城建档案管理数字化建设问题分析

城建档案管理数字化建设问题分析

孙国庆 1 李 锋 2

（ 1 莱州市住建局 , 山东 莱州 261400 ）

（2 莱州市自然资源和规划局，山东 莱州 261400）

摘 要：城市建设档案管理的数字化建设是档案管理现代化的重要途径，是一种更加科学，高效的管理形式。实现城市建设档案管理的数字化建设，既可以保证相关档案信息的完整性和规范性，又可以及时进行更新，从而保证档案的动态性和准确性，这对于建设智慧城市至关重要。但是目前，我国城市建设档案的数字化管理仍存在缺陷。基于此，本文提出解决的对策。

关键词：城建档案；管理工作；数字化建设；问题；对策

随着我国社会经济的飞速发展和科学技术的发展与进步，在“互联网+”时代，智慧城市的建设悄然兴起。在智慧城市建设的背景下，城市建设档案管理的数字化建设已开始普及。城建档案管理的数字化建设可以大大提高城建档案管理的效率，为后续建设工作提供数据支持，从而有效推进智慧城市建设。

1 城建档案简述

所谓城建档案一般是指在城市建设规划，建设和管理活动过程中形成的具有一定保存价值的各种载体的历史记录材料，如文字，图画，图表，音像制品。这些材料全面记录了城市建设从最初的规划到当前的建设成果的全过程。它具有极高的文献价值，可为城市现代发展的规划和决策提供重要参考。

2 城建档案管理数字化建设工作的意义

城建档案是在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。这些历史记录非常多，其中大多数是纸质材料。保留它们不仅需要相对较大的空间，还需要大量的人力、物力和财力。由于必须保护纸质文件不受潮，水、火和害虫的侵害，一旦损坏，便会丢失大量珍贵的文件，从而造成严重的伤害和影响。在传统的管理工作中，城市建设档案建在不同的区域，这使人们在寻找和咨询方面遇到更多的困难。使用先进的信息技术对这些档案进行数字化处理可以有效地改善传统的管理工作。存在的不足，实现了档案信息数据资源的共享，而数字档案材料很少占用空间，还可以节省大量的人力、物力和财力，充分发挥档案信息的作用，从而提供更大的城市空间施工作业支持。因此，加快城市建设档案管理的数字化建设具有重要意义。

3 城建档案管理数字化建设的主要内容

当前，要想将传统纸质的城建档案转变为数字化档案，其建设的主要内容分为以下方面：

（一）加强基础设施与应用系统的建设。加强基础设施建设主要是指建设数字化的城建档案网络一级响应的设备仪器，在此基础上，才能够进行应用系统的建设，如建设与之配套的软件系统，并收集、整理各种各样的城建档案。

（二）构建数据库并将文字档案数字化。在完成基础设施与应用系统建设的基础上，城建档案管理工作者还必须构建数据库，并将原有的各种城建档案进行数字化处理，使其成为各种类型的电子文档，然后统一纳入数字化数据库中进行分门别类的保管。

（三）制定完善的管理标准与管理规范。在完成城建档案数字化工作以后，为了更好地收集、整理电子文档，并做好数字化城建档案的建档、归档、存储、查询及借阅等活动，还必须制定完善的管理标准与管理规范，保证城建档案管理数字化建设工作有序进行。

4 城建档案管理数字化建设工作存在的问题

（一）初期建设难度较大。当前，要想开展城建档案管理数字化建设工作，初期建设的难度较大，因为在初期建设阶段，不仅要进行基础设施建设和应用系统建设，还要制定完善的规章制度，并全面收集、整理纸质的档案资料，将其转换成数字化的档案文档资料，然后做好录入工作，在此基础上，还要进行分类建档，以保证后续查询和借阅工作的顺利进行。这些工作任务量较大，需要耗费大量的人力、物力和财力，因此，存在的难度较大，一旦出现任何差错，都会影响到后续工作的顺利进行，也会影响到档案资料的使用。

（二）管理信息易出现缺失现象。城建档案管理数字化建设工作，会因为信息网络存在着不稳定性而造成部分档案资料的遗失，从而导致管理信息出现缺失现象，这样就会影响到数字化管理工作的效率。而且，数字化电子文档在管理的过程中，会因为计算机软件和硬件设施的原因以及人为因素或信息网络自身的问题，影响到电子文档的稳定性，极易造成档案资料的缺失，特别是一些十分重要的城建档案信息，一旦因为各种因素的影响造成遗失，都会影响到档案资料的完整性，为后续的使用带来不便。

