电子档案大数据管理与编研利用

电子档案大数据管理与编研利用

冯钊

南水北调中线干线工程建设管理局 100038

摘要：随着“互联网+”大数据时代下，社会生产管理、文化教育、资源管理等方面的管理模式流程都发生了极大的变化。大数据时代背景下，产生了大量的数据信息，电子档案数量规模与日俱增，在这种情况下，加强电子档案大数据的管理及编研利用工作，是促进我国档案事业向高质量方向发展的重要手段和途径。特别是对于各级党组织、企事业单位，如何根据大数据信息化下电子档案的特征，将档案管理与大数据、云计算等互联网技术进行有机融合，不断完善优化档案管理，为实现档案事业智能化、大数据化提供扎实的管理基础和条件。

关键词：电子档案；大数据；管理与编研利用

一、前言

档案工作一直都是党和国家关注的工作内容和方向，通过档案管理，可以有效维护党和国家历史发展的真实面貌，从而对广大人民群众根本利益进行保障。档案作为一种重要的历史文化遗产和信息资源，在大数据信息化的时代下，电子档案的数量规模与日俱增，在我国《“十四五”全国档案事业发展规划》中，明确提要扩大档案利用范围，加快推动我国档案事业实现全面智能升级和数字转型。因此，在这种时代背景下，重视电子档案大数据管理与编研利用，符合我国档案事业在新时代下的发展趋势和要求。

二、电子档案的概述

（一）电子档案的概念

电子档案是信息化技术及储存终端设备发展到一定阶段下的产物，它是指通过计算磁盘等设备来进行信息数据存储，与纸质档案相对应，实现信息数据互联互通的通用电子图像文件集合^[1]。电子档案一般是以案卷为单位进行储存。储存电子档案的介质一般主要有光盘、磁带、磁盘等。电子档案归档大多都采取光盘和磁带。在大数据时代下，电子档案主要是通过云存储的方式进行储存，所以新时代下的电子档案既可以将信息数据储存在光盘磁盘等有形介质中，也可以存放云端的网络空间中。

（二）电子档案的特征

载体与内容分离化，电子档案的存在方式可以是数字信号形式。由于其存储形式电子化，所以可以实现载体与内容的分离，电子档案的信息数据可以从一个载体向另一个载体之间进行变换，或通过互联网渠道传播给不同的档案使用者。而且电子档案的储存内容形式也相当多元化，它的形式可以是视频、音频、图片、文字等，相比传统纸质档案，电子档案存储形式的多元化、多样化，可以保证档案更形象、生动、全面。电子档案由像、声、文等形式集合而成，存储时可实现载体分离，不过离线保存时，它的真实性和可靠性会受到一定影响。

（二）依靠计算机设备系统等软硬件

电子档案是计算机信息化系统发展到一定程度才诞生的。电子档案的传递和读取需要计算机等一些信息电子设备，由于电子档案的保存期限相对较多，而计算机等软硬件设备及相关信息化技术更新换代速度不断加快，未来可能涌现更多的电子档案读取设备，所以为更好地保证电子档案能顺利读取利用，必须要对电子档案的查找、传输、信息存储压缩、存储以及制作生成等方面进行标准化的规定，因此，电子档案管理其中一个基础性工作就是标准化规范化^[2]。

（三）信息存储的高密度性和载体多样性

传统档案存储的主要载体是纸张，所以传统档案变化的是纸张的样式、规格以及化学成分。而电子档案的存储载体则是U盘、光盘、磁盘等。这些载体的储存容量会随着信息技术的发展而不断增大，早期的电子存储载体为磁盘，其容量不过5M，但是大数据时代下的移动U盘，其容量已经高达2T，而且电子档案经过压缩后，所需要存储空间最小，网络传输时占用更少的宽带资源。

（四）安全性和稳定性有待提高

在电子档案的生命周期中，由于电子档案内容及形式缺乏足够的稳定性，所以它的安全性、原始性以及完整性一直都无法得到有效保证，而且在电子档案在多次利用、移交和传递过程中，其载体和内容经过多次的组合和分离，可能造成电子档案利用、移交和传递后与其初始化时的状态不一致，现阶段的信息技术可以对电子档案中的数据信息进行篡改，这极大地影响到电子档案的真实性和利用价值，而且电子档案在传输过程中，容易出现信息被盗和截留的问题。

