创新档案管理理念实现档案管理信息化

创新档案管理理念实现档案管理信息化

库勒孜亚 ·叶尔兰

阿勒泰地区布尔津县政法委 阿勒泰地区布尔津县 836600

摘要：新时期档案管理工作收到互联网、计算机网络技术多方面影响，呈现管理信息化特征。文章主要对档案管理信息化的重要性进行分析，并结合档案管理问题，探讨管理信息化发展策略。

关键词：档案管理；信息化；创新档案；企业档案

引言

近十年来，随着科学技术和计算机应用的不断发展，信息化成了现代企业高质量发展的必经之路，档案信息化建设随着信息化的全面铺开经历了从无到有、从数字化档案向数字档案转变、从提高劳动生产率向为企业提供知识服务的角色转变。

1企业档案信息化的必要性

第一，企业档案信息化建设是企业文档一体化办公趋势加强的重要选择。由于网络信息化的不断发展，催生了电子文件，当前企业档案信息化发展的方向已经向着文档一体化的趋势发展，其不仅使得档案管理系统和企业的生产、经营、服务、文书处理等业务相融合，而且还进一步提高了工作的效率，降低了生产成本。然而，由于现阶段企业档案信息化程度较低，档案管理工作与实际的生产经营管理等业务融合较为困难，所以，在企业档案信息化管理逐渐发展的前提下，企业要想得以健康发展，就必须加快档案信息化建设。第二，企业档案信息化建设是增强企业市场竞争力的重要途径。随着信息时代的发展，给企业带来机遇的同时也带来新的挑战，每个企业都希望能够及时了解重要的市场信息和自身的优势与劣势。对于市场信息来说，其具有时效性、全面性和准确性，所以必须及时收集、存储有关信息，并将收集来的信息进行及时归档。只有全面分析、对比有关信息，并在最短的时间内得出分析结果，才有利于企业作出正确决策。为此，企业档案信息化建设对于企业的发展来说至关重要。

2信息化背景下档案管理工作中存在的问题

2.1工作意识存在问题

随着时代的发展，我国档案管理工作内容以及工作形式也发生了一定的改变与创新，虽然大多数企业都引入了数字化信息技术与设备来开展档案管理工作，但由于部分档案管理人员其思想意识中还是没有明确认识到档案管理工作的重要性，从而导致在日常档案管理工作中常常出现档案信息漏填或填写不规范的现象，且由于管理人员传统思想的作用以及专业培训的缺乏，使得部分档案管理人员只会利用信息技术进行档案整理以及归档等工作，对相关企业档案管理工作的开展与创新造成了严重影响，并在一定程度上阻碍了档案管理工作的信息化建设。

2.2缺乏可行且有效的档案管理制度

首先，档案管理工作任务精细化分配工作不到位，往往会出现一人身兼多项档案管理工作任务的情况，这使得单个人缺乏精力和时间来做好具体的档案管理工作。同时，在档案管理工作任务分配不明的情况下，档案管理部门容易出现闲职人员过多的现象，进而浪费了大量人力资源，不利于档案管理工作综合效益的提高。其次，档案管理工作考核制度缺乏。纵观我国各地档案管理工作问题可知，档案管理工作形式化现象十分严重，分析其原因在于档案管理工作考核制度的缺失而导致，工作人员缺乏责任，工作期间持有消极态度，往往是为了面子工程而刻意进行管理，忽视了档案管理工作质量，不利于档案资源利用价值的挖掘。

2.3档案管理部门的信息化水平不平衡。

随着信息技术的使用，越来越多的人正在努力学习信息化管理技术。但因为我国各地经济发展状况不同，许多地区在信息技术的建设和信息系统的使用进度上存在着一定的差异，例如一些一二线城市开始成立信息化档案管理部门，但一些三四线城市还在使用以往老旧的档案管理设备，并且信息技术的使用没有提高，受各方面原因影响，全国各地的档案管理工作出现了巨大的差距，严重影响了我国档案管理的整体水平。

