改扩建工程档案管理的思路

改扩建工程档案管理的思路

钟金顺

佛山市第一人民医院 广东省佛山市 528000

摘要：目前，科学技术的发展迅速，我国的工程建设的发展也有了改善。改扩建项目对一个企业来说，是企业生产建设的核心工程。项目档案对建设项目日后的管理、使用、设备维护、改扩建都有着十分重要的作用。项目档案管理有着自己的特殊性，它不仅仅是本单位单方面的工作，它需要建设、设计、施工、监理、设备供应及安装等参建单位共同完成。项目档案收集不齐全、整理不规范都会直接影响建设项目发挥最大效益。

关键词：改扩建工程；档案管理；思路

引言

工程档案是建设项目在立项、设计、施工、使用、维修及改扩建等活动中形成的具有保存价值的文件、图纸和影像资料。它具有原始性、图物相符性，是保证项目工程管理、维护、检查、使用以及多年以后改扩建的原始依据。因此，工程档案的准确性和完整性贯穿工程项目管理的全过程。

1重要性

根据国家规定，对于重大建设项目的竣工验收必须包括对项目档案的验收，项目档案验收不合格或未进行验收的则不得对整个建设项目进行或通过竣工验收。由此我们可以看出项目档案的重要性。笔者参与的改扩建项目涉及的参建主体多，从项目的可行性分析阶段开始就形成了内容和数量众多的文件材料，但多数参加单位对于改扩建项目并未配备专业的档案管理人员，不重视日常文件资料的收集和归档，导致改扩建项目档案资料不齐全，此外改扩建项目档案资料多分散在不同的经办人手中，他们不清楚档案整理的具体做法和要求，从而无法保证改扩建项目档案的有效性。针对这些问题，笔者认为企业的规划部分、设备部分、基建部分等领导首先应对改扩建项目的档案管理工作引起高度重视，认识到此类项目档案管理对项目实施的重要性，加强档案管理部门与其他部门之间的配合，定期对改扩建项目档案管理人员进行培训，普及相关法律法规，了解具体档案工作情况，大幅增强相关部门和人员的档案管理意识，使其重视归档文件材料的形成、保管、归档等工作。

2优化措施分析

2.1加强宣传教育，增强参建人员档案意识

由于临涣选煤厂改扩建工程参建单位多，形成的文件材料数量大、内容杂，一些参建单位忙于责任成本管理，未配备专职档案人员，项目档案未形成时，档案资料都散落在各经办人手中。他们对档案工作重要性认识不够，不清楚档案整理规范和标准，个别建设单位不重视工程建设阶段文件资料的平时积累和归档，到工程后期整理阶段发现文件资料短缺不全，再进行补缺相当困难，档案的准确性也无法保证。因此，我认为项目建设单位应根据实际情况，定期对各有关人员进行档案知识的业务培训，让项目管理团队从思想上重视档案管理，掌握项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等。定期召开建设项目档案工作会议，召集参建单位档案管理人员汇报档案工作进程，宣传档案法律法规，进行现场监督和业务指导，针对应归档的文件材料不完整、手续不完备、不符合归档要求等现象，及时指出存在的问题，提出具体要求，使他们理解和支持档案人员的工作，重视档案资料的收集管理，增强档案意识，自觉维护档案资料的完整、准确。

2.2建立档案管理网络，完善档案管理制度

企业档案管理涉及企业各个职能部门，仅仅依靠档案部门显然不行。首先要争取单位领导的支持，从领导重视做起，并要求有专人负责，确保工程资料的准确、完整、真实、有效。领导的重视是做好档案工作关键。因此，临涣选煤厂成立了以厂长为组长的档案管理领导小组，配备兼职档案人员，形成档案管理网络。兼职档案员负责对本部门形成的档案材料进行收集，档案室负责业务培训和指导，根据工程进展情况，检查档案资料形成、收集情况，组织落实工程建设全过程各环节文件资料的把关。工厂技术科负责协调参建单位与档案室的资料交接。制度是档案工作机制的重要内容。建立健全档案工作机制，完善档案工作的各项规章制度，是企业档案工作持续、稳定、健康发展的保证。要将工程档案的收集管理作为日常工作列入领导工作计划，确定分管领导和专人负责，纳入领导岗位经济责任制考核，使档案工作落在实处。要通过制度把档案法律法规落实到各职能部门，纳入企业奖惩机制。临涣选煤厂着重落实了“三纳入”、“四参加”制度，使档案部门真正参与工程建设管理，了解工程建设进展情况，掌握档案资料的流向，坚持竣工图保证金制度，即将工程竣工与生产计划部门的竣工结算制度结合起来，确保档案收集齐全完整。