三、电子档案大数据管理与编研究利用过程中所存在的问题

（一）电子档案的管理应用标准规范缺乏完善法律细则指导

在大数据、云计算、区块链等信息化技术的带动下，我国电子档案的发展速度及规模一日千里，但是由于电子档案的数据信息繁杂多样，要保证电子档案在编研利用、移交、传递及管理过程规范化标准化，必须要构规范化、统一化和标准化的管理规定和细则条例。这是实现我国电子档案高效利用、信息资源档案文件共享的重要依据和基础。现阶段，我国档案管理部门结合电子档案大数据管理和编研究利用情况，出现了《电子文件归档与电子档案管理规范》、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》等档案管理法律意见。但从相关电子档案应用以及档案使用者的反馈情况来看，我国对于电子档案大数据管理和编研利用还缺乏完善科学标准的指导细则，一是法律法规的缺失，造成电子档案在实际管理和利用过程中出现执行不到位、各行其事的现象，如对电子档案保存标准缺乏法理依据

^[3]。二是指导细则缺乏。这直接影响到电子档案在大数据应用中的跨界融合效果。

（二）电子档案互通共享缺乏实时性

在“互联网+”的大数据时代背景下，档案管理部门以及相关企事业单位之间的电子政务关联度不断提高，如何利用档案管理系统或平台进行电子档案的互联互通，实现电子档案的共享利用，是现阶段我国档案管理人员必须要思考和解决的问题。现阶段由于我国区域发展不均衡，所以一些区域的电子档案共建共享发展并未达到档案事业现代化发展的要求标准，电子档案跨区传输、远程利用在技术上和资金投入上存在一定困难，这直接影响到电子档案大数据管理和编研究利用效果和质量。这一现象的出现是由多个方面因素所造成的。一是我国电子档案共建共享的基础设备和能力还有较大的改善空间。部分档案管理人员对区块链、云计算、云共享等信息技术缺乏一个清晰 的应用性认知，他们缺乏信息化技术知识，共建共享技能操作缺乏熟练性，再加上电子档案共享网络体系未完善，所以造成电子档案资源文件在跨区域、实现共享上未能实现实时化、即时化。甚至部分档案管理部门与其它单位之间还没有电子档案共享系统，档案资源管理和利用还是依靠传统手工传输。二是电子档案信息与电子档案保密之间的矛盾。特别是事业单位、国有企业以及行政机关之间的档案管理和利用。由于一些电子档案内容存在涉密内容，而相关单位管理人员无法精确地对其涉密级别进行定性，无法划分电子档案的保密与公开的界限，所以影响电子档共建共享质量和效率。

（三）电子档案存储、传输及管理利用存在安全性问题

随着我国“互联网+”发展理念及相关信息化技术应用范围和渗透应用的不断提高，我国电子档案在档案管理中的占比越来越高，电子档案的规模数量与日俱进，电子档案的诞生和发展都依赖于计算机、网络技术等软硬件资源，但是互联网具有虚拟性和安全漏洞，所以电子档案在共享传输、管理利用时可能面临着安全性问题。由于一些档案馆（室）未能建立完善的安全级别高的电子管理安全风险，所以容易造成电子档案存在损坏、被盗的隐患。如档案管理人员在进入档案管理系统时由于密码过于简单或不设密码，从而造成档案信息被窃取。而且一些档案管理部门的电子档案存储手段方式缺乏科学性和合理性。如档案管理人员用U盘来将电子档案资料转移到档案管理系统中，但U盘可能存在机械性故障，一旦出现这一问题，那么没有备份的档案资料可能因此丢失。又或者储存电子档案的U盘丢失，被其他人拾获，这些情况都会造成电子档案资料出现泄漏问题。最后是电子档案的存储方式缺乏规范化、标准化，一些档案管理人员未能充分发挥大数据在处理分类电子档案的应用优势和作用，从而造成档案使用者在调阅、查询档案信息资料时出现卡顿问题。

四、强化电子档案大数据管理和编研究利用的建议和对策

（一）促进档案资源整合，加快推动电子档案精细化智能化管理

在信息化技术广泛应用渗透各个产业领域的背景下，档案管理部门也要顺应时代发展的节奏和步伐，一方面我国要从电子档案管理的标准体系和法律制度上规范电子档案和管理，加强电子档案的顶层设计，解决好档案馆（室）电子档案中阶段性工作和总体管理目标设计之间关系。从电子档案的生成、传输分享、管理安全等方面入手，保证电子档案载体形式、传输分享、接收管理的规范化标准化。二是加快档案管理单位的档案信息化建设，现阶段，我国的档案管理主要有两种形式，分别是单轨制和双轨制。双轨制的存在的应用，其本质就是对电子档案这一档案管理形式载体的稳定性、有效性和真实性存在疑问，所以通过谨慎管理电子档案来保证档案的安全可靠，但是随着电子档案管理技术和管理思路的不断成熟，电子档案慢慢替代传统纸质档案。所以我国要出台电子档案的管理指导细则，消除电子档案的管理隐患，为实现档案管理单轨制发展提供有利的法理基础和管理条件。

