实现低保档案管理现代化的思考

实现低保档案管理现代化的思考

邱宁

亮甲台镇政府，河北省承德市宽城满族自治县， 067600

摘要：现代化技术在低保档案管理中的融入能够推动其工作模式的创新，从而实现对档案管理流程进行优化的目的，使管理工作按照规章制度的要求来高效落实，这样能够以低保档案的类型及性质来使档案资源得到有效利用。在低保档案工作中应借助现代化技术来加强对档案处理、分析等工作，推进低保档案管理的现代化建设，其有利于档案管理的信息化转型，通过提高档案管理的效率、质量来对档案资源的全面整合及分类。

关键词：低保档案；档案管理；现代化技术

引言：

信息时代的快速发展推动了低保档案管理的改革及创新，在实际中可以通过现代化档案管理技术、模式、方法的运用来改进其以往管理工作中存有的不足，实现对档案资源进行高效管理的目的。在档案管理工作中应分析现代科技发展及信息化背景所带来的转变及技术支持，结合档案管理需求来对其现有的低保档案管理体系进行调整，从而对快速增长的档案信息资源进行科学化处理，使低保档案资源能够得到有效利用。

一、低保档案管理的重要性

低保档案是最低生活保障工作过程中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。按照内容不同可分为三大类：低保对象类、业务数据类、公文管理类，载体形式以文字与图表居多，主要涉及到的单位有：民政局、街道办事处等。低保档案综合性强，涉及内容多，信息量庞大，归档、编号必须按照严格规定，要遵循《归档文件整理规则》，一户一袋，按流水号排列，统一管理、存放，不可随意外借，借阅必须有介绍信和相关凭证。由此可以看出低保档案管理工作需要适应时代发展及社会形势来不断地进行改革、创新、优化，确保管理工作的专业性，从而加强对各类档案资料的管理及处理，为低保工作的提供真实、完整的档案资料。

二、低保档案管理现代化的价值

1、提升档案信息收集能力

信息时代下信息资源传播速度更快、共享程度更高，而传统的低保档案管理方法在面对大量数据资源时存有的弊端愈发明显，在档案收集方面，借助网络技术、信息技术能够在单位内部建立起信息传递网络，这样可以高效的进行档案资料的传递，并保证档案收集的时效，减少档案管理中的疏漏。并且在信息技术的支持下可以进一步的扩大档案管理覆盖面，实现对数字化信息的高效收集。

2、增强档案资源处理效率

在单位发展的过程中要求对档案管理进行创新来改进其工作中的不足，目前信息化是低保档案管理最主要的创新方向，其也是提升档案管理现代化水平的重要手段。在档案现代化中，信息化管理系统的应用能够对低保档案资料进行自动化分类、归档、生成目录，并且在数据技术的支持下可以高速对档案资料进行筛选，减少无用档案的留存，相较于传统档案管理模式其在极大程度上减少了人工投入，并改进了纸质档案管理所存有的局限性，低保档案管理现代化能够彻底突破纸质档案管理的限制，提升管理工作的智能化水平，进而优化档案管理的流程及提升档案资源处理效率。

3、加强对档案资料的利用

在低保档案管理现代化会采用信息化的办公方式，并对工作中所产生的各类档案资料进行电子化、数字化处理，经由数字化处理的档案资料都存储在数据库中，这样在档案的调用时可以直接进行检索、查找，使档案管理及利用的整体效率得到有效提高。并且在单位中若是具备一定条件还可以建立起网络档案管理服务平台，对授权用户开放部分功能，使其自主进低保行档案资料的查询、调用，进一步实现资源共享，有利于提升档案资料的使用价值。

三、实现低保档案管理现代化的策略

1、加强档案管理软硬件支持

在低保档案管理中要想实现现代化，使相关工作信息化得到顺利的推行，则需要对其软硬件条件进行完善，为低保档案管理提供充足的资金、设备等支持，其主要是由于低保档案资料有着较强的机密性，因此应根据实际的工作条件来配备完善的软件、硬件设施。首先在硬件设施上主要是计算机、扫描仪等基础的配套设施，对于软件则是根据低保档案管理要求所需的信息化管理系统、网络管理平台、网络安全防护等，确保在实际的低保档案管理中能够利用现代化技术手段来对档案资料进行规范化处理。

2、提升信息技术的应用水平

全面进入信息时代使计算机技术几乎融入到了各个领域，计算机技术的应用改变了传统工作模式，提高了工作效率。传统低保档案管理模式不仅效率低，且准确性和实效性差，甚至容易出现数据遗失，并且在信息量不断加大的背景下，传统管理模式已难以完成满足管理需要。因此，低保档案管理中应加强对计算机的应用，通过计算机信息数据库管理系统来进行低保档案管理，构建数字化管理模式。数字化低保档案管理不仅能够提高管理效率，同时更压缩了管理成本，提高了管理水平，弥补了传统管理模式不足，解决了信息量增大问题。

3、进行档案数据库的建设

在低保档案管理中为了使其现代化得到顺利推进，应该加强对适用于低保档案管理中的现代化技术进行了解，从而将现代化技术与档案管理融合在一起，构建起更为完善的档案信息化、现代化管理平台。在低保档案管理中需要在计算机技术、数据技术的支持下进行数据库的建立，对于以往档案资料进行电子化处理，通过档案信息资源的收集、处理、归档，达到对档案信息资源进行统一整合及管理的目的。

4、加强档案管理的安全水平

低保档案在电子化处理后其主要存储在数据库内，因此计算机系统一旦受到外部攻击或病毒侵入则可能会导致信息数据的损坏、丢失、篡改等问题。为了有效地加强对档案的安全管理，需要科学的运用安全防护技术抵御黑客攻击及病毒感染。首先，利用防火墙技术对计算机系统进行保护，并应用杀毒软件防止计算机病毒的入侵，及时的对病毒库进行更新来抵御新型的计算机病毒，从而保证在低保档案管理中其信息管理系统应用的安全性。其次，在档案资料的传输及使用中需要采用加密技术进行信息数据的处理，这样可以有效的减小档案资料被截取或丢失所带来的损害，使低保档案管理的安全水平得到进一步的提高。

5、加强对工作人员的培训

质通过对低保档案特征和低保档案管理情况的分析，不难看出当前低保档案管理工作难度在提高，对档案管理人员综合素质也提出了更高要求。若低保档案管理人员自身不具备专业档案管理技能和知识，便难以开展高质量档案管理。为此在实际中需要以低保档案管理现代化的要求来加强对工作人员的专业培训，使其可以掌握最新的管理知识、方法、技术，保证在管理操作中可以对现代化技术进行有效应用。并且应重视优化人才结构，提高低保档案管理人员综合素质，提高其业务水平，为低保档案管理开展奠定基础。

四、结语

在低保档案管理中现代化建设顺应了时代发展所提出的要求，其在极大程度上提高了档案管理的质量及效率，由于在信息时代背景下档案信息资源呈现出高速增长的趋势，档案资源的增长在一定程度上增加了低保档案管理的开展难度，因此利用信息技术、网络技术、数据技术等现代科技来对档案进行现代化管理及利用，从而对低保档案所具备的价值进行合理的开发，推动低保档案管理的良好发展。

参考文献：

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