事业单位文书档案管理工作常见问题及对策

事业单位文书档案管理工作常见问题及对策

宋晓燕

山东省德州市公路事业发展中心 山东 253000

摘要：文书档案工作是单位运营的坚实基础，对单位运营非常重要。对文件和档案进行良好的管理，加强文件和档案的标准化和标准化，可以有效地提高公共机构中文件和档案的使用效率，并有力地保证了单位的建设和发展。本文讨论了事业单位文书档案管理中的常见问题，并提出了对策。

关键词：事业单位；文书档案；管理工作；问题；对策

引言

文书档案，也称为“普通档案”，是机构，组织，军队，企事业单位的领导和行政管理活动中形成的档案材料。该文件专门表达并及时提交团体或单位的政策，政党和政府事务，内部管理以及商业活动。文书工作为今后各项工作的发展奠定了坚实的基础，已成为领导和决策的重要基础，是单位组织发展的有力保证。

一.文件档案管理工作的重要性

文书档案是单位日常工作的实际记录，反映了单位日常工作和业务活动的各个方面，而且是重要的历史记录和凭证。处理文书工作是公司和机构管理的一部分，是维持单位发展的真实面貌的重要任务，也是单位顺利发展的前提。组织和保存文档和文件是部门的责任和义务。

（1）事业发展的重要保证。

文书档案是在日常工作中组织并由各种任务和活动生成的材料的集合，并且客观，真实地反映了单位运营和开发的整个过程。良好地处理文书档案将使您了解单位的发展状况，熟悉业务运营，参考历史数据，总结经验并提供制定法律所必需的详细信息和参考。这是强大的支持和保修。单位业务的发展。

（2）为调查工作的各个方面提供基础。

文书档案包含有关单位的政党和政府事务，业务往来，俱乐部活动，内部管理等方面的宝贵资料，真正记录了部门业务发展的整个过程，并为各种任务提供了重要参考。良好的文书工作可以激发并帮助使将来的所有工作顺利进行，并促进该部门各个方面的发展和改进。

二.文书档案管理中的常见问题

文书档案的收集，分类，归档和咨询操作是所有政府机构，公司和公共机构的规范化文件管理操作。文书档案管理的标准化和规范化直接关系到文书档案的质量和完整性，并决定了文书档案利用的效率。但是，许多部门仍然在这一领域缺乏工作，需要加强和改进。

（1）深入了解存储操作。

文书档案随时随地都可以创建，其内容涵盖了单位工作的各个方面。此类文档必须分类，并且在需要时可以用作参考。在实际工作中，办公室和档案工作的行政部门通常是办公室。办公室的业务内容是庞大而复杂的，这方面的工作只是日常工作的冰山一角，因此要注重对相关操作的了解。

（2）存档中的专业知识不正确。

文书和记录操作通常放在办公室，但办公室的人员有限，通常没有专职记录员，文员通常兼职工作。他们的日常工作包括归档和发送文件，办公室安全，电信和公共关系，文件管理，政党，联盟和工会工作。可以为文件操作分配的时间和精力是有限的，并且收集时出现文件和材料不完整，不及时等是不可避免的。在大多数部门中，管理文档和档案的工作人员必须掌握档案管理的专业知识，但是也不排除单个部门任命的职员不具备文档和档案的基本知识。负责文件和档案管理的人员的职业素质参差不齐，再加上主观上缺乏个人主动性来管理文件和档案，在文件和档案管理中造成了很大的漏洞，并带来了一些潜在的隐患。

（3）硬件设施不完整。

尽管办公室负责管理文档和文件，但是办公空间有限，并且多年来通常很难提供一个特殊的位置来存储文档和文件。即使有特殊的文件空间，条件也很简单，远不能满足文件存储和保护要求。没有查阅文档和专门的阅览室，并且每年都没有特殊的放置文档和档案的地方，这给分类，归档等一系列任务带来了极大的不便。

（4）管理体系不健全。

除《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和其他国家和政府级法律法规外，许多部门没有制定专门的文件和档案法规，给文件和档案的规范运作和有序发展带来了极大的不便。不完善的管理体系将不可避免地导致一系列非标准和非科学的实践。特殊人员，特殊地点以及不遵循标准程序会严重限制文档和文件管理的改进。

