创新档案管理理念 实现档案管理信息化

创新档案管理理念 实现档案管理信息化

韩娜

中共赤峰市元宝山区纪律检查委员会， 内蒙古 赤峰 024076

摘要：档案作为各种重要信息的记录载体，理论上应该成为信息化的首要内容。因为答案是肯定的。市政团队水的特殊作用，记录数量，启迪未来。通过阅读这些档案，我们可以清楚地了解其中记录的各种历史事件。借鉴当时发生的各种问题，吸取历史教训和经验教训。在今天的中国，有很多啊上面重复了一些以前的历史错误。原因在于对档案管理重视不够。这对中国经济有很多影响。甚至会阻碍中国的经济建设。也就是说，我国档案管理部门的主要问题是缺乏自己的管理方法和技术相对落后。特别是信息化发展缓慢。实现档案管理的信息化发展，不仅可以有效地提高档案管理水平和工作技术。同时，可以有效地提高这些文件的利用率。

关键词：档案管理理念；信息化；管理效率

1 档案信息化管理的重要意义

1.1 加强档案信息化的建设，能够大幅度提升了服务的效能

传统的档案管理主要依靠人工浏览和检索。在档案利用中，查询速度慢，查询效率低。一些古代档案被反复查找，也会对于档案的资源造成了一定的损害。文件的损坏也是无法挽回的。开展和完善了档案信息化的建设，这样可以有效保证了档案的完整性，使所有的档案数字化、电子化，封存了纸质的档案，也防止了各种的环境或者人为的破坏。电子文件可以更有效地使用。

1.2 有效提高了传递的速度和传递的安全性

由于传输的时间受到了距离的限制，文件可能因为其他的原因丢失或者延迟，给档案的工作者和其他人员的检索带来了诸多的不便。在文件的处理过程之中，处理的人员私自了保存的文件或者在传送过程当中文件遗失的情况时有发生。传统的文件传输依赖于邮政的系统。应用到计算机网络的技术中进行管理之后，还可以直接通过网络进行传输，这样也有效地提高了文件传输当中的实时性与安全性。

1.3 提高了办公效率

在传统的档案管理当中，工作人员过于依赖人工操作，需要完整的数据采集，以避免遗漏书写或复制。严格要求笔的使用和手写，以及分类和统计准确性。随着计算机文件管理软件的应用，文件和数据的采集、存储、分类、统计和存取变得非常方便快捷。起草文件、处理和传输变得容易，有效提高了办公效率。

2 文书档案信息化管理的优点

文件管理信息系统的实现，一是利用先进的档案管理技术，二是要求档案管理人员加快管理观念的转变，不断解放思想，开拓创新。只有这样，才能最大限度地提高档案管理信息的有效性。文件信息管理的优点如下。

2.1 有效提高了传递的速度与传递的安全性

在文件处理过程中，处理人员往往隐藏文件或在传输过程中丢失文件。传统的文件传输依赖于邮政系统。由于传输时间限制和其他原因，文件管理器无法归档和定位文件，导致文件丢失或延迟。将计算机的网络技术应用到了管理之后，可以直接通过对网络进行了传输，也有效地提高了文件传输之中的实时性与安全性。

2.2 办公效率的提高

在过去的档案管理中，工作人员过于依赖手工操作，需要完整的数据收集，避免文字丢失、抄袭丢失。严格使用笔和笔迹，分类和计数准确。计算机文件管理软件之中的应用，使文件的存储、采集、分类、统计和参考非常方便、快捷。无论是起草的文件，还是办理移交，都变得十分简单，从而有效地提高了办公的效率。

2.3 方便资源的共享

伴随着在计算机的网络技术之中的进一步发展，文件信息和载体可以与其他信息系统分离和互联，大大提高了文件利用的质量和效率。传统的人工操作管理不能实现其中信息的共享，从而也导致了大量信息的闲置，这样不仅仅造成了资金与资源的浪费，而且也难以快速查找到其中的信息与文件。利用其计算机的技术对于档案进行了管理之后，档案的管理经历了从档案级到档案级、从单一的管理到系统的管理、从外部职能的管理到档案组合的管理之中的发展过程。通过广泛的网络服务平台，您还可以了解到其他档案部门的概况、工作的重点与档案管理信息的动态，真正的实现了资源共享。

