现代会计档案信息化管理存在的问题与对策探讨

现代 会计档案信息化管理存在的问题与对策探讨

陈桂开

佛山市三水区公路养护中心

摘要:近年来，随着世界经济进入全球化和我国现代工业信息网络技术的不断迅猛发展，电子会计档案发挥着越来越重要的作用。现代中国财务会计管理行业财务档案管理必须始终坚持紧跟信息时代，冲破财务传统行业原有的档案管理工作思路、模式，加快财务会计行业档案管理行业信息化体系建设的新进程，提高会计档案管理工作效率，才能适应现代档案事业的发展。本文主要探讨并分析了目前现代企业会计财务档案管理信息化业务管理模式存在的一些问题与解决对策，可供大家参考。

关键词:信息化时代；会计档案；管理；问题；对策

一、序言

会计财务档案不仅是现代国家财务档案的重要一个组成部分，也是各事业单位的重要财务档案。它们必须是准确记录和真实反映我国企事业用人单位开展经济管理业务的重要理论史料和事实证据，是科学核查确定企事业用人单位是否过去从事经济业务活动的重要依据。信息化时代下的会计档案既有传统的纸质档案，也有计算机硬盘、光盘等储存会计数据信息的财务系统。加强企业会计财务档案管理检查工作，能够有效地及时掌握财务单位一段时期内的财政经济以及其他财务管理活动，能够为财务单位合理制定财务政策、规划财务以及经费开支等提供科学的依据。使用现代化的信息技术手段对会计档案信息进行科学的收集、整理与利用，为会计档案信息化查阅提供便利，促进单位财务管理的现代化发展。

2. 加强会计档案信息化管理的意义

（1）有利于各类企事业单位的发展。传统的企业会计财务档案管理工作模式相对落后，对企业会计财务档案管理工作产生了一定负面影响。实施企业电子注册会计业务档案管理，通过对电子会计档案的分析研究，可以为单位提供更准确、真实、详细的数据信息，从而为单位的决策提供重要的参考标准和依据，进而为企业的发展提供有力的支撑加强对本单位各项事业的监督管理，促进本单位快速健康发展。

（2）有利于节约资源和财政支出。会计工作本身涉及大量的财务报表、报销凭证等。部分工作将有月报、季报、半年报、年报等，这将产生大量的会计档案。打印各种会计档案不仅会浪费大量纸张，还需要消耗大量的打印机耗材、电等，这将浪费大量的资源和费用，还会造成严重的环境污染损失。实行电子会计档案管理，可以有效避免打印过多的纸质会计档案，既环保又能有效为单位节约各种资源和财务费用。

三、会计档案信息化管理存在的问题

（1）缺乏电子报销条件。由于缺乏信息化建设，会计人员无法接收和保管电子会计凭证。同时，各单位现有制度对电子会计凭证的管理缺乏规范。目前，大部分单位仍采用纸质报销程序，其现行会计制度不能用电子会计凭证入帐，不具备保存电子会计凭证的条件。同时，由于电子会计凭证存在重复复制、伪造、涂改等问题，报账系统没有建立相应的核查制度，造成会计人员报账受阻。

（2）电子会计凭证归档不规范。电子发票、电子行程单等电子会计凭证推广以来，许多单位在电子会计凭证归档方面存在着直接打印电子会计凭证、纸质记录等不规范问题。然而，在印刷过程中经常会出现篡改和多份拷贝的问题。会计人员在审核报销单的过程中，很难识别重复的报销单和信函，从而导致财务欺诈和逃税行为的发生，电子会计凭证的电子档案资源因未保存而丢失，给秩序造成了很大的障碍和麻烦会计档案工作。

四、加强会计档案信息化管理的对策

（1）建立电子会计凭证及电子档案制度体系。制度是规范新事物的基础。要建立电子会计凭证和电子档案制度，规范其使用和保管。财政部于2020年初下发《关于规范电子会计凭证报销备案工作的通知》。各单位可以在文件的指导下建立自己的制度。

（2）完善会计制度。随着全球信息时代的快速稳步发展和我国电子商务的不断深入推进，各单位应加强自身的信息化建设，根据当前会计凭证电子化的需要，完善会计制度。对于保证电子企业发票的数据真实性，可以与国家税务总局企业发票电子验证信息平台实时联网，通过分析比较电子发票验证要素数据来准确保证电子发票的数据真实性，保证电子发票的数据真实性。同时，系统应记录并存储发票编码等关键要素，以便于电子会计凭证重复报销的预警。

