浅析信息系统项目沟通管理策略与技巧

浅析 信息系统项目沟通管理策略与技巧

王丹

湖南量知数据科技有限公司 湖南 长沙 410006

摘要：信息系统项目功能作用发挥离不开科学化管理，在大数据时代背景下，信息系统项目管理要求以及难度系数明显提升，沟通管理在信息系统项目管理过程中的重要性日渐显现。本文首先对信息系统项目管理与沟通管理进行了简单的分析，其次对如何在信息系统项目管理中进行沟通管理提出了相关的实施策略，从而促进信息系统项目管理的建设。

关键词：信息系统；项目管理；沟通管理

在信息化发展浪潮中，信息系统项目大幅度增加，如何有效管理信息系统项目是一大关键点。信息系统项目管理具有长期性、艰巨性、繁杂性等特点，要针对信息系统项目管理具体情况以及呈现的新问题，全面加强沟通管理的同时聚合各方面力量，持续改进信息系统项目管理质量，促使建设的信息系统稳定运转，在有效沟通的基础上最大化提升信息系统项目管理质量以及效益。

1信息系统项目管理与沟通管理分析

PMI对项目管理进行了宏观上的定义，认为项目管理主要是通过一定的知识，技能等对项目活动进行的一种管理，以满足项目的基本需求。而负责项目管理的主要人员就是项目经理，项目经理的主要工作就是对项目的实施流程进行调整，从而保证项目成本，项目质量，以及项目进度满足投资人的要求。

沟通管理的主要内容包括对干系人的识别、对信息沟通的规划、以及对利益关联者的管理，总之，它在项目管理中发挥着重要的作用。

在信息系统项目建设过程中，项目经理往往需要结合实际情况对信息项目进行综合管理，因此需要采取相应的决策，但是由于人为能力有限，有时候项目经理不能很好的进行决策，而沟通管理作为信息系统项目管理的一种方式，它可以辅助工作人员进行决策，从而促进了项目的高效实施。沟通管理在一定程度上还可以改善传统的管理效果，它可以保障项目有秩序可言，从某一角度来讲，它提高了项目工作人员的工作效率，并节省了一定的管理成本，为项目管理提供了不少方便。沟通管理主要是通过沟通的方式进行的，它可以将有关的干系人紧密联系在一起，实现以沟通为本的多人共同管理方式，在一定程度上能够避免冲突的发生，而且通过多干系人的相互协助工作，有利于构建和谐高效的工作氛围。

此外，信息系统项目与其他项目的总体结构是存在不同的，信息系统项目一般不具有固定的工作团队，由于信息系统项目的复杂度不同，其团队人员数量也会存在明显的差异。有些信息系统项目一般只需要几名技术人员进行工作即可，而有些规模较大的项目却需要上百名的技术人员，共同协作，对项目进行研发。比如，普通的项目一般不会牵扯到相关的企业部门，而信息系统项目却需要企业部门提供一定的数据支持；此外普通项目一般都是由若干名干系人主要负责完成，而信息系统项目却关联到企业的大部分员工；最后，也是最为明显的一个区别就是普通项目一般都是可用肉眼观察到的，而信息系统项目的主要载体是信息和数据，它是由一些抽象的，逻辑性较强的代码等组成的，需要由专业的软件设计人员进行完成，在技术层面上具有较高的要求。

2信息系统项目管理中沟通管理的有效实施

2.1项目规划阶段

2.1.1识别干系人

信息系统项目管理中沟通管理工作重要的一步就是对干系人进行识别，通过识别能够有利于对项目规划进行制定，对项目的正常开展具有重要的意义。干系人识别从简单层面上来讲，就是对信息系统项目所涉及到的工作人员的工作情况分析，明确他们的利益关系，以及他们在项目中的参与度，还包括他们对项目产生的影响。干系人识别工作一般由项目经理进行负责，所以项目经理应对信息系统项目的具体内容，工作流程，以及项目特点等进行充分的了解，此外还需要明确企业内部的组织结构，以及企业所采用的项目管理方法，只有做到这两个方面，才能够做好相关的干系人识别工作，促进沟通管理工作的进行。