2.4 稳定性

伴随着电子技术当中的发展和电子公文阅读设备中的不断完善，这样可以根据不同的需要选择了不同的电子载体。与纸质文献的载体进行相比，电子文献载体的材料最大的优点是可以长期进行保存。在高湿度、高温、酸、酶和氧化剂的存在下，纤维素还容易受到其破坏。使用电子资料文件可以有效地避免这种情况。电子文件载体中的一般特点就是存取与阅读比较方便，传输容易，存储的时间比较长，受到外部环境的影响比较小，不易造成损坏，稳定性也比较强。

3 实施档案信息化的措施

3.1 完善档案信息资源管理制度

在实现了档案管理信息化的过程之中，从而构建了档案管理在信息化标准体系当中的规范标准就是应该遵循以下的原则:系统性的原则、兼容性的原则与开放性的原则。兼容性与开放性就是指对于各种开放的标准进行了控制，也可以避免了重复性的工作，同时使档案的信息化与信息化行业的标准与档案管理行业当中的标准相互进行其匹配。根据档案信息化当中的现状与未来的发展方向，抓住其中的机遇，制定出了相应的标准，建立起了有发展空间的档案信息化标准也是十分重要和必要的。如果企业的管理机制还不健全，也会给档案的管理带来了很大的麻烦与不便。在整个企业的经营当中档案工作也起着“物流”的作用。所以各个的企业应该尽力建立起相应的管理机制，建立组织良好的管理制度，使档案也得到了有效的利用与科学的管理，这样还能使企业的档案能够充分发挥了其中的作用，为了档案事业的发展做出了贡献。

3.2 落实档案网络信息安全保障

在档案信息化进程中，随着电子技术的参与，也有越来越多的网络工作。因此有必要重视了网络档案当中的安全性。企业也应该加强安全的措施，在档案管理的人员中也应该提高其中的警惕，采取了数据的备份、身份的认证等等防范的措施，减少与避免了黑客对于信息系统当中的危害。实施了档案网络当中的信息安全可以防止黑客与病毒的恶意攻击，从而也提高了档案信息建设当中的效率与质量。改善了数据的备份，可以避免由于外部条件的变化而造成其中数据的丢失。也重视了网络的安全，也建立了网络平台在线的报警系统，及时处理其网络安全当中的问题，加强了防火墙等等措施，从而也保证了档案信息的应用安全。相关技术的人员应该建立起了用户的权限，从而避免了未经授权的操作，也实施了身份的认证。

3.3 提供信息支撑在构建

软硬件的相互支持就是做好档案信息管理的前提。在使用成套设备的性能优良、质量可靠的同时，开发或者引进通用信息管理软件的硬件设备、办公室套装的软件比较系统结合档案信息的管理，增加档案信息的存储量，提高了综合开发的能力，实现了信息管理的正规化与集成化，保证信息的完整性。

4 结束语

在迅速发展的今天，企业档案的管理必须要与先进的信息技术相互进行其结合，以确保有效、快速、合理、科学的管理，从而也保证了信息资源当中的有效性、科学性与完整性，从而也保证了企业当中的健康发展。档案管理信息化对每个企业和国家都具有重要意义。传统的档案管理已经不能适应当今社会之中的需要。今天的时代是互联网的时代，也是信息的时代。

参考文献：

[1]杨娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务,2017,8(21):93.

[2]杨薇.如何创新档案管理实现档案管理信息化[J].科技传播，2017,9(16):55-56+92.

[3]陈广群，林慰平.档案管理信息化建设的思考[J].科技广场，2018,(04)

[4]李星桥.互联网时代档案管理存在的问题及对策[J].智库时代,2019(26):255-256.

[5]郭未艾.大数据时代高校档案管理模式的创新分析[J].智库时代,2019(25):65+110.