信息化时代卫生系统档案管理

信息化时代卫生系统档案管理

韦德江

南宁市武鸣区卫生和计划生育宣传信息中心

摘 要：卫生系统的档案管理必须加快信息化建设的步伐，因此应当重视信息化的基础设施的建设；加强技术人才的培养和引进；强化档案管理系统安全防护；建立完善的管理体系，从而实现档案管理的现代化。

关键词：信息时代；卫生系统；档案管理

在信息时代背景下，我国信息技术被广泛应用，几乎渗透到人们生活和工作的每个方面。对于医疗卫生系统来说，信息技术不但能用在医疗服务方面，还可以用于卫生系统的档案管理中。卫生系统的档案管理非常复杂，利用信息技术进行档案管理，可以实现档案管理的继承化、共享化，方便卫生档案的管理，提高了管理的效率。也就解决了档案管理复杂化的问题，使得档案管理人员享受信息管理的乐趣，使得档案管理更高效、更安全。

1. 卫生系统档案管理实现信息化的积极意义

1. 有利于卫生档案管理现代化的实现

第一，运用信息技术开展档案管理工作，可以大大提升档案信息的使用效率，同时减轻档案管理人员的工作量，促使医疗机构档案得到合理管理以及档案资源的优化配置。第二，借助计算机技术，使用卫生系统档案的时候，避免重复翻阅纸质档案对档案造成破坏的问题，同时提高了查阅的效率。第三，信息技术用于档案管理之后，可为档案配上图像或者声音，也就使得档案更形象化、更加直观，才能更好地位档案使用者提供服务。
（二）有利于卫生档案管理者做出正确决策

当信息技术与卫生系统档案管理有机融合在一起之后，档案管理者可以在计算机上查阅档案，并对档案进行归类整理，形成系统化的信息档案，避免了档案信息错误和数据丢失的问题，也就能保证管理者做出决定的正确性。另外，管理人员给出正确决定，对于医疗卫生系统良好运行有着重要作用。为保证决策的正确，一定要保证卫生系统档案的各项数据的正确，大数据技术的应用，计算机的精准性都为档案管理的精准性提供了保证，为此才能促使管理者做出正确的决定^[1]。

2. 卫生系统档案管理信息化建设中突出的问题

卫生信息档案不但是卫生系统内部的重要资源，更是国家信息资源中非常重要的部分。因此，一定要积极地对卫生系统档案资源进行开发，并加快建设卫生系统档案信息化的进程。而在建设过程中，发现了一些突出存在的问题，下面就这些问题进行简要的分析：

1. 信息化的管理人才比较少

在卫生系统档案管理的信息化建设中，必须要解决各种各样的技术问题，包括信息兼容性、大量信息需要存储、信息种类繁杂等问题，就要有各种各样信息技术人才提供支持，给出解决办法，保证档案信息安全存储和调取，这样才能为卫生系统的档案管理工作提供基础性保障。可是事实上，卫生系统内缺乏信息技术人才，也就阻碍了档案管理的信息化建设，不利于卫生系统档案管理的发展^[2]。

2. 缺少技术方面的支持

想要推进档案管理的信息化建设，那必须要有信息技术方面的支持，才能为今后的信息化档案建设提供保障。可是当前，在卫生系统的档案管理部门，缺少相关方面的技术性支持，主要可以从两个方面看出；第一，档案管理所对应系统采用的技术，属于过失的、被淘汰的技术，还有一些技术存在着明显的安全隐患，很容易会丢失重要档案信息。第二，我国信息技术大范围推广比较晚，因此在卫生系统内广泛进行的信息化建设也比较晚，当前还是基础阶段。即使使用了很多先进的技术，却缺少相应的人才，也就没充分发挥出先进技术的优势。

3. 现存信息化档案系统的安全性低

借助信息技术开展档案管理工作，是为了提升档案管理的效率和质量，可是当下在卫生系统内的信息化档案系统，缺少针对性安全技术的保障，总体上看，档案信息的安全性不是很高，对于卫生系统的档案信息是一种危险。另外，档案管理人员本身的安全意识也不是很高，可能会在操作信息化档案管理系统中出现一些不规范的行为，可能导致档案信息泄露，也就大大降低了卫生系统档案信息的安全性^[3]。