一般来说，信息系统项目中主要包括三类干系人，第一类是核心干系人，它主要是指企业的核心人物，即能够对信息系统项目的执行，结果等产生巨大影响的人员，比如企业的高层管理人员。第二类就是重要干系人，它是指信息系统项目中必不可少的一组人员，它同样也会对企业产生一定的影响，但是相对于核心干系人，他们产生的影响较小，不会对影响到项目的最终成果，比如财务经理等。最后一类就是非核心干系人，它是核心干系人的反义词，也就是说这类干系人不会对项目产生直接的影响，他们只是作为信息系统项目的使用者，根据使用情况对此提出相关的建议，换句话来说，他们不会参与到具体的项目实施中。所以项目经理在对干系人进行识别时，首先根据这一标准对干系人进行分类，做到清楚有秩序。

2.1.2规划沟通

规划沟通主要是对沟通方式的规划，也就是说根据不同干系人对信息的不同程度需求，通过合适的沟通方式促进干系人之间的相互沟通工作。就目前的情况来看，沟通方式主要包括两种，一种是正式沟通，另一种则是非正式沟通。所谓正式沟通其实就是在正式的场合以正式的渠道进行沟通，比如周期会议，而非正式沟通大多以私下沟通居多。项目经理在处理干系人沟通工作时，需要对干系人的类别进行注意，由于干系人所处类别不同，那么他们对项目的影响力，以及对信息的需求情况也会存在不同，所以项目经理需要着重注意这一点，根据不同干系人的实际需求制作出高效合理的沟通渠道，以保证干系人都够对信息进行及时高效的获取。

2.2项目实施阶段

2.2.1沟通计划的完善

在项目规划阶段，需要针对不同干系人的信息需求进行沟通规划，然而反观实际项目管理，由于内在因素或者外在因素的综合影响，项目往往处于不断变化之中，导致之前制定的沟通规划已经不能满足现实需求，所以在项目实施阶段，一旦项目结构发生变化，则需要根据变化情况对沟通规划内容进行完善，从而有效保证其沟通规划的有效性和针对性。

2.2.2沟通计划的执行

在对沟通计划进行完善之后，还需要将其落实到实处，保证沟通计划的有效执行。所以，工作人员需要具备良好的沟通习惯，真正的把沟通计划落到实处，确保沟通管理的正常实施。比如，必须按照规定的时间将周期报告上交到项目经理手中；要求采用正式沟通的方式决不能私下进行解决。除此之外，项目经理作为项目的主要负责人，也应对此采取一定的行动，比如日常多与干系人进行沟通，另外在沟通过程中还需要对沟通目标进行明确，保证沟通工作的有序进行，从而有效避免信息系统项目管理中可能存在的风险。

2.3项目收尾阶段

项目收尾是项目完成的最后一个关节，在这一阶段中更应加强沟通管理，具体实施措施如下：首先，需要对项目的收尾情况进行明确，确保项目的正常收尾，而不是由于迫于进度而急于收工。所以对此项目经理需要对项目的验收报告进行分析，确保验收结果无误。其次，就是加强内部和外部的沟通。内部沟通指的是与项目工作人员的沟通，通过内部沟通，可以及时掌握项目的建设进度等，有利于对项目进行有效监督。外部沟通则指的是与客户的沟通，通过沟通了解客户的真正需求，并根据客户需求对项目的功能进行完善，提高客户的满意度。

3结束语

综上所述，信息系统项目管理沟通管理关系到项目总体的建设与实施，还对项目的质量有直接的影响。所以作为项目经理应做好对关系人的识别工作，对沟通计划进行规划，并结合实际情况对其进行完善，最终落实到项目管理中，最后则需要加强内外部的沟通，确保项目的有序进行，在一定程度上满足客户的基本需求，促进企业的信息化建设。

参考文献：

1. 刘润龙.浅析信息系统项目管理中的沟通管理[J].山东工业技术,2014(23):281.

2. 董雯,董琪,郭霞.信息系统项目管理中沟通管理的有效实施[J].数字通信世界,2018(07):239-240.