浅析地勘单位的 OA协同办公平台建设

欧阳凡歌

陕西省煤田地质集团有限公司 陕西省西安市 710021

摘 要: 陕煤地质集团本部是集团的战略引领中心、产业培育中心、创新驱动中心、资源整合中心、管理提升中心、资本运作中心、风险防控中心。在企业管理中，明确提出要将集团及下属单位的管理信息传递交流做到可视化、可控化，管理规范化,流程制度化。为此，本部特引入OA协同管理平台,提升了整个集团业务流程运转速度。本文从信息系统的生命周期角度出发，从系统规划、分析、设计、实施、运行与维护、更新几个方面探讨了该系统的建设思路和应用,以及带来的企业效益的提升。

关键词: OA协同办公平台,整合应用,管理思想

一、背景介绍

陕煤地质集团是按照陕西省地勘单位体制改革总体部署，由原局整建制改制成立的国有独资企业，现为省国资委监管的重要子企业。集团建立健全公司法人治理结构，设党委会、执行董事、监事会和经理层，按照陕煤地质集团章程行使职权。集团本部充分发挥各自专业领域的参谋、管理、协调作用，按照部门职责在集团授权范围内实施专业管理。陕煤地质集团本部是集团的战略引领中心、产业培育中心、创新驱动中心、资源整合中心、管理提升中心、资本运作中心、风险防控中心。目前，陕煤地质集团本部设有15个职能部门，集团共有14家二级全资子公司、6家控股子公司、13家参股子公司、1个事业单位。

二、OA协同办公平台建设概述

2.1系统规划阶段

2019年初，集团计划引进协同办公平台系统。协同办公平台的功能主要包括任务管理、公文管理、档案管理、新闻管理、内部信息、会议管理等功能模块，以精确管理思想为核心,针对集团内部基础管理出现的各种问题和现象,通过对其精确管控,解决集团管理信息孤岛问题,提高工作效率,为企业带来更大的经济效益。根据项目需要，根据招投标结果，引进了第三方咨询机构配合本部职工进行业务梳理，同时将整个系统根据部门职能规划需要划分成若干项目,合理分配每个项目所需硬件、软件、网络、资金、人员等各项资源。

2.2系统开发阶段

2.2.1系统分析

系统分析时期的任务包括确定信息系统必须完成的总目标，确定项目的可行性，导出实现工程目标应该采取的策略及系统必须完成的功能等。本次协同管理平台建设思路将项目目标定位在解决无纸化办公、远程办公及一定程度上的移动办公,提升各级部门、人员对计划以及上级布置任务的执行力,使协同管理平台与业务系统达到功能互补、业务促进的作用,弥补业务系统中可能出现的断层、解决信息系统分散、信息不集中的问题。本次系统基于B/S架构设计，数据库采用了ORACLE数据库，该数据库作为数据存储，可以充分利用其在数据存储上的新特性，实现了技术的可行性；协同办公系统将执行者、目标和过程管控，紧密结合在一起，运用权变组织，网状沟通，关联结果和控制反馈四个管理模块，实现了管理的可行性。

2.2.2系统设计

系统设计是信息系统生命周期中另一个重要阶段。系统设计的主要目的就是为下一阶段的系统实施制定蓝图。在第三方的支持下，在前期做了大量调研工作的基础上，本次协同办公平台的建设设计出了各个功能模块的详细规格说明、相应的处理流程、系统的数据流程和数据库逻辑结构的设计。并按总体设计方案购置和更新了计算机网络系统，并建立了相应的数据库系统;同时，对使用人员进行培训操作，同时开展了为期1个月的试运行阶段。

2.2.3系统实施

系统实施阶段是将系统付诸实现的过程。它的主要活动是根据系统设计所提供的控制结构图、数据库设计、系统配置方案及详细设计资料，编制和调试程序，将逻辑设计转化为物理实际系统。