3信息化背景下优化档案管理工作的具体实施措施

3.1形成档案管理信息化意识

基于信息化背景下，档案管理工作的开展在借助信息化技术的同时还应将其进行充分体现。首先，相关领导人员应对档案管理人员进行信息化档案管理意识的培养；其次，领导人员应注重档案管理机制的制定与完善，从而为后续档案管理信息化建设提供帮助；最后，提升档案管理人员专业技能与综合素质。不仅要让档案管理人员牢固掌握该怎样开展档案管理工作，明确档案管理工作的重要性，还应组织档案管理人员通过参加培训或自主学习等方式来进行信息技术的学习。还有一点更为重要，那就是做好人才入门关，在人员选聘的过程中，尽量寻找既具有专业档案管理知识又具有一定专业技术与信息技术的人才，这样一来不仅能够充实档案管理队伍，还能够有效提升档案管理工作效率与质量。

3.2完善档案管理制度

在具体操作中，各地企事业企业应制定与本机构工作实际情况相符的管理制度，并在管理制度制定过程中，需要充分考虑国家相关法规要求及政府政策方针需求，确保档案管理制度具有可操作性和可行性，为档案管理工作有序发展提供制度支持。在档案管理工作中，通过制度的制定和实施，可规避档案管理工作中的不足，降低档案管理工作中的诸多安全问题。同时，针对档案管理制度中存在的突出两点问题，应在实践中实行合理的奖惩机制、绩效考核机制，严格按照工作要求细化各档案管理工作人员的任务，并定期对档案管理工作进行绩效考核，对档案管理工作中表现优秀的管理人员，依据相关规定进行奖励，并采取多媒体、宣传栏等方式进行大力宣扬，以在档案管理部门形成良好氛围；对于档案管理工作中表现消极的人员，应根据具体规定进行惩处，严重者做惩罚性调离，以此体现制度的约束和激励双重功能，确保档案管理工作的开展始终建立在公平、公正的原则上，调动档案管理工作人员积极性的同时，为档案管理工作的长远发展提供保障。

3.3建立网络管理档案。

为了提高档案管理的效率，需要建立网络档案，笔者针对网络档案的建立提出了以下几点意见：第一，互联网时代应该发挥网络的优势，在企业的内部建立相应的管理网站和信息服务平台，与此同时加强相关网络档案的使用，从而让信息化管理更好的应用到档案管理中；第二，企业负责人加大对信息设备的投入，让档案管理人员在设备使用上更加放心，而良好地信息设备不仅能提高档案管理的效率，还能最大程度上保证档案管理的安全。此外由于档案管理信息量大的问题，需要企业定时定期对设备进行更新和升级，以便满足档案管理信息化建设的需求。

3.4实现资源整合

为了实现文档一体化管理，必须利用流程再造来提升企业管理。对于企业的档案管理信息化建设来说，其具体流程在于，当各业务部门形成文件后，利用文件管理系统将其编入档案管理系统的数据库，然后由档案管理人员审核待归档的档案，审核合格并填写合格信息后，才能将其归档。对于企业来说，其发展服务的信息基础在于整合资源，收集社会中关于本行业的有关政策、制度和未来发展前景等信息，并加以整合研究，有利于促进企业的发展。为此，企业要根据自身的特点和行业特点来收集相关资料，并在档案管理系统中设立与之相关的版块，可以为专业人士提供便利。同时，要尽可能丰富企业相关信息资源，不仅要对企业所有的档案进行管理，还要收集很多优秀企业甚至是其他同类型企业相关信息。

结语

综上所述，档案管理工作本身是一项系统、长期的烦琐工作，在档案管理工作实施过程中，容易出现多样化的纰漏而不利于档案资源价值的利用。因此，在新时期档案管理工作中，必须立足于档案管理工作实际，注重信息化技术应用，提高档案资料收集与应用水平，为相关工作提供支持。

参考文献

[1]彭超.信息化背景下档案服务与利用开发的问题与对策[J].兰台内外.2020(03).

[2]张仕琴.信息化背景下该如何实施档案管理[J].低碳世界.2017(25).

[3]白芳.信息化背景下企业档案管理改革研究[J].中国高新区.2017(04).