网络环境下中小学资产档案管理

网络环境下中小学资产档案管理

孙现芳

山东省北镇中学 256600

摘要：进入21世纪以来，我国教育事业发展的十分迅速，为了更加完善中小学教育事业发展，加强中小学资产档案管理工作十分重要。在中小学校办学的过程中，国有资产可以用于衡量学校的规模和实力。要促进学校的持续进步和发展，就要做好国有资产的管理和维护工作，确保资产的完整与安全，充分发挥资产的效益，使中小学校可以按照要求履行职责。为此，需要做好中小学校资产档案的分类与管理工作，本文就此进行了相关的阐述和分析。

关键词：网络环境；中小学；资产；档案管理

引言

在中小学工作中，档案管理工作是一项比较重要的内容,能够为学校的发展提供正确的指引，可见提高学校管理水平之前需完善中小学档案管理工作，从而发挥出档案的最佳效果。新时代背景下衍生出了许多高科技技术，而这些技术被广泛运用于各个行业，方便了人们的生产生活，极大提高了工作效率，大大提高了生活质量，然而当前科技技术并没有普及到档案管理工作中，所以中小学的档案管理工作迟迟提不高效率。档案管理工作对学校发展是有促进作用的，然而由于这个工作没有受到学校管理者的重视，导致它的作用没有得到有效发挥。

1网络环境下中小学资产档案管理的意义

1.1提高国有资产档案管理的规范化

如今我国已经进入信息化、网络化时代，国有资产档案管理工作能否跟上新形势，档案的电子化、规范化、标准化尤为关键。中小学校国有资产往往由于档案不完整、材料不全、责任部门和管理人员职责不清等问题，导致国有资产档案管理缺乏规范性。中小学校可以通过计算机、信息、网络技术统一国有资产档案管理电子化的标准,利用网络化技术整合与各类国有资产档案有关的各个职能部门和管理人员,理顺各部门职责，将责任落实到人，从而实现国有资产档案电子化及标准化,达到规范档案管理的目标。

1.2教学文化重要构成

中小学校档案是中小学校教学文化的重要构成部分。中小学校档案记录着全校学生在校期间的学习活动、学习成绩、行为纪律等。学生档案信息直接体现出学生在校期间的学习表现，学生依据档案，不断提高自己学习水平。学生档案能够从侧面反映出学生所在专业的教师教学质量，中小学校教师能够依据学生档案不断提高自己的教学本领、专业素养。因此，中小学校档案管理对中小学校教育者和学生有着激励和鞭策的作用，能够提高教育工作者的工作水平。此外，中小学校档案也记录着中小学校教师的教学活动、教学成果，是中小学校教师教学工作的重要结晶，教师能够依照档案信息不断改善自己的教学质量，巩固和提高自己的教学成果，推动中小学校教学文化的不断前进。

1.3提高资产效益，防范风险

一是充分使用资产档案，检视中小学校国有资产配置管理水平，看是否存在闲置资产，是否存在重复购置，处置程序是否规范等。二是通过资产档案的电子化、信息化，纪检、监察、审计部门能快速有效地检索检阅下载档案，可以有效执行监督。三是进行国有资产档案展示，将资产管理归档的流程进行梳理，使管理公开化、透明化，也是体现廉政的一种方式。

2中小学资产档案管理工作现状

2.1学校不重视档案管理工作

新时代下档案管理工作的重要性越来越高，因为人们逐渐意识到过去和未来是一个具有密切联系的整合，历史对未来发展起一定的指向作用，然而当前很多中小学校都没有对档案管理工作有足够的重视，所以档案管理工作一直没有优化改进的动力注入。因为学校管理者不够重视档案管理工作，导致工作无法得到顺利开展，严重限制了档案管理工作发展。

