企业档案管理的重要性及强化措施

企业档案管理的重要性及强化措施

宫亚楠

山东滕建投资集团兴唐工程有限公司 山东 省 滕州 市 277599

摘要：档案管理是企业管理的重要内容，在新时期社会发展的背景下，需要不断更新理念、创新方法，以期实现档案管理工作的新发展，在企业运营中更好地发挥积极作用。

关键词：档案管理；重要性；存在问题；强化措施

引言

随着社会发展步伐的加快，企业必须学会创新求变，只有这样才能在时代的浪潮中平稳前进，而企业的档案管理工作也要紧跟企业发展步伐，在传统档案管理方法的基础上不断创新，为企业的发展做好后勤工作。企业的领导和管理人员也要提高对企业档案管理工作的重视，对档案管理创新工作大力支持，为其提供一个良好的企业内部条件。目前，企业档案管理工作正处于一个重要的转型期，只有通过加强档案建设的信息化水平，兼顾档案工作者和档案管理系统的建设，做好档案管理工作，推进档案信息数据库建设，才能为企业提供更加全面高效的档案利用服务。

1档案管理在企业发展中的重要性

1.1有利于维护企业权益

档案管理能够有效保护公司的知识产权和合法权益。公司的知识产权主要涉及公司的商业品牌、专利权、著作权和商业秘密等，它是公司智力活动和经营管理活动所创造的成就。公司无形资产或者知识产权的产生过程在企业档案里都有记录，可以作为公司的法律依据，如果知识产权被其他公司或者个人非法使用，公司可以将自己的产权记录档案作为证据用来保护自己的合法权益，因此，妥善管理档案非常重要。

1.2有利于资料的保存与共享

档案管理的一项重要任务是在公司建立、发展过程中存储各种文件、图像和资料。企业决策者可以根据整理和接收到的各类数据，提取和收集相关信息，面对不断变化的市场，敏税捕捉市场发展机遇。企业文化档案的二次开发和深度利用，还有利于企业形象和企业精神的塑造。注重对企业内外部信息和知识的收集与保存，有利于企业实现资源的共享利用和价值创造，从而提高企业的创新能力。

1.3简化企业管理流程 , 提高企业管理水平

企业在不同发展阶段中的业务流程是复杂的，过于繁杂的流程不利于企业管理的发展。良好的档案管理可以引导员工根据相关的档案资料去开展具体业务工作，依章办事，循序渐进，防止员工在使用某些原材料时产生困惑。高效的档案管理工作可以简化企业管理流程，提高企业管理水平。

1.4在经济活动中为企业提供支持

企业发展过程中，一般会有融资需求，主要途径是向银行贷款。银行向企业发放贷款前，必须考虑企业的实力、资质、管理状况、社会声誉等信息。在发放贷款时，银行还会建立相应的企业档案，存储客户的信息，方便下一步的合作与交流。这样，双方可以迅速建立起信任、实力和责任感的行动架构，健全、完整的企业档案管理体系在这些经济活动中能为企业提供极大支持。

1.5有利于促进公司规范管理

规范化的企业档案管理体系可以促进公司内部形成良好的行为规范，使管理活动更加规范化、信息化。良好的档案管理使公司在档案收集、整理、鉴定、保管、使用、处理和研究方面的工作顺利进行。档案管理不仅可以在大方向上规范公司治理，而且可以在细节上提高管理水平。

2档案管理中存在的不足

2.1没有正视档案管理的重要性

档案是企业在发展过程中的一笔重要财富，其中包含了企业的发展历程和日常生产活动情况，涵盖了人力资源、企业管理等方方面面的内容，并具有文书档案、技术档案等多种形式，在企业的发展过程中起了重要作用。但是，很多企业却没有充分重视档案的重要性，部分企业管理者较为重视企业的经济效益，工作重心也倾向于企业的经济发展，认为档案管理在企业中处于无足轻重的地位，档案管理人员也只是对档案进行整理、存放。由于部分企业没有重视档案管理工作，常常会出现突击整理档案的情况，使得档案管理从原本长期、连续的工作变成了应付检查的临时性工作，所以当出现突发性事件时，很容易出现档案遗失等情况，可能为企业带来难以预料的损失。

2.2信息化管理存在不足

随着网络技术的发展，在企业的档案管理中也开始广泛运用计算机技术。在档案管理过程中运用信息化技术具有便于保存信息、方便拷贝与抄送以及提升档案信息时效性等方面的优势，因此企业在进行档案管理时较为青睐于这种方法。但网络也是一把双刃剑，档案的信息安全也会受到网络安全的影响。如果没有妥善保存涉及到企业核心技术的秘密文件，那么将会造成无法挽回的损失。因此，信息安全也是档案管理中的重要方面之一。

2.3管理机制不健全

虽然部分企业制定了相关的管理机制和应急预案，但是应急预案仅仅流于表面，没有实际操作性。甚至部分企业是为了应付检查才制定应急预案，这些预案未能针对实践情况进行认真制定，因而很难在出现突发情况时发挥应有的作用。

3企业档案管理工作改进策略

3.1提高对档案管理工作的重视程度

企业管理者对档案管理工作的重视程度，是实现档案管理工作改进发展的思想基础。企业管理者要充分认识到档案管理工作对企业经营发展的重要意义，将档案管理工作视为现代企业管理的重要组成部分，合理设置相关部门和岗位，理顺档案管理工作在企业运行中的地位和关系。同时，还要加大对档案管理工作的投入力度，特别是在档案存储方面，要及时更新防潮、防火、防霉、防盗等设备，为高质量地开展档案管理工作提供坚实的硬件支撑。

3.2加强档案管理的制度建设

企业要在国家相关法律法规的基础上，结合本企业的实际情况，制定和完善档案管理的各项规章制度。一是要明确责任，将档案管理工作的各个环节落实到具体部门、岗位、个人，切实提高相关工作人员的积极性和主动性。二是要明晰流程，从档案资料的收集、整理、保存和提供四个方面，提出详细的工作要求规范，保证档案管理工作的平顺运转。三是要统一标准，让档案管理的各个工作环节都有据可依、有章可循，提高档案管理工作的严肃性，避免随意混乱情况的发生。四是要强化监管，定期对档案管理工作进行巡查，以便于及时发现和修正问题。

3.3积极推进档案管理信息化发展

信息化是档案管理工作发展的大势所趋。企业管理者要认识到信息技术在档案管理中的优势作用，积极推进档案管理的信息化发展。一是要进行设备升级，为档案管理部门配备计算机、扫描仪、数码相机等设备，从硬件上做好支持。二是要进行工作机制改造，建立档案数据库、信息平台，推动档案管理由传统手工作业向信息化作业过渡发展。三是要重视人员培训，将信息技术作为培训重点内容，提高档案管理人员的信息技术水平，以便使他们跟上时代发展，更好地开展工作。

3.4优化档案服务质量

档案管理不仅仅是收集整理和保存档案资料，更重要的是要为企业提供优质的档案服务，把档案的价值充分发挥出来。因此，优化档案服务质量是企业档案管理工作改进的重点。一是要关注服务的便捷性，充分利用信息技术，做到及时更新数据，同时满足企业随时随地查阅档案的需要。二是要关注服务的共享性，尤其在大型企业集团内部，要建立起档案服务的信息化系统，实现档案信息的舒畅交流，提高企业工作效率。

结束语

时代的发展离不开创新，信息化时代的到来为档案管理工作提出了新的更高的要求。因此，企业在发展过程中需要重视档案管理工作，正视其中存在的不足，并进行针对性地完善，从而切实提升档案管理水平。

参考文献

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