信息化技术在医院档案管理中的应用

信息化技术在医院档案管理中的应用

王坤伦

济宁市中医院 山东省 济宁市 272100 摘要：信息技术以及互联网技术等的不断发展和完善，为传统行业以及工作等实现转型升级创造了重要契机。借助于这一前沿技术形式，能够极大地改变以往的工作模式以及工作效率，而这同时也符合当下社会对于高效率、高质量工作的诉求。医院档案涉及各方面医学资料、人事管理、内部工作人员的具体表现反馈、政策文件反馈以及财务等多个方面的内容。随着医院发展越来越快，规模越来越大，档案资料内容也越来越多，因此，传统人工形式的档案管理显然已达不到使用需要。将前沿信息技术和档案管理结合已成为时下研究的重要内容。

关键词：信息化技术；医院；档案管理；应用

1医院档案管理采用信息化技术的意义

1.1顺应现代化、信息化时代发展趋势

在档案管理工作中融入信息技术，建立信息化管理平台，采用信息化管理模式，这既是一种顺应时代发展趋势的发展理念，也是推动医院经营发展向信息化、现代化发展的有效方式。在档案信息化建设中，医院各部门可以通过信息化平台查阅档案信息及资源，医疗服务中能够参考疑难病症中的成功治愈案例，这为医院提高医疗服务质量、档案管理水平提供了必要支持。可以说，档案信息化建设能在一定程度上满足医院现代化发展需求，也能够实现现代化社会发展趋势下对于医院的基本要求。

1.2节约档案管理时间、提高档案管理效率

档案信息化建设是将纸质档案转化为数字信息，储存于信息化平台上进行集中管理的一种方式，在这种管理模式下，既能够减少纸质化档案管理中浪费的物质资源，也能够减少纸质档案管理所花费的时间，很大程度上节约了档案管理时间，提高档案管理的效率。例如在纸质档案管理中，提取一份档案信息需要对提取人进行身份审查，对提取信息的保密情况进行审查，对提取档案进行查询、外借，还需要催回、归档。这个过程浪费了许多时间，既给档案管理工作带来许多不必要的工作量，也降低了档案信息的利用效率，还存在档案外借后丢失、信息失真等情况。而在档案信息化建设与信息化管理模式下，通过网络身份审核、档案信息共享、安全网络建设的方式，能够实现档案信息的快速提取与共享应用，避免了档案的重复整理，提高管理效率。

2传统的档案管理方法对于信息化建设的桎梏

2.1信息传输方式发生了改变

在医疗行业，计算机技术得到了广泛的应用。医院各科室通常依靠网络进行文件和报表的交换，产生大量的电子文件，这无疑会增加档案管理的压力。由于信息传递方式的变化，如果仍采用传统的管理方式，很难满足现阶段档案管理的需要。因此，需要积极建立档案管理信息系统，结合当前电子档案管理的信息传输模式，确保档案管理的有效性。

2.2档案服务需求大幅增长

随着医疗事业的发展和进步，科研投入逐步加大，导致档案利用率显著提高。但在档案管理工作的初期，都是基于纸质的档案，这给档案的使用带来了很大的困难，往往需要花费大量的时间查找档案信息。由于早期管理不规范，许多珍贵档案编码不正确，难以发挥其使用价值，这就要求医院改进医院档案管理工作方法，全面整合早期档案，形成完整的档案管理体系。

2.3文件存储管理升级困难

随着档案生成速度的加快，医院需要加大档案存储设备和存储空间建设的投入。档案的实质性改善增加了档案管理和保管的难度。特别是纸质文件对存储环境有更高的要求，一旦操作不当将造成文件损坏的严重后果。针对这些问题，结合新时期档案管理的特点和档案服务的要求，改变档案的存储方式，将纸质档案管理转变为电子档案管理，既可以节省管理空间，又可以节省管理设备，同时也降低了管理难度。