2.3坚持档案管理与项目建设同步进行

由于企业项目档案的本源性、原始性的性质决定了项目档案文件资料的不可后补和不可替代性，决定了项目文件资料的形成积累必须和项目建设同步进行。坚持同步管理就是要求项目文件的收集、整理，归档和项目档案的验收，要与项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行。为了保证改扩建工程形成的文件材料收集齐全、完整和准确，我们坚持事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制的原则，注重平时的收集和积累。首先，在改扩建工程项目立项开始时，建档工作即应开始，因为完整的前期文件对于维护本单位的合法权益方面有很重要的依据、凭证作用。工程竣工验收时也是要检查的重要内容之一。所以在工程项目一开始，同时提出档案工作计划，编制工程项目文件材料归档计划，确定归档范围，督促参建单位建立健全项目档案资料，并在设计、施工、监理合同中，提出工程项目文件材料收集、整理、移交的具体要求和整理规范。其次，在改扩建工程项目施工过程中，临涣选煤厂档案管理人员随时了解施工进度，定时不定时地到工地、各职能科室检查文件材料收集、积累、移交情况，是否与工程进度相适应，发现问题，及时与有关单位进行协调，保证工程项目文件材料收集齐全、完整。保证项目档案与工程建设同步进行。最后，在工程项目竣工验收时，工程项目档案资料的收集、整理、审查工作与工程竣工验收准备工作同步进行。档案部门主动介入，积极参与工程项目的竣工验收，项目验收前，先要进行项目档案资料的预验收，应重点检查的内容有：项目前期文件，如项目建议书、可行性研究报告、评估报告、合同协议、批复、会议纪要、招投标文件、水文、地质、工程勘查报告等，各种隐蔽工程记录、质量评定文件、竣工图、设计变更单、监理工作文件及专业验收文件等。严格审查环节，确保档案材料的完整、准确、图物相符，发现问题，及时整改，否则，整体工程不能进行最后的验收。

2.4将项目档案管理纳入合同管理

在逐步完善的社会主义市场经济条件下，合同的作用至关重要，它是约束企业改扩建项目参建方强有力的法律依据和纽带，有了合同就有了工作的主动权和法律保障。项目档案是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括从项目立项开始到项目建成投产形成的应归档的各类文字、图纸、图表及声像材料。项目档案质量优劣的根本取决于工程建设全过程档案的系统管理，文件资料的形成质量和内容的齐全、完整与各参建单位人员的整体档案意识和作为完全相关。在以前的工程中曾经有过这样的教训，因合同中没有档案条款，档案资料缺失严重，档案人员没有办法控制档案的质量，经常在维修时查找不到相关的资料。因此，在项目的招投标和签订合同时，就设立专门条款，明确规定各参建单位对项目文件的责任及完成标准，明确监理单位对项目文件的监督和审查责任。

结语

在档案整理过程中，为了保证工程项目档案能够真实记录和反映项目建设的全过程，同时做到档案资料的齐全性、完整性、准确性和系统性，不仅要靠项目建设单位档案管理部门的管理，更要靠工程管理部门、施工单位、监理单位的共同努力，不断提升各专业人员的管理水平，严格执行档案管理规定，强化对工程档案主动归档的意识，从而做好工程项目档案归档管理工作。

参考文献

[1]陈茂银.浅谈如何做好企业改扩建项目档案的收集工作[J].科技视界，2013.16

[2]刘萍.以项目档案专项验收为抓手持续提高项目档案管理水平[J].机电兵船档案，2016.2