浅谈如何提高档案管理水平

浅谈如何提高档案管理水平

王永超

滕州市公共就业和人才服务中心 山东滕州 277599

摘要：随着社会经济的不断发展，我国企业的发展也迎来了更多的机遇和挑战。档案对于企业的发展是非常重要的，档案作为一种无形的资产影响着企业的整体发展，同时对企业的管理运营也具有重要的意义，当前各个领域对档案的管理工作不太重视，没有从根本上认识到档案管理的重要性，同时每个企业对档案管理的水平也存在不同，管理水平参差不齐，存在许多的漏洞和不足，这样会阻碍企业未来发展。面对这样的形式，要求企业从上至下提高对档案管理的重视，从制度上进行落实，积极地引进优秀的档案管理人才，从主观意识上认识到档案管理的意义。本文就如何提高档案管理水平展开探讨。

关键词：档案管理；信息化；策略

引言

市场经济制度下，各行各业对人才管理的需求不断加剧，档案管理在人才的选拔与晋升方面起到了重要作用。因此，针对档案管理工作的效率和进程起到直接影响是档案管理的效果以及工作人员的稳定发展。这就需要提高档案管理人员的文化水平以及业务水准，不断增强档案管理工作本身的合理化和科学化，帮助企业培养更多的管理人才，从而为企业的健康发展提供保障。

1档案管理科学化的概论及必要性

在档案管理的过程中，通过多种措施和制度规范这项工作，并提出更具标准化内容的过程，就是档案管理科学化。实际上这只是一种概念或是意识，表现的是精益求精的态度。在引入新技术，新管理理念的过程中，档案管理工作也要不断地优化管理方法，建立完善的档案管理系统，优化各环节的工作，这样才能够满足相关企业或是单位的工作需求。此外，近几年新兴媒体的影响力在不断扩大，中国的网民数量在不断增加，宽带普及率也达到了98%左右，信息技术被广泛地运用在了各行各业的发展中。这给档案管理工作提供了更多的渠道和载体，更是一定程度上改变了档案的储存、收集等多项工作。所以档案管理科学化、信息化是必然的发展趋势。只有推进档案管理科学化，才能够为相关的决策工作提供更有力的依据，才能够为决策执行工作提供更多的支持。

2提高档案管理水平策略

2.1明确档案管理工作的基础定位

明确档案管理工作对企事业单位建设发展以及现代社会发展的核心作用是提升档案管理科学化水准的关键，相关工作者需要明确档案是为现代社会、群众服务而存在的，这是开展档案管理工作的基本。档案管理工作者需要将此种思想认识融合在自己的思想认知当中，坚持科学发展观念，深入开展指导工作，注重深入学习并贯彻党的执政纲领、路线和方针，注重掌控现代社会形势变化情况，考虑并规划文件管理形式，全方位地强化自身政治意识、责任意识以及大局意识。档案管理工作者需要充分贴合现代社会发展进程，而如何实现与时俱进显然是需要重点思考的内容。只有从多元化角度着手分析考量问题才能更好地掌握全局，从而优化提升科学化管理水准，切实有效地从所有细节着手，不断进行优化完善，同时还不能忽略技术手段的优化创新，这具有极为重要的意义。相关工作者需要实现传统管理模式和信息化管理模式的融合应用，重点调控各个阶段的工作，全面强化自身主动服务意识，这样才能更为高效地收集各种有价值信息并实现对其整理应用。

2.2规范管理制度、流程，提高保密意识

在档案管理工作开展的过程中，管理人员必须要保证档案信息的安全，防止信息泄露。这要求管理人员有较为严谨的保密意识。所以，单位要加大档案信息安全的宣传力度，并及时地开展相关的法律教育和普及工作。让档案管理人员认识到保密的重要性。在此基础上，还需要设立完善的管理规章制度和奖惩制度。要把档案管理科学化与干部和员工的业绩考核结合在一起，并细化各项管理流程，规范多个管理环节。例如：档案管理中信息的调取环节，无论是纸质档案的借阅、归还，还是数字化档案信息的调取，都应当设立严格的操作规范。要求每两名档案管理人员，共同负责一部分相同的档案管理工作。每名档案管理人员都有一定的操作权限，如果其他工作人员需要调取，或是查阅档案资料，那么至少有一名档案管理人员在旁守候，并对调取档案信息的来访者进行详细的记录。还可以基于档案设置，划分公开信息和不可公开的机密信息，并为单位内部的每一个工作人员设置一定的档案权限，并在此基础上引入在线身份验证的方法，这样工作人员只能够看到之间权限范围之内的档案信息，无法随意地传输数据资料，这样就能够更好地确保这些信息的安全性。之后可以设立追究责任制度，一旦某一环节的档案信息出现了泄露，那么就要根据情况直接追究到相关的档案管理工作人员和信息泄漏者的身上。这样能够让档案管理人员有更强的保密意识，也能够提高档案管理的规范性。在此基础上，还应当引入档案案卷清理制度。工作人员每隔一段时间就需要清理没有价值的档案信息。这个过程，档案管理人员就理清自己管理的档案信息内容，对于一些期限比较长的档案，也能够追溯其历史、调查使用价值。这样档案管理人员就能够了解哪些档案信息需要重点管理，并对所有的档案进行分类、分阶段的整理。并把以往的纸质档案信息全都录入到计算机系统中生成数字化档案，这样就能够双重保存，并借助计算机就能够开展科学管理。

2.3建立网络管理档案

为了提高档案管理的效率，需要建立网络档案，针对网络档案的建立提出了以下几点意见：（1）互联网时代应该发挥网络的优势，在单位的内部建立相应的管理网站和信息服务平台，与此同时加强相关网络档案的使用，从而让信息化管理更好的应用到档案管理中；（2）单位负责人加大对信息设备的投入，让档案管理人员在设备使用上更加放心，而良好地信息设备不仅能提高档案管理的效率，还能最大程度上保证档案管理的安全。此外由于档案管理信息量大的问题，需要单位定时定期对设备进行更新和升级，以便满足档案管理信息化建设的需求。

2.4提升档案管理团队的整体素质

企业要提升档案管理团队的整体素质，当前众多企业中缺少专业的档案管理工作人员，人员配置的失衡也是影响档案管理的重要因素，档案管理人员的专业能力、素质、经验、技能都在一定程度上影响档案管理的效率。企业在选择档案管理人员时，要根据企业的实际情况选择，要考察上岗人员的工作能力，也要考察工作人员对档案管理工作的态度，是否认真对待此项工作，是否具有专业的知识支撑。另外，针对不同的工作人员要采取不同的培训内容，根据工作人员的实际情况，制定不同的培训内容，提高档案管理人员的质量。与此同时，还要培养档案管理人员的团队精神和敬业精神，只有心往一处想，劲往一处使，才能从根本上提升团队的综合能力和水平，为企业构建优秀的档案管理人才队伍，为企业的发展添砖加瓦。

结语

由于档案管理工作对于管理人员的专业性要求比较高，为了提高这项工作的科学性，提高管理人员的素质，就需要领导层重视档案管理工作。给予更多的政策和资金支持，引入现代化的设备、软件，积极推进信息化建设工作的开展，完善的管理制度，规范各环节的管理工作，细化管理流程，并组织管理人员接受业务培训，学习更多的专业技能和理论知识。

参考文献

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