用传统软件，对软件不会进行及时更新，无法保证软件的先进性。

3城建档案数字化管理策略探析

3.1完善基础设施，开发管理系统

城建档案管理数字化建设以及发展中，要重点发挥各类软件系统以及硬件设施应用价值，相关管理部门要整合各项资源全面完善基础设施建设。结合档案管理工作基本要求，要注重购置更多数字化应用设备，通过智能化硬件设施应用转变传统单一化的人工操作。比如通过折图机对传统人工折图进行替换，能提升整体操作效率，节约充足的人力资源，还能推动城建档案管理数字化建设发展。管理部门要积极开发应用功能多样的管理系统，对管理应用系统各项功能予以丰富，在现有档案录入、检索、查询、统计等功能基础上，要注重对物联网、大数据等各项信息技术应用进行分析，规范化利用RFID射频识别技术，对档案管理具体情况进行定位，监控档案存放管理条件指标，比如较为重要的温湿度指标。还要深入拓展档案资源开发利用深度，将传统被动化管理模式转变为主动服务模式，探究智能化程度较高的数字化管理方式。

3.2优化馆藏结构，丰富数字资源

在城建档案管理数字化建设中，实现城建档案数字化发展是基础部分。当前要注重对原有的馆藏结构进行优化，有效扩大城建档案基本归档范围，在双向归档中提高纸质档案数字化发展成效，还能将原有的纸质档案管理范围有效扩大，丰富档案具体来源与组成。另外，还要注重丰富数字化资源，在城建档案存档形式中，不能局限于图、文档案管理形式，还要注重音频、视频等多媒体档案的管理，全面丰富档案馆藏资源，多领域记录档案具体发展现状，推动城市化发展。

3.3健全法制保障，构建标准体系

城建档案管理数字化建设属于系统化建设任务，数字化档案系统具备较强的依赖性，能有效突出档案保密工作的重要性。当前要注重进一步推动城建档案信息管理保障体系建设，积极完善原有的安全管理体制，建立规范化的城建档案保障体系，为城建档案管理数字化活动开展提供参照依据。相关管理部门要做好档案管理人员法律知识普及与培训，提高管理人员法律意识以及安全意识，提高档案安全保护成效，防止档案信息泄露。还要做好档案异地备份，提高管理安全性，实现各区域以及各部门城建档案工作信息交流与共享。另外，还要注重建立通用的标准化管理体系，对档案收集、管理、应用流程全面优化，实现电子档案与纸质档案统一化发展，加速电子档案标准化建设进程。

3.4强化信息意识，培育专业人才

现阶段城建档案数字化建设范围较广，多数区域城建档案是基于电子档案形式进行保管，通过纸质档案进行补充。目前在数字化城建档案管理建设中，不能仅仅局限于形式层面上的数字化发展，要注重将档案作为重要的信息资源，强化信息意识，建立信息观念，通过数字信息技术对档案信息集中挖掘与开发应用，提高城建档案自身利用价值。在城建档案数字化建设管理中，对档案管理人员提出了更高的管理要求，当前要注重培育更多专业技术人才，做好专业化培训以及教育，对设备技术进行更新，为城建档案数字化管理提供有效的人才保障。

3.5提升城建档案数字化管理软件与硬件水平

首先应优化存储体系架构，提升软件水平。基于城建档案数字化管理过程当中电子文件体量的考虑，建议构建网络存储服务器用于电子文件信息的存储，为城建档案数字化提供一套安全稳固的文件、数据保存高性能、高可靠与低成本的系统应用。其次是对硬件的强化，加强计算机等相关设备的建设。例如，城建档案数字化建设中需要配置高端电脑作为系统终端，并且具有高分辨率，确保档案资料可以清晰完整地进行查阅与下载。

结束语

在现代化社会发展过程中，数字化信息技术应用成熟且各类数字化管理设备高效化应用，能为城市建设档案管理提供有效动力。在计算机技术、信息技术的快速推动下，传统档案管理工作开始趋向于现代化发展。传统纸质档案开始向电子档案过渡，传统管理模式也开始向数字化管理转变，档案保存方式更加多元化，档案管理方法更为高效，档案利用与开发程度开始逐步加深。

参考文献

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