大数据时代背景下城建档案的管理和利用前景

大数据时代背景下城建档案的管理和利用前景

 杨超

周口市惠远市政路桥工程有限公司 河南省周口市   466000

摘要：城建档案记载了城市发展的前期准备工作、中期发展进程以及后期的完善记录，这一份份资料文献对于城市发展起到了不可估量的作用。引入大数据技术和数字化管理给城建档案管理工作提供了便利，不但有助于城建档案资料的保存，也有利于城建档案资料的开发利用。技术方便了管理，但也更需要档案管理者专业素养的提升和综合素质的加强。技术与能力相辅相成，只有将二者有效地结合才能够真正实现档案信息化的发展，档案信息化才能获得质量与效率的双重保障。

关键词：大数据时代；城建档案；管理

中图分类号：F299．2;G271文献标识码：A

引言

在海量数字资源管理模式下，城建档案管理如何适应“智慧城市”建设发展的需要，实现数字档案资源的有效利用为城市建设服务是我们亟待解决的问题。本文通过调研，试图摸清辽宁地区城建档案馆数字档案资源有效利用的现状，找到数字档案资源有效利用工作中存在的问题、面对的困难，以期为我国城建档案馆数字档案资源的有效利用研究和实践提供现实依据。

1城建档案管理的概念

城建档案数字化既包括库存纸质档案的数字化，也包括新接收档案的数字化。库存纸质档案数字化是通过扫描仪、数码相机等图像采集设备，对原始纸质档案信息进行完整地采集，生成能够被计算机系统所识别的图像文件类型，而后存储到磁带、光盘等信息载体中，再结合相关信息数据库，输入到数字化档案管理系统中，对外提供方便快捷的查询利用服务。新接收档案数字化，就是需归档的资料以电子文档的方式直接存档。城建档案管理数字化建设是互联网信息技术的发展和在档案管理领域的具体运用，它提高了人们对档案数字化管理的认识，同时加大了对档案数字化管理的研究开发力度。目前，在整个档案系统范围内正积极推进档案管理数字化建设工作，并且已经形成较为合理的管理体系。城建档案数字化，在一台联网的计算机上就可以轻松完成档案登记、查询、调卷和远程共享等操作，进而实现档案服务功能和服务效率的全面提升。

2城建档案的管理现状

2.1档案管理不规范

主要表现在两个方面：一是档案资料保存较分散。以建设工程档案为例，其中的民用建筑工程档案和市政基础设施工程档案，从项目审批到竣工等系列资料的收集、整理分别由不同科室的工作人员负责。为查阅方便，工作人员便将档案资料长期保存在各自科室内部，并没有移交至档案室，往往形成负责一项工作就保管一份档案资料的局面，导致城建档案比较分散。二是管理制度落实不到位。有的没有按照档案管理规定时限、要求移交档案资料，有的对借阅的档案资料没有及时归还，导致档案资料的管理使用较为混乱。

2.2城建档案利用服务效率低下

目前，城建档案利用服务还是保持传统方式，即查询人带有关证明和资料到查档窗口现场，待工作人员确认后再手工登录、检索，等查询到需要查询的档案，再一页页地打印的模式。这“封闭”式服务过程等候时间长，利用效率低，已满足不了新时期社会组织及社会大众对城建档案多样化的需求。

2.3城建档案信息化建设长期落后

一直以来，由于政府没有认识到档案信息化在城建档案事业发展中的重要性，以致财政对城建档案建设投入不足。这造成了城建档案信息化过程中应用软件、设备基础缺乏，技术也长期落后于其他档案工作同行。对新接收、保管、管理的档案做不到实时接收，所谓的电子档案实际上只是纸质档案同步电子化。所以，这不是真正意义上的开展城建档案信息化工作，仍没有跟上城市化建设发展的进程。

3大数据时代背景下城建档案的管理和利用前景

3.1做好城建档案科学利用

城乡规划立法对城建档案管理工作提出新要求，发挥城建档案的现实应用价值则离不开对城建档案的利用，尤其是要发挥好城建档案在城乡规划中的应有价值。例如，在城乡规划主管部门在审核相关城乡建设许可时，可调阅相关的城建档案资料，提升城乡规划的科学化水平。再如，借助档案数字化技术，使城建档案全景式展示，将其应用于服务城乡规划，使城乡规划更符合城乡发展实际。