自运行以来，协同办公系统进入了从尝试使用到主动建设的新阶段。上线至今网上处理办公流程4万余条。同时，本部积极推动该平台在子公司的试点工作，完成了Y公司、Z公司两个公司协同办公平台的建设，其系统已经正式起用，各项预设功能已经实现，为其办公效率和管理水平提升发挥了作用，同时也为其他公司的推广积累了经验。2020年疫情期间，充分利用智能化、信息化等各种手段，通过以下几个方面有效的促进了各项工作的恢复，促进了疫情防控和企业复工复产：一是适时推出云桌面系统，支持远程办公人员使用集团公司内部网络并安全登录单位协同办公平台进行办公，降低疫情对正常办公的影响。二是在已经部署完成的“会见”视频会议系统的基础上，为本部员工及下属单位领导开通视频会议账号，推动了集团复工复产的组织实施和人员部署。三是责成相关单位开发了“新冠病毒疫情防控数据分析系统”，并敦促公司员工按时填报个人信息，及时向集团公司疫情防控工作领导小组反馈各项信息，避免人员聚集。

2.3系统运行与维护

系统运行与维护包括系统运行的组织与管理、系统评价、系统纠错性维护、适应性维护、完善性维护、预防性维护等，信息中心作为协同办公系统流程和运行技术维护部门，进行后台管理的模块，实现组织管理子功能，包括部门维护、角色维护、员工信息维护。具有新增部门、修改部门、部门列表、新增角色、删除角色、列表角色、维护员工信息的操作。此外，根据工作的展开和调整，按各部门的实际需求，处理流程变更、技术修补500多条。例如：办公室作为集团的行政枢纽，承担了文拟办、流转、督办等文件业务，在实际的发文业务中，首先，根据部门机构改革后的情况，在内设二级处室的部门增加了内设处室处理节点，随后再转所属部门进行审核签批，实现了流程设置与部门职能层级的匹配；其次，在实际业务发生中，经常出现部门起草文件与其他部门业务交叉的情况，在部室审核节点和分管领导审核节点间增加了会签部门签批节点，适应了实际工作的需要。

2.4系统更新

系统更新是信息系统生命周期的重要组成部分，包括现行系统问题分析、新系统的建设等。信息技术部加快推动职能部门业务管理信息化，发挥好信息管理职能，推动企业信息资源集中管理、信息服务集中运营的理念，在流程、信息系统、资源平台三个方面积极有为，引导和推动人力资源、投资与项目管理以及党建等专业系统建设，推动集团信息化再上新台阶。通过不断深化和强化自身管数据、管资源和服务业务、服务需求的职能，在业务前期为系统建设把好技术关，掌握好方向，全力避免“烟囱”和重复建设。业务推进过程中，做好资源分配、网络规划，保证根据各项业务需求的实现，保证用户体验，保障系统持续健康运行。

同时，针对前期调研工作中提出的协同办公平台二期项目需添加的功能和需求，信息技术部与相关单位和部门深入探讨，对功能的实用性和可行性进行充分分析，完成了协同办公平台二期项目的立项工作。加快推动各子公司的协同办公平台建设，打通两端，切实为高效沟通、密切协同的管理目标做好支持与保障。

此外，为了应对外围动力电源的不可控因素等诸多情况，为数据中心接通了临时供电线路，保证数据中心在失去市政供电的情况下依靠UPS电池及备用发电机，依然可以不间断运行，提升了数据中心相关业务系统的安全性和可靠性，也降低了因为停电对服务器造成不可逆损害的风险。

三、小结

协同办公系统在研究现代组织实践案例的基础上，以动态组织为行为主体，以工作流为传导模型,将组织行为的复杂性通过三者的结合充分地表现出来,从而能够帮助实际组织解决管理过程中的问题。综上所述,我们可以看到,通过OA协同管理平台的建设实施,具有以下几方面的建设意义:

首先，提高工作效率,实现高效协同。便于企业各级管理者及时掌握各维度决策信息,支持企业在快速发展的过程中顺利变革。节省运营成本,实现无纸化办公，同时，完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话及差旅费用。其次，通过融入管理思想的系统应用对企业的战略分解、计划执行、业务活动、经营过程和员工工作进行全面管控,坚持信息量化、细节控制和过程控制,保证企业的精确执行力。最后，协同办公平台的协同性可以消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致,信息共享程度不高、管理分散等因素形成的 “信息孤岛”、“资源孤岛”，为企业长久发展营造一个积极良好的管理文化和管理环境。

参考文献

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[2] 雷景生，《数据库系统及其应用》 [M]清华大学出版社；2015.09

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