新时期人事档案管理信息化建设研究

新时期人事档案管理信息化建设研究

郭冬艳

吉林水投水业发展有限公司

【摘 要】随着信息时代的到来，各种档案信息大量涌现，使得传统档案管理模式越来越无法满足时代发展需要，以信息技术为核心的信息化档案管理工作逐渐成为档案工作的重点内容。人事档案作为档案管理工作的重要内容，实现信息化建设和管理势在必行。本文首先分析了人事档案管理信息化建设的必要性，结合传统人事档案管理现状探讨了信息化建设要点。

【关键词】人事档案；信息化管理；建设；管理意识

当前，我国总体上已经迈入了信息化时代，信息技术在人们生活和工作中被广泛的应用，提高了人们生活水平和工作效率的同时，促使人们生活和工作方式发生了改变。在人事档案管理工作中，要求工作人员充分认识档案管理改革的重要性，遵循与时俱进的社会发展原则，将档案管理与信息化建设融合在一起，提升档案工作效率和管理水平。

一、新时期人事档案管理信息化的作用

人事档案管理是国家社会公共信息的重要组成部分，是企业、单位和国家选拔和培养干部、评审公职人员、调解人员编制、人事调动、拟定人才流动计划和制定人才培养政策的重要依据，只有工作中做到与时俱进、加强信息化建设，才能更好的满足社会发展需要，提高档案管理效率。就人事档案管理信息化的作用分析，主要表现在以下几方面。

1、强化档案管理形式

随着计算机技术的普及和网络时代的到来，档案管理工作逐渐由传统的纸质档案信息管理工作朝着电子档案管理模式转变，传统繁杂的档案管理工作在信息化技术的配合下变得简单、灵活。就档案管理工作实践而言，利用网络技术、信息技术为主的人事档案管理形式不仅有利于提高档案管理工作效率，还大大保证了档案信息安全性、准确性和完整性。

2、实现资源共享

21世纪是一个信息瞬间万变的时代，各种信息种类和数量成爆炸式增长趋势，信息资源的利用价值也越来越高，甚至可以说信息资源是国家、企业和单位不可或缺的重要资源。在这种时代背景下，各种领域的信息交叉汇总，逐渐形成了新的信息体系，建立人事档案管理信息化能够实现人人事档案信息的共享，充分发挥人才的价值，推动企事业单位的发展，更好的为社会发展做服务。

3、有利于档案信息查询

在过去，由于档案信息都是以纸质媒介保存的，这种纸质人事档案翻阅的时候往往需要花费大量的时间和经历，不仅影响了工作效率，还容易出现信息提取错误的现象。但在信息化条件下，人事档案查阅不再如此，通过计算机技术对各种档案信息进行集成处理，形成简单、准确、科学的数据模式，不仅简化了管理流程，还提高了查阅效率。在电子时代背景下，档案查阅无需要翻书、翻柜，只需要在网上输入自己需要查询的信息便可在海量的信息中心搜选出自己所需要的，很大程度上发挥了档案信息的应用价值。

二、新时期人事档案管理现状

当今社会是一个信息时代，全世界人类的生活和工作都离不开信息技术的配合，信息化已成为时代发展和社会颈部的标志。与此同时，信息作为极为重要的战略资源，如何充分利用相关信息成为当前档案管理工作的重点所在。在此背景下，传统的人事档案管理问题越来越突出，具体表现在以下几方面。

1、人员重视度不高

受到传统档案管理意识的影响，不少档案管理人员在档案管理工作中将重点放在保密和封闭领域，使得与时俱进的档案管理意识较低，在档案管理人始终存在漏洞和偏差，在工作中缺乏改革魄力。另外，不少档案管理人员的档案信息化重视程度不高，从根本上未曾意识到人事档案信息化管理的重要性和作用，加上信息化意识淡薄和缺乏领导人员的支持，使得档案管理信息化受到很大的限制。