3信息技术与档案管理工作的融合策略

3.1完善提升硬件基础

不同于其他档案形式，医院档案往往要求更高的保密性、专业性，是医院经营发展的重要基础及关键资源，实现档案信息化管理可以促使各方面档案资料得以高效存储和提供利用。目前，医院的信息化档案管理工作主要基于计算机局域网的方式完成数据的高度交互，此外配置了专业的扫描设备以及打印设备等完成数据的导出、录入。因为，电子产品往往有着较快的更新周期，支持年限也不长，故而信息化档案管理也要求周期性地就软硬件技术和设备等实施检查、升级，规避由于设备故障以及病毒等问题导致档案管理品质下滑。此外，就档案管理工作人员实施基础的专业培训提升，促使其更好地掌握档案管理工作各项技能的使用，以及前沿理念的认知，规避由于人为操作失误等情况给整个系统带来严重损害。就软件以及网络大环境下实施维护期间，需要明确设置管理员等的权限，对有关重要资料的访问权限进行加密处理，对于非授权等人员则需要避免其肆意地访问关键数据资料，不断地提升档案信息化技术的应用安全性。

3.2 转变档案模式，降低储存保管的难度

在新医改形势下，医院事业的发展面临诸多变化，为了能够迎合医改需求，需对医院日常管理工作加强重视，且明确长期的发展目标。此时，便突出了医院档案管理的重要性。同时，还需明确新时期医院档案管理所面临的重点问题，其中档案储存保管难度升级是需要重点关注的问题，为能保障档案资料的安全储存与管理，以免人工失误引发档案丢失和破损等问题，需对档案管理模式进行创新，将档案资料的载体由纸质转变为硬盘和网络硬盘等，实现纸质档案向电子档案的转变。此外，能够节省档案储存的空间，可降低档案储存与管理时的成本投入。针对医院档案进行信息化管理可明显提升档案储存的高效性与可靠性，也可为资料的提取与编制提供便利。在特定的情况下，可根据档案提取人员的实际需求对档案格式进行转化，提高档案资料的适用性，进一步增强医院档案的服务质量。

3.3加大监管力度，提高密级水平

在信息化技术的支撑下，医院要主动强化对档案的监管力度，对资料进行备份管理，避免或减少档案数据遗失的情况。为了更好地维护医院档案的信息安全，应加大对档案信息系统的安全监管力度，合理使用加密技术。通过设置防火墙、管理系统登录权限等方法，提高档案数据库的密级；加大内网独立性及外网加密性的建设力度，对病毒侵袭形成阻碍，进一步提升档案资料的安全性。尤其是在现实工作中，档案管理人员利用互联网查找行业有关信息时，很容易感染DOS、木马病毒等，增加本院档案数据被盗取、删减的概率，这就要求管理人员积极采用事前防范手段，参照档案资料的查阅权限，采用指纹、人脸、复杂密码认证等形式，严格设置登录权限，以防人为操作增加信息化管理系统运行的安全风险。

3.4完善信息化档案管理体制

信息化的档案管控其目的是更好地推动并达成数据信息等的高速交互以及有效利用。对此也就要求各医疗机构建立完善的档案数据管控体系。借助各个部门以及单位彼此的高度配合以及数据交互支持，从而实现档案信息的高效管控，不断地提高医院的服务质量和工作效率。此外，需要针对性地组建档案管控机构，其主要职责为就全部的档案完成数据的分类划分，并设定检索以及导入导出等端口，将整个档案数据实现更为规范性、高度统筹性以及系统性的管控，提高管控工作的品质，更好地为医院整体运行服务。

结论

在医院的管理中，加强对患者档案的管理，是促进医院整体管理水平快速提高的根本因素。在一定程度上改变传统的管理方法，将有效地促进医院档案管理的顺利进行。在医院的管理过程中，增加信息技术的使用，是提高管理技术的有效手段，如何利用信息技术更好地提高医院的档案管理水平，是现阶段首要需要解决的问题，在此阶段，医院相关人员应该加大对于医院档案管理部门的资金投入，增加对其重视程度，确保信息化档案管理的顺利进行。

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