（三）管理信息易遭受泄露。城建档案是城市规划、建设的历史记录，对后续的城市建设具有十分重要的指导作用，具有极高的保密性。但网络管理极易出现漏洞，一旦出现网络漏洞，就会造成珍贵资料的泄露，甚至被不法分子盗取或者篡改，这样就会影响到城建档案信息的安全性。因此，相关部门必须重视数字化城建档案管理工作的安全性，重视城建档案信息的安全管理工作，避免因网络安全导致城建档案信息的泄露和篡改。

5 城建档案管理数字化建设问题的解决对策

（一）系统规划城建档案管理数字化建设工作。在进行城建档案管理数字化建设工作的过程中，相关部门必须系统、科学、合理地规划城建档案管理数字化建设的工作流程和体系，以提高数字化建设的速度，更好地为智慧城市建设提供支持。在实际操作中，相关部门的管理人员必须根据管理原理，科学统计城建档案管理数字化建设工作中各个环节的内容，并按顺序逐一进行。同时要组织合适的人力并花费一定的时间和财力对原有的纸质档案进行分类整理和电子文档的制作。只有这样，提前做好准备工作，并挑选具有较强专业素养和责任心的工作人员参与到城建档案管理数字化建设工作当中，才能全面、细致地对所有的纸质档案进行收集和整理，从而更好地进行规划，抓住工作的重点，促使城建档案管理数字化建设工作有序开展。

（二）制定全面统一的施工标准。在进行城建档案数字化建设时，有关部门还必须事先制定完整统一的建设标准，以保证城建档案数字化建设的顺利进行。在制定施工标准的过程中，首先需要根据住房和城乡建设部发布的有关规定和指导方针，制定统一的格式和标准，然后结合城乡建设档案管理的实际情况，制定相应的规范和标准。区域，然后按标准开展数字化建设工作，确保严格按照施工标准进行，避免随意性，以确保数字化城市建设档案建设的合理性和规范性。在建设过程中，地方政府还应积极发挥宏观调控作用，加强指导，增加政策和财政支持。在条件允许的情况下，应有效整合该地区不同城市的城市建设档案，建立综合利用数据平台，适当增加查询，在线阅读，在线交流与讨论，建议或意见的功能。这样可以促进城市建设档案管理数字化建设系统的多元化发展，从而满足不同用户群的多元化使用需求，提高其使用效率。

（三）提高网络系统的整体安全性能。针对网络安全问题，为了提高城市建设档案管理数字化建设的安全性能，确保计算机网络整体的安全性，有关部门还必须意识到网络系统的安全性。在建设过程中，要对系统进行标准化，加大技术支出，必须采用计算机研究部门开发的专业防火墙技术和编程软件；使用实名身份对访问者进行身份验证；具有访问权限。设置严格的管理，避免因疏忽而在计算机网络中出现裂缝，影响城市建设档案管理数字化建设的安全性能。归根结底，必须加强对外联系管理，制定出入标准，严格控制外来人员对城建档案信息的使用。对网站维护者进行严格的计算机技术培训，提高他们的计算机信息素养和安全意识，提高城市建设档案信息管理系统维护的整体安全性，促进城市建设档案管理数字化建设的安全绩效。

6 结束语

综上所述，城市建设档案管理的数字化建设对城市发展和建设具有十分重要的作用和价值。施工过程是一个系统的，动态的过程，并非一蹴而就。必须通过不断的探索逐步加以完善。因此，相关城市在进行城市建设档案管理数字化建设时，必须系统地规划城市建设档案管理数字化建设，制定全面统一的建设标准，提高网络系统的整体安全性能。只有这样，才能保证城建档案管理数字化建设工作顺利开展，为智慧城市建设提供支撑。

参考文献：

[1]陈阿曼.城建档案管理数字化建设问题分析[J].房地产导刊，2019（14）：32.

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[3]陈云.关于城建档案管理数字化建设问题的探究[J].农家科技（下旬刊），2018（6）：297.