2.2档案信息利用程度亟待提升

随着信息化技术和移动终端的普及和覆盖，作为国家发展人才培养基地的中小学校来说一直走在时代前沿，紧随时代发展洪流，与时俱进，对中小学校日常管理手段及教学手段进行创新。目前各中小学校在日常教学管理中已经初步实现信息化管理，在档案信息管理工作中也积极引入信息化办公设备，运用信息化办公软件，以此希望可以提高办公效率。但是在中小学校档案管理信息化实际应用的过程中，我们可以明显发现现在的中小学校档案信息管理信息化还是仅仅停留于徒有其表阶段，只是在基本配置方面达到了信息化需求，但实际在查阅、检索档案信息方面，还有许多空白功能需要进行完善开发。中小学校档案本身存在的意义就是希望通过反复查阅、研究为学校发展方向提供依据，或者教师可以通过查阅学生档案及时更改教学计划，提高教学效率。但是现在中小学校因为档案管理信息化功能的不完善加大了查阅的难度，从而大大降低了中小学校档案利用程度，继而削弱了中小学校档案管理存在的意义，无法为中小学校日常管理改革提供实际参考意义，在某种程度上阻碍了中小学校的发展。

2.3档案信息化管理硬软件设施短缺

信息化环境下，中小学校档案管理前提是具备完善的信息化管理设施，信息化管理设施是档案管理的硬件基础，只有保证硬件的完整，档案管理工作才能稳中有进、持续进步。据调查发现，当前我国部分中小学校仍然缺少信息化管理设施，原先的档案管理设备陈旧落后，不能满足现代化档案管理工作需求。档案信息化管理是依靠计算机和信息技术发展起来的，如网络扫描设备、复印设备、计算机管理设备，以及网上管理系统、计算机辅助软件等网络设施，这些都是档案管理信息化建设必不可少的基础硬件。各个地区发展情况的不同，当地中小学校档案管理建设质量也有所差异，并且目前全国各个中小学校档案管理信息设施并不能实现共享，因此，档案信息化管理设施短缺问题已经成为了当下中小学校档案管理重要问题之一。

3网络环境下中小学资产档案管理策略

3.1完善档案管理设施，丰富信息化管理软件

基础设施是档案管理工作开展的前提和基础保障。基于信息化环境下，中小学校档案管理质量的再提高，中小学校应将基础设施建设提上日程，提高在档案领域的基础设施建设力量，加大投入成本，完善档案管理基础设施。硬件设备方面，中小学校应引进先进的管理设备，更替原有的旧设备。软件设备方面，应该丰富信息化管理软件，增设信息化管理模块，完善档案管理信息系统。结合学校档案管理工作开展的需要，应该建立起专项基金，提供足够的物力、财力、人力。信息化管理软件与系统方面，应该由专业信息技术人才对其完善和更新，档案管理人员在管理过程中，应做到管理系统的定时更新和维护，保持管理系统跟随着信息变化而变化，进一步提高档案管理信息化建设质量。

3.2建立数字化的档案工作体系

要真正实现档案数字化管理，首先要建立数字化的档案工作体系。完善的档案工作体系包括数字化工作流程与数字化管理制度两个方面。一方面，我们要制定科学合理的工作流程，我们可以利用互联网技术创建高效的档案归档与收集模式，管理人员接收到档案信息后，立即将档案信息通过网络传送给档案室，档案室立即将档案信息进行归档，这种高效便捷的归档收集模式，实现了数字化文件与归档一体化，极大提升了归档管理工作效率。另一方面，我们要完善数字化管理制度，确保档案信息在网络上始终处于受保护状态，避免档案信息被网络黑客非法获取。首先，要严格限制档案信息的使用人员，避免出现信息盗用现象。其次，要对档案信息进行加密，通过设立防火墙和杀毒软件的方式，拦截各种网络黑客与网络病毒，确保信息不会被他人窃取或更改。