（二）增强电子档案管理人员服务思维，加快大数据技术完善

在电子档案日益普及化、应用化的背景下，承担档案信息储存和服务职能的各大档案部门，所以要转变传统服务思维，加强大数据信息化的技能学习，不断创新档案管理工作方法，逐步养成档案管理服务网络化、共享性、技术性信息化的思维，具体对策和建议如下。

一是通过组织培训教育，强化档案管理人员信息化、信息化、技术性思维。档案管理部门可以根据本单位档案管理人员的知识结构、技术体系以及服务思维情况，不定期定期地组织电子档案知识和技能培训教育，通过培训学习，及时了解我国最新档案管理法律及细则情况，同时对管理人员的信息化技术意识思维进行全面增强，从电子档案的数字化管理、纸质档案与电子档案形式转换、电子档案资料的生成、压缩转化，到资料传输、档案管理系统以及操作安全性等方面的应用操作以及管理思维进行全面的加强^[4]。在强化档案管理人员大数据服务思维和操作管理技能的基础上，重点培养管理人员共享性思维，电子档案数据信息共建共享是现代档案事业发展的必须要求，“档案信息服务于社会”这一档案管理理念是我国档案事业在大数据背景下的体现。因此，档案管理人员要结合电子档案的类型、涉密性以及档案数据系统的情况，加快电子档案的共享应用。

二是优化电子档案大数据信息技术。各级档案管理部门，要结合本区域档案管理资源情况，投入资金，加快档案管理系统的建设，现档案管理与各种信息化技术、设备之间的融合，特别是物联网、大数据、云计算、AR技术等，通过强化电子档案大数据智能化技术应用，例如物联网基础架构的建造。它包括应用层、网络层和感知层。应用层的作用价值在于其档案应用服务与智能处理进行有机融合，通过发挥中间智能技术的作用，对档案管理系统不中的硬件、系统数据端口不一致的问题进行处理，从而实现档案库房管理的动态化、实时化数据互联互通。从而全面提升电子档案大数据管理与编研利用质量和效率。

（三）全面加强电子档案的安全管理

电子档案的诞生和发展依赖于互联网技术以及相关计算机智能终端设备系统，因此，档案管理部门必须要全面电子档案安全保障系数。电子档案的安保障和维护主要体现在档案信息数据的安全应用上。电子档案的安全管理是实现档案共享、编研利用、资源整合、长期保存和接收管理等工作的前提和基础。所以电子档案安全管理应重视保管、传输、接收等环节的真实性、可读性和保密性。首先要对电子档案进行加密处理。避免出现管理人员变动时发生电子档案信息丢失的问题。对于电子档案使用人，要设置好电子档案的编研利用的对象和使用，方便一旦出现电子档案内容泄漏更好地追源溯始。同时加强电子档案应用载体设备的安全。电子档案大数据管理所涉及到的设备，应通过电子档案到的统一调配和管理，由档案主管部门牵头，联合信息安全部门，设置局域网，实现互联网与局域网的分离管理，对电子档案的查询内容、查询次数以及查询者等方面情况全面监管，能够打印的电子档案只能是结论性的内容^[5]。最后对档案大数据采集应用进行严格重审，严格审核档案的数据压缩包、原数据源的传输和编研利用情况，保证电子档案数据的可追溯性、真实性和可靠性，实现电子档案销毁、保存、生成和传输等环节有据可查，从源头上保证电子档案的安全。

五、结语

电子档案是我国档案事业管理其中一个重要的内容，在互联网大数据、云计算、区块链等信息技术广泛应用渗透到档案管理的背景下，我国电子档案管理必须要从思维意识、技术操作等方面全面加强，进一步提高电子档案的安全性、可靠性和真实性，从而优化我国电子档案大数据管理和编研利用质量效率。

参考文献

[1]蔡盈芳. "电子档案管理应用区块链价值分析." 中国档案 8(2020):30-32.

[2]施颖. "云储存技术在电子档案管理中的应用." 黑龙江档案 No.238.01(2020):94-95.

[3]杨桂明, 许凤姣. "大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析." 档案管理 000.002(2020):84-85.

[4]张柯. "技术发展趋势和应用水平 ——对电子档案"单轨制"的两点认识." 档案管理 3(2020).

[5]王丽华. "浅谈电子档案与纸质档案并存阶段的管理." 经济学 3.4(2020):65-66.

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