浅谈街道机关如何规范做好档案管理

浅谈街道机关如何规范做好档案管理

徐倩

巨野县永丰街道办事处经济贸易服务中心

摘要： 档案管理工作作为街道机关的一项基础性工作，真实反映出街道在悠久历史长河中的兴衰变迁，也为政府工作提供了大量的基础数据，对稳定社会秩序、推动社会发展具有重要意义。通过调查研究发现，不少街道机关的档案管理工作不规范，存在着许多问题。本文主要对当前街道机关的档案管理工作现状进行分析，并就如何规范做好档案管理工作进行探讨。

关键词：街道机关；规范；档案管理；

街道机关档案是指在城市街道建设中，街道办事处逐渐形成、保留的不同形式、载体的历史记录，主要包括纸质书写材料、录音文件、电子档案等。随着城市的快速成长和经济的日益繁荣，街道机关档案发挥了积极的作用。

一、 当前街道机关档案管理工作的现状

（一） 档案管理室基础设施差，存放不规范。当前，不少街道档案机关的档案室设施条件差，不能满足纸质资料的保管，例如一些档案室位于底层，环境阴暗不说甚至还很潮湿，个别存在墙皮脱落、渗水现象，严重不利于档案的存放。甚至有些街道机关未能单独设置档案室，将资料随意堆放在杂物间或办公室角落，杂乱无章，当要用到时，翻天覆地寻找，不仅加大了查找的难度，甚至使得堆放顺序更乱。

（二） 档案管理员专业水平低，归档不规范。由于街道办事处工作繁杂，工作人员不足，造成大部分街道办事处没有专职的档案管理员，人员变动频繁，档案管理队伍很不稳定，导致上级档案部门的业务培训跟不上步伐，形成了年年培训年年换人，还未进入角色，人即被调换的局面。结果导致新手业务又不熟悉，管理员整体业务素质提不高，档案管理质量达不到要求，对业务的不熟悉，往往使得归档耗时长，分类有误，归档没有规律。

（三） 档案管理缺乏规章制度，流程不规范。首先，缺乏正规的管理体系，未明确哪些档案需要归档，导致很大一部分档案没有得到妥善的保管；其次，没有激励机制，档案管理员对档案管理工作不用心也不熟悉，造成档案管理凌乱；除此之外，借出和归还档案不执行借还手续，借了不还，丢了还不了现象屡屡发生，档案资料不知去向也无人无津；甚者，个别人借此机会在档案上私自涂改内容，更改数据，造成档案资料失真。

（四） 档案管理监督不严，审核程序不规范。很大程度上，档案资料在移交到档案管理室时，档案管理员的第一反应大多是任其堆放，或只是简单核对一些基础信息，直接分类进行归档，而忽视了对其完整性、正确性的审核，对于漏页、错页不能做到及时发现，对需要归档的档案资料的初步审查工作并未正确做到位，长此以往，档案室里的文件错误积少成多，对日后工作会造成不小的麻烦。

二、 街道机关规范档案管理工作的应对措施

（一）加大经费投入，改善基础设施条件。街道机关要加强档案管理工作重视，对档案存放环境有清楚认识，通过加大基础设施环境的资金投入，在保证满足街道办事处档案工作日常资金支出的前提下，自主进行配备专用的档案管理柜及一些防火、防潮的设施，来全面改善街道办事处档案保管的环境。另外也可向上级机关请示申请资金建造专门的档案存放室，满足档案规范存放的需求，逐步实现科学化、严谨化、标准化的档案管理要求。

（二） 拓宽知识面，实现管理的现代化。档案的管理与收集工作是一门专业性很强的工作，不仅对人员的专业技能具有较高的要求，同时对他们的职业道德与工作精神也提出了更高的需求。当下随着我国现代化信息设备的广泛应用，档案管理方法也在不断改革，对工作人员的业务知识、科学知识以及管理操作能力提出了如下要求：第一，加强对档案管理人员的专业知识培训；第二，掌握现代化管理技能，提高档案管理人员的综合素质；第三，利用现代化技术，整理档案。

（三） 建立完善的档案工作制度，进一步加强档案管理工作。建立健全街道档案管理工作制度，选取责任心强、学习能力快、业务素质高的年轻工作人员，成立档案工作领导小组，落实岗位责任制，严格做好档案的日常保管、使用和整理，对于长期或者需要永久保管的档案定期移交给上级机关，避免丢失和改动，严格遵守规章制度，办理相关手续，并狠抓执行和落实，不断健全和完善街道办事处档案管理体制，形成科学的管理模式。

（四） 加强对档案资料归档前的初审，并增加复审环节。接手档案资料前先对内容的完整性、真实性进行初步审查，如果有缺页漏页、错误发生，第一时间返还给档案移交人，要求其进一步改正之后再进行移交。另外，每一次借出档案资料，归还时也要当面进行清点，确认无误后才可重新放回档案室，除此之外，也要不定期对档案室内的档案资料进行复审，这一举措不仅可以检查出之前未发现的问题，还可以加深对档案内容的熟悉程度。

综上所述，目前，大多数街道机关的档案管理工作极为落后，存在较多不规范的地方。因此，如何规范做好街道档案管理工作成为了基层行政管理迫切需要解决的问题，只有坚持改革创新，与时俱进，才能适应新形势发展需要，才能实现街道机关档案管理工作的规范化、科学化，而采取针对性强的举措不仅可以对症下药，有效解决当前档案管理存在的问题，还可以举一反三，延伸出更多的新想法提升档案管理工作，促使街道机关档案工作迈上新台阶，推动档案管理更好地为城市化建设、社会发展服务。

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