3.3更新管理理念　提升管理人员素质

在中小学校档案信息化管理过程中，中小学校档案工作要加快信息产品的转型升级，同时也要能够认识到管理人员的重要性。为此，中小学校档案工作要加强管理人员的业务学习，促使其能够掌握更为专业的知识水平，进而更好地实施档案管理工作的改革创新工作。然而，由于当前中小学校教学并没有意识到档案管理的重要性，也未能采取相应的改革创新工作等都是影响中小学校档案管理工作正常开展的主要因素，此外，由于中小学校档案管理人员年龄相对比较大，并没有掌握信息化的档案管理模式，这在一定程度上也是阻碍中小学校档案管理工作正常开展的因素之一。为此，中小学校档案管理工作要加快信息产品的转型升级，并同时着重提升管理人员的业务技能，从而更好地提升档案管理工作人员的综合素质。此外，中小学校档案工作要利用一切机会加强管理人员的专业技能培训工作，从而促使他们能够掌握最为先进的信息化管理技术，进而更好地为中小学校档案管理工作提供最为优质的服务。

3.4提高国有资产档案的电子化率

国有资产档案电子化、信息化管理不同于传统的档案材料管理方式，主要表现在国有资产档案归档及储存的形式和方法。传统的档案管理是将纸质的档案材料作集中式封闭管理，现已满足不了中小学校对档案的管理使用要求。中小学校国有资产体量的快速增长,倒逼国有资产档案管理进行升级改革。要求国有资产档案储存和利用方式，能开放、灵活，突破时空限制，随时随地快速使用。电子化的国有资产档案数据存储和管理方式满足了以上需求。总的来说，国有资产档案的电子化是中小学校利用先进的计算机技术对国有资产全生命周期产生的材料进行收集和处理，将纸质档案材料转变成电子化的数据格式存储管理。通过国有资产档案的电子化转换，为国有资产档案信息化管理创造了条件。在档案电子化方面，中小学校应充分使用计算机、图形处理、信息化手段将国有资产的图文纸质材料转化为电子化的数字化档案材料，并统一档案电子文件的形成、归集和保管要求，由国有资产档案管理部门建立管理规范。以中小学校国有资产中数量最多、种类最多的仪器设备为例，中小学校仪器设备的信息收入标准是采用《高等学校仪器设备管理基本信息集》标准进行信息采集，建立规范的仪器设备电子档案信息数据库，编制了相应的档案检索目录、分类目录和索引方式，规范有效地归集、查询档案信息。

3.5建立数字化的档案信息数据库

开展档案数字化管理工作，主要目的就是能够及时向档案信息使用者提供档案信息，纸质的档案数据过于庞大，找起信息来既费时又费力，这就使得数字化档案信息数据库的建立尤为重要。要建立数字化档案信息数据库，首先，要明确各项档案数据来源，完整输入各项档案数据。其次，要对各种档案进行科学合理的分类，设置基本目录数据库，将学生、教师、后勤职工、学校领导等各类不同人员的档案分类管理，在进行档案查询时就能一目了然，精准查找。最后，根据档案内容将数据库设置成几大主题，例如学籍档案、人事档案、科研成果、校史档案等，在进行档案查找时，结合基础目录数据库和内容主题数据库，能够快速锁定想要查找的信息，极大提升档案查找效率。

结语

综上所述，在中小学校档案管理工作中，中小学校要借助网络技术实行档案信息化管理模式。档案管理人员也要充分认识到档案信息化管理工作的重要性，并通过不断地学习，努力提升自身的业务技能，进而更好地提升中小学校档案信息化管理水平。因此，中小学校档案管理工作要加快信息产品的转型升级，从而实施更为标准化、规范化的信息化管理模式，进而更好地为中小学校档案管理工作提供更为优质的服务。总之，中小学校档案管理工作一方面要实行信息化的管理模式，一方面要努力提升管理人员的业务技能，双管齐下，从而更好地实现档案工作的信息化管理，进而整体上提升中小学校教学水平。

参考文献

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[2]林春芳.信息化背景下档案管理工作现状与优化策略[J].信息记录材料.2020,21(02):59-60.

[3]许静.信息化背景下档案管理工作现状与优化策略[J].办公室业务.2019,27(16)118.