（3）建立健全电子档案系统。各单位应当建立电子档案系统，方便电子档案的归档和保管。要建立安全保障体系，加强内部控制制度以及电子档案信息保障机制的建设，严格控制权限，授权操作系统的管理权限，通过密码和口令进行管理，实现数据的科学备份，避免数据被篡改，实现会计档案信息化管理更加安全、保密。通过权限控制机制，对不同的数据设置不同的权限级别，提高监督验证的有效性；电子档案资料由专人保管，会计电子档案产生的档案由专人负责保管和借阅。只有管理员才能以可读和可修改的格式管理数据。会计档案的电子化管理还需要注意档案的保密性。对于这些需要严格保密的网络档案，要特别注意与国际互联网的安全隔离，防止网络安全黑客的间接入侵和防止网络勒索病毒的直接入侵，避免档案资料被盗。对于联网的电子会计档案，应通过安装防火墙、网络防护设备等方式提高会计档案的安全性，防止网络攻击，从而保证电子会计档案的正常管理和使用。电子财务会计数据档案系统具有实时兼容性、通用性和易视化识别性，保证了不同业务时期会计数据的实时兼容性和数据使用的快捷方便性。同时，要做好电子文件的备份工作，防止文件因介质退磁数据而无法读取或被人为破坏。

（4）增强责任感，加强宣传。在新经济时期财务云计算会计的发展背景下，需要从以下两个主要方面入手来有效解决财务管理人员和财务档案管理工作人员之间职责协同缺失的突出问题。一方面，通过绩效奖惩的激励方式，强化财务管理者和纸质电子财务会计管理档案财务管理者的社会责任意识，使其成员能够积极探索改进自己原有的财务管理体制理念和财务管理模式，不再仅仅局限于采用纸质电子会计管理档案的财务管理模式，通过相互协同监督，切实做好电子会计档案电算化财务档案管理相关工作。另一方面，通过行业新媒体信息平台广泛宣传会计相关行业信息，加强企业电子化和会计行业档案管理工作人员的专项会计职业技能知识培训，加大职业宣传教育力度，提高企业管理人员和会计档案管理工作人员对电子会计行业档案管理电子化服务管理的高度重视认识程度，确保会计档案管理工作人员对企业电子会计文件档案进行有效的信息归档、存储和业务跟踪监督管理，提高电子会计行业档案管理电子化服务管理的工作效率和档案管理服务质量。

（5）全面提高会计档案信息化管理人才的素质水平。做好事业单位年度会计业务档案管理信息化监督管理工作，人才是十分关键和重要的。会计企业档案管理信息化财务管理专业要求从事会计企业档案管理从业人员必须具备更高的专业能力综合素质，要求从事会计企业档案管理信息化企业管理人员不仅必须具备扎实的企业会计、档案管理专业知识，还必须能够熟练掌握操作使用计算机，懂得网络技术。要不断稳步提高机关事业单位上一年度财务会计核算业务监督档案管理以及信息化业务监督管理的技术服务水平以及档案管理工作效果，需要通过多样化的途径全面提高会计档案管理人员的教育培训，使会计档案管理人才能够掌握现代化的档案管理知识与技能，强化综合业务素质水平。会计财务档案管理工作人员在日常管理工作中也还应善于与时俱进，将新专业知识、新专业技能广泛应用融入到作为会计财务档案管理者的工作中。此外，还提出需要不断加强人才激励机制的绩效建设，提高我国会计行业档案管理信息化业务管理专业人才的实际工作劳动积极性与工作主动性，使我国会计行业档案管理信息化专业管理水平以及工作效率水平得到全面的稳步提升。

五、结束语

综上所述，随着经济社会的快速进步发展和会计科学信息技术的不断更新，会计管理行业已经完全进入了迈向大数据信息时代的会计信息化发展进程，会计电子档案的管理也应该得到更好更快的发展。在加快发展现代会计业务档案管理电子化的建设过程中，还要特别注意解决会计业务档案管理中可能存在的一些问题，完善档案管理制度，在切实保证开展会计业务档案管理质量的根本基础上，运用多种现代会计电子政务手段，提高会计档案管理利用率，为开展企事业法人单位的会计决策工作提供科学依据，减少事业单位在开展会计业务档案管理上的人力支出，为单位的可持续发展提供有力支撑。

参考文献：
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［3］王萍，宋雪雁.电子档案管理基础［M］．北京:清华大学出版社，2020:10－12.