三.提高文书档案管理工作水平的措施

（1）加强对文档和文件操作的理解。

各种级别和类型的员工都必须认识到文档和档案的价值以及使用文档和档案的重要性，并要认识到文档和档案管理操作“有助于当前并在将来受益”。首先，领导者要重视，这是做好档案工作的前提，确保档案管理工作规范有序发展，在激励和监督中发挥了良好作用。其次，有必要积极推进档案工作，宣传档案法，加强档案专业技能培训，使员工了解档案管理的重要性，并始终加强档案管理工作。如有必要，可以举办档案知识培训课程，档案技术竞赛等，以增强员工对档案专业知识的理解和掌握。

（2）增强档案专业知识和技能。

文书和记录工作是一个相对专业的行业，必须通过指导大学档案专业的毕业生或聘用可以专门培养此类人才的正规档案工作人员，来获得强大的档案专业知识。为了提高专职文档和档案的专业性，必须首先熟悉《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和其他法律法规，其次，必须精通收集，分类，评估，存储和利用文档和档案的能力。等专业档案知识和操作技能。可以通过营造一种氛围来扩大法律的传播范围，从而提高上班族和记录员的专业知识和技能，加强“新老”管理知识的继承，并参加记录局的检查或培训，逐步培养全职办公室工作人员和档案。

（3）优化档案设施。

完整的设施和适当的空间环境是确保档案存储质量的前提。机构必须严格遵守《档案法》相关档案法，以进行档案存储并遵守法律法规。办公室，仓库和检查室的分离为档案的有序发展奠定了基础。定期检查，优化和更新必要的设施，例如文件箱，文件柜，温度和湿度设备，以提供文件存储的硬件保修。此外，为了确保文件的安全性，应始终注意档案的各种保护要求：防火，防潮，防霉，防尘，防虫等。

（4）完善文件档案管理机制。

该系统成为用于标准化各种任务的标准，并且在涉及文档和文件管理时，必须使用一个规范工作的系统并使用该系统来监督工作。存储负责人必须具有较高的存储意识。到相关系统，严格遵守规定期限内的存储范围，严格遵守存储标准，收集档案资料，进行多渠道，规范化的方式进行工作，各部门的有关人员还必须提供部门的文件和存储管理人员需要及时，完整地保存材料，可以在创建时进行归档或集中归档。管理和雇用专门负责机制的人员收集，管理文书档案的检索，利用一个标准化，标准化的系统操作，各个环节紧密相关，为保证办公文件工作的一致性和顺序，必须由专职人员进行管理。档案和档案的使用是专用和集成的，因此文件和档案的管理水平以及收集和利用的效率，并促进单位档案业务的标准化和有序发展。部门负责人的评估和检查机制文书档案管理操作的收集，管理和使用的专业化和综合性决定了该操作应建立监督检查机制，按照备案时间制度，分类规范和定期检查制度，忠实进行档案的收集，分类，评价，使用和归档，部门负责人应当对质量进行监督检查。同时，还可以建立一定的奖励制度，以鼓励文书和档案管理人员不断提高他们的工作技能，提高文书和档案管理的质量。

（5）找到一条信息路径。

随着科学技术，信息化和网络化的发展，档案信息化的呼声越来越高，需求也越来越迫切。档案信息管理是利用计算机网络技术中的高速扫描，数据压缩，数据库，网络传输等技术手段，实现对档案信息的接收，传输，存储和提供的综合管理，最终实现联合的。组织和共享档案信息资源。档案信息化是规范档案管理，提高标准，提高效率的有效途径，可以大大延长纸质档案的寿命，提高档案操作的科学性和可持续性。机构要创新文件和档案的信息化建设，以适应时代发展的要求，促进单位文件的发展，同时要做好传统的文件和档案的收集，管理和使用。

四.结论

文件档案管理是决定单位正常运作的不可或缺的要素。为了使该工作以健康和可持续的方式发展，需要通过有效地完成文件管理任务来提高文件利用率，从而使文书档案管理的操作更加标准化。

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