4. 缺少健全的规范化体系

针对卫生系统的档案管理而言，想要建设水平更高的信息化档案管理系统，就必须有相应的规范制度作为建设的标准，依照具体的要求进行建设。可是，当下，卫生系统的信息化档案管理建设中，缺少健全的规范化体系，也就没有一个统一建设制度，标准不一致，最后建设的成果也有差距，也就不能实现大范围内档案信息的统一化管理。具体表现为，档案资料的质量比较低、缺少档案归档的详细规则、自动化归档流于表面、不同类型的文件统一起来比较难，这些均会降低档案管理效率。

3. 优化和推进卫生系统档案管理信息化建设的策略

1. 重视基础设置的建设

关于实现档案管理信息化的基础设施，是推进信息化建设的重点内容。其中包括各个科室配备齐全计算机、有线网络和无线网络，设置专门的机房。具体建设过程为，第一，为在更大范围，甚至是全国范围内提高卫生系统档案管理信息化的建设程度，就必须针让市卫生档案、县级卫生档案的管理，形成一个统一的网络。可借助政务网对医疗卫生档案网进行优化。第二，更新档案管理软件，使得每个地方的管理软件都是一样的，或者可以相互兼容。这就需要积极推进档案管理的数字化建设，重视电子文档的管理。建设过程中，必须积极使用先进的网络技术、办公设施，提高卫生部门办公的信息化水平，这才有利于推进档案管理的信息化建设，为实现整体信息化奠定基础。

2. 加强技术人才的培养和引进

针对档案管理的信息化建设，必须有更多技术性人才的参与，为此必须加强技术人才的培养与引进。卫生系统的档案管理是一项规模、内容复杂的管理工作，想要实现信息化同样不是很容易，这就需要专业水平高的管理人才、信息技术应用人才、系统维护人才的参与，这样才能建设更高水平的档案管理信息化系统。这就可以从两个方面着手，一方面是技术人才的培养，在现有人员中，选取富有潜力的人才，为其提供深造学习的机会，给他们向上级单位学习的机会，帮其争取信息技术交流会的名额等，促使他们成为高素质、专业性、综合性的人才，为信息化建设贡力量；另一方面，可以引进一批专业的人才，他们不但拥有丰富的医疗知识，还具备一定计算机知识基础，进而可以游刃有余地担任档案管理的重任，同时引进信息技术方面的专业人才，为档案管理系统建设和安全防护积累人才，从而不断提高卫生系统档案管理的信息化水平。

（三）强化档案管理系统安全防护

首先，必须提高档案管理人员的安全意识，促使他们能够依照规范的操作流程进行档案存储、调取等步骤的操作，以保证医疗卫生档案的安全，不泄露和不丢失。其次，为档案设定不同的安全等级，评估当下档案数据的安全程度。然后制定出可靠的安全方案，解决相应的安全问题。最后，采用严密的安全防护措施，为管理系统设置电子加密、防火墙等，并且对于每个用户都要进行身份验证，才能登陆到系统中。

（四）建立完善的管理体系

针对当前卫生系统档案管理信息化建设的问题，需要用完善的管理体系对各项事务提出要求，依照要求进行，才能保证建设的统一性。管理体系中有具体的建设标准，就可以在纸质档案转变为电子档案时，有参照的标准，对各种档案进行分类保存，以提高档案归类的规范性，提高档案信息的利用效率。

结束语；

综上所述，信息时代背景下，卫生系统的档案管理必须跟上时代发展潮流，积极推进信息化建设，用信息技术开展档案管理工作，不断提高管理效率，提高管理质量，提升卫生档案信息的利用率，实现档案信息的共享。

参考文献：

[1]高力锐.卫生系统档案数字化管理或探索[J].才智,2020(11):230.

[2]孙秀娜.探讨公共卫生系统档案管理的创新[J].黑龙江档案,2020(01):55.

[3]史海娇.网络环境下卫生系统档案管理的编目工作[J].才智,2019(04):208.