2、信息安全建设不完善

人事档案管理信息化建设是一个综合、系统的工程，在工作中不但要掌握大量的信息资源，还要具备优质、科学的硬件设施，如扫描仪、计算机等，这些设备是保证档案信息化管理的基础。但在实际人事档案管理信息化建设中，基础设施问题较为严重，缺乏相应的数据库、信息收集不齐全等问题明显。另外，在档案信息资源收集中重点放在职工个人信息领域，而没有重视其他信息的整理，导致档案管理工作中存在信息混乱、无法实现共享的问题。

3、缺乏统一的管理标准

信息化管理需要数据库的支持，但目前事业单位缺乏专业管理人员[2]，使得事业单位人事档案管理缺乏统一标准，导致档案管理人员没有明确的目标，工作效率低下。因此，在人事档案管理信息化建设过程中，需要大批高素质、复合型人才加入到信息化建设队伍中。

三、实现人事档案信息化建设的措施

1、建设高素质人才队伍

事业单位需转变传统的思想观念，充分意识到信息化建设工作的重要性，并在实际工作中，建设高素质人才队伍，要求工作人员树立正确的数字化观念，能够将信息化技术与人事档案管理联系在一起。同时，需根据事业单位的实际发展状况，统一制度与标准，并增强费用的管理力度，合理建设高素质人才队伍，确保可以满足系统化的管理工作。且在实际工作期间，还需建设关于网络信息技术的复合型人才，以此提升人才培养工作水平。

2、推进数据库的建设

为推动事业单位人事档案管理信息化建设的进程，可采用V-FOXPROW数据库编写人事档案管理系统，扩大人事档案管理范畴，整合事业单位资源，为单位决策提供参考数据。推进数据库的建设，不仅能够减轻工作人员负担，提高工作效率，而且有利于人事档案微机化管理的实现。

3、实现数据共享

在实际工作中，需针对人事档案管理工作进行数据共享，并根据具体的数据要求与内容，创建现代化的数据管理机制，增强先进技术的应用效果。在此期间，要求人事档案管理部门应用数字技术，针对资源进行共享，并树立正确的责任观念，合理参与到信息化建设活动中，促进人事档案管理工作的良好进步。

4、增强档案管理信息化水平

在人事档案管理期间，需全面提升信息化的管理水平，确保管理工作有效性与可靠性，可采取培训形式，增强对事业单位档案管理人员的培训，提高管理人员的思想认识及业务能力[4]，在此期间，也可以利用多元化的管理方式实施工作，及时发现人事档案管理工作中存在的问题，采取相应的措施解决问题。

5、提高人事档案管理工作的服务水平

　　进行人事档案管理就是为了更好地满足于人们对档案资料的需求，所以要不断地提高管理人员的服务质量。这就需要利用计算机技术将文字、图像、声音、视频等档案信息资料进行分类、提取和加工，并通过不同的载体来实现人事档案信息资料的数字化存储，然后通过计算机网络平台实现档案信息资源的远距离传输和交流，这样就可以满足人们对人事档案信息的各种需求，从而也实现了档案管理的真正目的。

四、结语

综上所述，人事档案管理对事业单位发展至关重要，将信息化与档案管理结合，并不断突破创新，不仅能够提高档案管理工作效率，而且有利于推动人事档案信息资源共享。在实际工作中，应重点关注人事档案的建设问题，并采取合理的措施解决问题，创建信息化的建设渠道，适应时代进步与发展。

参考文献

[1]黄顺奎. 新时期人事档案管理信息化建设研究[J]. 办公室业务, 2019, 000(008):148-149.

[2]时婷婷. 新时期疾病预防控制中心人事档案管理信息化建设研究[J]. 科技经济导刊, 2020(11).

[3]刘一江. 新时期干部人事档案管理信息化建设的探讨[J]. 中国战略新兴产业(理论版), 2019, 000(018):1-2.