如何做好档案收集归档管理工作

陈桂玲

山东潍坊市临朐县医疗保险事业中心

摘 要：档案收集归档是档案管理工作的基础和主要内容之一，可以有效保护档案资料的丰富和齐全，方便档案信息资源的开发并为社会发挥档案的利用价值，适应信息时代信息资源的共享趋势要求。本文主要针对单位档案的收集归档管理工作进行分析探讨，并提供参考。

关键词：档案；归档；管理

单位档案是各单位在工作过程中形成的，不同形式的客观事实和工作过程的真实记录，具有保存价值，应收集归档存放于单位综合档案室进行集中管理的档案资料。这些档案资料应当鉴别其价值性，可以为单位发展提供服务，并具有服务社会发展的长远的保存价值。具体工作中，要加强档案资料的形成和存放，及时收集移交单位档案室，确保资料齐全，存放安全，推动单位档案管理水平的进步提升。

一、档案收集归档的重要性

档案收集的重要性，可以形象的比喻为“巧妇难为无米之炊” ，这样我们就不难理解，进而增强工作的积极性和主动性。目前，很多单位的档案收集执行的是有关档案管理规定，或者本单位的有关规定，如要求单位有关档案部门和人员要在第二年上半年将去年的档案收集整理归档。那么，按照这个要求规定的时限完成收集归档是没有问题的，关键是具体组织开展过程中时间节点把握上容易出现问题，这种要求应该是建立在单位具备规范化管理意识和条件的基础上才可以将收集整理工作做到位，否则容易出现一些问题，如做不到随办随归，要等到年底集中归档，都容易导致收集归档不齐全等现象。信息化形势下，计算机技术在档案管理中得以应用，归档管理工作通过系统开展，提升了归档质量效率，齐全完整的档案资料可以通过信息技术全面展示，已改往日查找和利用空间的限制，档案内容覆盖可以实现最大化，档案收集归档的重要性也得以体现。同时，要做好新形势下电子档案的收集归档管理工作，做到与纸质档案一起收集归档管理。电子档案自身优势明显，存储以数据格式，存放于硬盘或者数据库中，可以长时间安全存放，占用档案存放空间较小，可实现无痕快速利用和传输。因此，电子档案的出现和发展，让档案的价值进一步发挥，促进了档案管理水平的提升，让档案的管理和价值变得更为重要。

二、收集归档管理存在的问题

（一）档案管理人员工作水平低下。一些档案管理人员不注重业务学习和知识更新，对一些新的档案管理规定和标准掌握不够，多年沿用传统的管理方式，导致不适应现代档案管理要求，出现档案收集归档不及时，收集内容范围模糊，整理归档不规范等现象。与现代社会发展档案需求步伐不一致，新的现代管理技术在档案管理中应用不足，工作效率低下，工作质量不高，导致单位档案服务自身发展和提供借鉴参考作用发挥不够。

（二）档案管理水平落后。长期以来，单位档案管理部门独立性不强，往往隶属于单位综合部门来附带管理，导致档案人员自身档案管理主动权和自主权受限，很多工作没法主动开展，档案的归档管理计划性目标性工作规划不足，缺少专业的全局性涉及，导致档案管理水平提升缓慢。

（三）安全管理意识淡薄。日常档案管理中，出现档案安全隐患比比皆是，如档案文件材料因归档整理不及时，又没有专门的档案整理场所，凌乱散存于办公室，留存于个人手中，档案安全意识不强，一定程度上导致了收集归档质量不高。

三、档案收集归档工作的有效方法

（一）提升收集归档意识。要通过各种形式展现档案的价值，积极参与单位工作攻关，问题解决，将档案的作用发挥体现在问题解决和单位管理服务的各个层面，逐步增强人们对档案重要性的认识。要加大档案重要性的宣传，加大档案收集工作要求的贯彻，让各个部位形成的档案资料能够全面及时搜集归档。通过宣传引导和档案作用的不断发挥，让每个人都认识档案和档案收集工作的重要性，进一步提升收集管理质量，自觉配合单位档案人员做好材料收集提供，提高档案资料的系统性和完整性，促进单位收集归档管理基础性工作的整体水平提升。

（二）制定操作性强的收集归档管理制度。要通过建立收集制度，为档案搜集提供一个样本性的“纲目”，让档案收集工作做到有据可循。收集归档制度的建立，要符合单位工作实际，与业务职责相对应，在收集的内容、收集的方法，归档的时间和有关责任人员进行明确，将收集归档管理工作规范起来。

（三）提高档案人员业务素质。要强化档案人员的业务学习培养，不同形式开展档案业务交流和现场业务练兵，打造浓厚的档案业务学习氛围，形成人人学业务，人人争先进，比学赶帮超的学习局面，促进业务水平的全面提升，为档案工作的开展创造业务支撑。

（三）确保应归档文件收集齐全。收集工作中除了围绕单位日常工作开展外，为保证收集齐全，还要注意一些特殊情况下材料的收集，比如临时性文件，外出开展活动和工作形成的文件，因工作调动或者离岗交流人员手中的材料，都要注意收集，纳入收集管理范围，为档案发展积累更多丰富的档案资料。

四、结语

总之，随着社会发展，档案的重要性不断提升，档案管理工作难度相对增加，新形势需要不断提升档案管理水平。这就需要档案管理工作从收集归档的基础着手，提升业务水平，采用新技术手段，增强工作责任意识，把档案各项工作开展到位，推动单位档案管理工作稳定高质量发展。

参考文献

[1] 刘宇楠.浅谈单位档案工作存在的问题及对策[J].科学导报. 2017（02）123-124.

[2] 于胡萍.谈事业单位档案工作水平的提升 [J].中外企业家. 2017（07）37-38.

[3] 孙红星.就档案收集归档的及时性探讨[J].中国西部科技. 2018（09）78-79.

[4] 徐世发.试论事业单位档案室管理的制度化J].科技信息，2018（14）：29-30.