档案信息化建设与工程档案管理措施分析

档案信息化建设与工程档案管理措施分析

田克文

天津港湾港口建设工程有限公司 天津市河西区 300222

   摘要：近年来，我国的基础设施建设越来越多，做好项目档案管理工作显得尤为重要。加强档案信息化建设和管理，是新时期提高工程档案现代化水平的现实需要。信息化建设是工程档案转型发展、共建共享和资源开发的现实需要。然而，在工程档案信息管理中，档案人员的思想认识、业务部门的配合、信息管理系统等方面存在着许多实际困难。因此，应采取有效措施，切实解决这些问题，不断提高档案信息化建设和管理水平，充分发挥档案的实用价值功能。

  关键词：档案管理；基本原则；信息化建设

引言

在现阶段的档案管理过程中，主要通过对现有实体档案的分类、整理，并根据相应的要求提供一些服务。而且，档案管理本身的工作性质主要是服务性的，因此在档案管理的全过程中，档案管理也需要相应的专业知识。然而，随着对各类档案需求的不断增长，对档案管理专业人才的要求也越来越高。在计算机网络飞速发展的背景下，利用信息技术手段减轻职业经理人的工作量，提高整个档案管理的效率也是十分必要的。我国对档案管理的重视程度还比较高，一些工程单位已经慢慢推行信息化档案管理模式。

1 档案信息化建设基本内容概述

档案信息化建设是档案资源信息化管理和利用的新途径。档案信息化建设是一项系统工程，其内容是多方面的，主要包括档案信息资源建设、档案基础设施建设、档案标准化建设三个方面。档案资源建设主要是对档案信息的形式和内容的要求。档案基础设施建设主要是对档案信息软硬件设施进行配置，以更好地提高档案信息资源的开发利用效率，实现高度共享。档案标准化建设主要是对档案信息化建设提出一些具体要求和规范，以便更好地促进电子档案的规范化管理。

  2信息运行的新挑战

2.1不能正确认识档案信息化

随着信息技术的不断发展，公文处理、合同管理、人力资源管理、财务共享等管理系统出现在公众视野中。传统的档案管理模式已经不能适应新时代的发展要求。对此，要积极转变传统的管理模式，跟上时代发展的步伐，引导职工高度重视档案管理。目前，一些档案管理人员对档案管理不重视，认为传统的档案管理工作模式能够满足现阶段的工作要求，没有建立起现代化的档案管理体系。这些人在思想上忽视了档案管理，阻碍了企业信息化建设的大发展，降低了档案管理的效率。

2.2标准化系统存在短板

信息技术在工程档案管理中的应用离不开各系统数据库的支持和保障。利用档案管理系统的数据库，将不同类型的数据信息输入到相应的数据库中，为档案信息建设提供高质量的信息内容支持。但在现实中，由于数据信息输入不准确，档案管理数据库之间存在着错误记录、遗漏，以及各种矩阵现象。数据库与图书馆、建设部门之间没有有效的规范化管理体系。工程档案中存在着大量的碎片化、非结构化信息，影响了档案信息的建设进程。

2.3不同的档案管理部门存在差异性

不同地区的经济发展水平有一定的差异，其发展速度也不尽相同，这也会影响档案管理的信息化程度。受经济因素影响，不同地区对档案信息化建设的投入不同，这也会导致档案管理信息化建设进度的巨大差异。一些地区的档案管理部门开始使用计算机管理档案，大大提高了档案管理的效率和质量。但一些档案管理部门仍采用单机进行档案管理，导致档案管理水平低下，难以实现有效的资源共享，不利于档案管理的发展。

2.4能够让档案信息储存量不断增加        

近年来，随着时代的不断进步，信息技术也得到了进一步的发展。因此，在各个领域和行业的发展过程中，信息化建设的力度不断加大。由此可见，档案管理信息化建设的实现对企业的发展和社会的进步都具有十分重要的作用。如果实现档案管理的信息化建设，在档案管理过程中，信息的存储容量将大大增加，存储密度和空间将远远大于纸质档案。谢谢，不断加强档案管理的信息化建设，也可以在档案管理的过程中，对各种图表、图片等进行统一管理，全部在一个档案中，这样可以有效地节省存储空间，不需要提高档案管理的水平和效果。

2.5提高档案信息化水平技术 　

这主要包括：（1）配备计算机、服务器、交换机、路由器、扫描仪等硬件设备。通过计算机系统软件的运行，培训和促进系统软件的开发、应用和改进，逐步建立同一平台，为分中心做好准备（2）档案馆目录和全文的数字化。档案信息数据录入是编目中心的基础工作。对于各职能部门每年移交的大量成果档案，要同时进行整理录入。从信息来源出发，建立统一的数据格式标准，实行纸质文件和数字文件的“双套制”，避免重复劳动，既能节省人力、财力，又能提高工作效率，这也将大大加快档案信息数字化的进程。首先，制定密级划分标准，将房间档案按公开、内部、秘密、秘密进行界定；其次，对档案信息用户进行在线验证，为不同身份的用户提供不同的信息查询权限，确保软件系统的安全。

3 加强企业档案管理信息化建设的措施   

 3.1转变传统管理观念树立企业档案管理信息化管理理念

在新的形势下，转变传统的管理观念，实现管理观念的现代化已迫在眉睫。根据当前企业的发展，企业档案管理信息化管理理念的建立可以从以下三个方面进行：一是提高企业档案管理人员的信息化意识，认清企业档案管理的发展趋势，为企业发展和社会进步提供更好的档案服务；其次，通过企业档案管理信息公开的各种渠道，提高企业管理层对档案管理信息的重视程度，使企业领导充分认识到档案管理信息的重要性和必要性，为企业的发展做出科学的决策和管理；最后，要全面更新企业档案管理服务理念，从提高档案管理和服务效率的角度，加快企业数字档案建设，为企业提供全方位的档案服务，为企业生产经营提供系统科学的档案服务。

3.2完善信息化建设的基础设施      

  目前，我国档案管理信息化建设还不是很成熟，存在许多不足，其中档案管理信息化建设的基础设施还存在很大的问题。为使档案管理信息化建设更加科学合理，有关部门应加大基础设施建设投入，如购置相关扫描设备、数码相机等专业设备。同时，为便于更好地管理档案信息，应购置数据处理能力强的专业设备，完善各类相关基础设备，方便档案管理的相关工作。

结语 

综上所述，档案管理作为一项连续性工作，对实现档案管理现代化和档案信息化建设，促进我国档案事业的后续发展具有重要意义。有关企业要明确档案管理现代化和档案信息化建设的主要内涵，采取有效措施，完成档案管理现代化和档案信息化建设，并为促进档案管理提供更全面的作用，促进企业的发展。  

参考文献：

[1]杨小鹏，王惠萍.关于档案管理信息化建设若干问题的思考[J].办公室业务，2017（20）：83.       

  [2]张鹏.档案信息化管理必要性作用措施和创新途径的探讨[J].信息记录材料，2019（03）：183-184.

[3]富丽燕.刍议档案管理信息化建设的现状及应对措施[J].办公室业务，2017（2）：80-80.