3.2在前期做好档案数字化调研与规划

要对城建档案数字化过程实施有效的质量控制，则需要在前期阶段做好充分的调研和组织规划。首先，对实体馆藏城建档案信息进行调查，以为后期提供高质量、快捷的档案信息服务做好充分的准备。其次，针对城建档案数字化过程中需运用的软件进行正确地选择，既要考虑单位对城建档案管理的标准，又需要和软件开发部门协调沟通，让数字化档案管理软件在应用过程中发挥有效的价值。最后，要对城建档案数字化加工范围建立相应的标准[4]。因为在城建档案数字化过程中会投入很多的资金，且工作量大，所以要根据相应的原则来明确档案数字化的加工范围。要注意的是，在城建档案数字化质量控制中，要制定详细、科学的质量控制方案，为档案管理人员提供相应的依据和衡量标准，明确各个环节和阶段所需要完成的质量要求和采取的控制措施。

3.3强化档案管理意识，促使管理标准化

进一步强化档案管理人员对本职工作重要性的认识，使他们以高度负责的态度完成本职工作。强化档案管理人员的服务意识，以有效保存档案和管理档案，为城市规则、城市建设和城市管理服务。严格遵循档案管理的相关法律法规，建立健全符合本单位实际的档案管理规章制度。促进档案管理规范化、法治化、标准化。结合形势发展需要，在实践中探索优化档案管理的路径和模式，确保管理方式方法与时俱进。制定科学合理的奖惩制度，对档案管理工作人员的工作职责予以明确，凭借合理的奖惩制度对员工予以有效的激励，促使档案管理工作水平显著提升^[1]。

3.4数字档案的安全管理目标必须要明确

在数字档案的安全管理工程当中，需要明确安全管理目标，在制定目标的时候，必须要有专业的项目安全管理工程师借助科学手段来制定。明确坚定目标之后，必须要抵达档案管理现场充分了解城建档案的数字化管理现场的各项情况，全面掌握工程项目的要点，而且要结合国家相关法律法规政策来开展数字档案的整理收纳工作。城建的数字档案管理部门必须要在数字化档案管理工作开展之前及时提出项目管理人员的优化配置，要根据现场城建档案的数字化管理方案的要求和实际情况，来合理设置数字化档案整合管理机构。除此之外，城建档案的管理人员还负责对数字化档案整理过程当中出现的一切问题，全面掌握管理工作涉及的制度和流程，这要求相关管理人员要有效解决现场出现的一切问题。同时及时地指出问题，避免出现数字化档案整合进度之间的矛盾^[2]。

3.5注重城建档案监督审核

真实性是档案的生命线，也是影响城建档案作用发挥的关键。城乡立法背景下加强城建档案管理工作，要切实做好城建档案真实性、完整性管控，提升城建档案监督审核控制力度。具体来说，就是要围绕城建档案管理内容、特征，以及其在城乡规划中的应有作用，积极引入规范、科学审核机制，利用全方位审核手段，不断弥补城建档案资料中存在的缺陷或不足^[3]。

结束语

城建档案管理工作是城市建设的基础性工作，随着经济社会的高质量发展和城市化进程的加快，对于城建档案管理工作来说既是机遇也是挑战，城建档案工作者必须深刻认识城建档案数字化建设的重要性和紧迫性，进一步增强时代感、责任感和使命感，把握好当前形势和重要发展机遇，为积极推进城建档案数字化建设贡献智慧和力量。

参考文献：

[1]邹珊珊.城建档案数字化过程中质量控制的必要性及相应对策[J].城建档案,2021(06):21-22.

[2]陈飞君.新形势下城建档案管理现状及应对策略[J].兰台世界,2021(S1):43-44.

[3]陈慧敏.借力城乡规划立法强化城建档案管理[J].兰台内外,2021(15):51-52.